仕事の管理は、チームコラボやチームビルディング促進につながるはず
このnoteはBacklog Advent Calendar 2023の12月25日分の記事です。
チームコラボレーションやチームビルディングに関して、本やメディアで良さそうなあっちを見たり、こっちを見たりで首を振りまくってた私。
そういったときに(株)北の達人コーポレーション 木下社長のＸ投稿が目に留まった。
管理職のタスクとは「人の管理」ではなく「仕事の管理」です。
— 木下勝寿🔥東証プライム社長兼現役マーケッター (@kinoppirx78) November 5, 2023
人の管理ばっかりやってて仕事をした気になっている管理職の人は気をつけてくださいね。
仕事の管理とは仕事で成果を出すために必要な仕組みや、システム、フォーマットを整えたり、実業務の進捗管理をすること。…
チームコラボレーションやビルディングを進めるうえで、「モチベーションを上げる」ことに意識や行動が向きがちだった自分にハッとした。最近、私が向けていた対象は「人」や「感情」だったと。
一方でその人の「仕事」に意識を向ける頻度は多かったのか？！と内省した。
このブログでは過去の経験も交え、「仕事の管理」はチームコラボやビルディングで改めて重要だというのを書きたい。
新卒での仕事のとあるシーン
今も尊敬している元上司や同僚・後輩などの仲間たちとの出来事を振り返ると、「きっちり仕事を管理してた」シーンをすぐに思いだす。
例えば、新卒でアパレルメーカーに勤務していたときの元上司だ。
それは、納期が間に合わなさそうな(というかほぼ間に合わない)メインアイテム(そのときはコート)が、シーズン開始日に店頭に並ぶまでの仕事のプロセスだ。
先に結果を伝えると、全納ではないが全店にコート1着は並ぶ状態にした。(これ本当にすごいことなんです。ホントに。)
今は不明だが、当時は工場側が
「実は納期が間に合わず....申し訳ございません！」
と、納期がヤバいのをシーズン開始直前で吐露するのが幾度かあった。
(電話口でそのヤバさを聞いた生産担当の顔と口調が、怒気を帯びていくのにヒヤヒヤしていたのが懐かしい)
それを知ったあとの上司は、チーム全体を巻き込んだ「仕事の管理」が凄まじかった。
普段もテキパキだが、戦闘モードの管理への切り替えだ。
ちなみにここでの仕事の管理とは、「論点≒解決すべき問いを挙げ、それを各チームで分解しタスク化、及び進捗と納期をコントロールする」ことだ。
具体的には生産チームや営業とサンプルチェック、全店への発送スケジュール、売上予算変更等をExcelや電話、ミーティングで進める。また各メンバーのタスクにも注視する。
私は店長や百貨店バイヤーへの納期コミュニケーションや、品数の配分調整等を行っていた。
※他にも深夜に羽田空港に到着した商品をハイエースで取りに行ったり、終電後に3回に分けて佐川急便の集配所に行き、各店舗へ送付手続きをしたりなどなかなかカオスだった。
そんな中、元上司はどこかで火種が起こりそう・滞りそうになる前に、以下のように指示・フォローをするタイミングも秀逸だった。
「■■百貨店の〇〇バイヤーには、コートが全数そろわないけどブルゾンでリカバリーすることを伝えておいた。」
「●●店長がフロア長に話したから、おそらく納期確認の電話がかかってくるはず。生産チームに最新の納期予定日を聞いた方が良いよ。」
「あなた、預言者なの？！」と聞きたいくらいフォローで助かっていたので、はっきりと覚えている。
まさにチームの心臓。
一昔前のサッカー日本代表で遠藤保仁がいる・いないで、戦術が変わるくらいのインパクトと同じだ。
そしてそのときは、いかに目標を達成するか(≒納品を間に合わせるか)にフォーカスしており、チームのモチベーションは勝手に引き上がっていた。
また上司の行動する背中を見るたびに、支えたくなっていた。
すなわち尊敬しているというのは「モチベを保ち、気持ちよく働かせてもらってた」ではなく、「論点出しから行動や管理を全体マネージしたうえで、結果を出す」というチームコラボを円滑に進めたことが記憶に残っていたということだ。
総じて「仕事」→「人」の優先順だ。
もちろんモチベーションを気にかけるのが重要なのも認識している。しかしそれを気にかけるタイミングやバランス感覚を持つのが重要と感じる。
つまり「ずっと相手のモチベーションを気にかけてるの？」「それって常に必要？」という自分への戒めだ。
ではモチベーションでは何が大事なのか？
山本五十六の名言がある。
「やってみせ 言って聞かせて させてみて 誉めてやらねば 人は動かじ」
これを解説してる東進ハイスクール・予備校のページを読んで欲しい。
以下はその一部引用だ。
これを現代語訳すると、「まずは実際に自分がやって見せて、しっかりと説明をして理解してもらい、その後実践させてください。そしてその行為を褒めてあげなければ、人を動かすことはできない」という意味です。軍人として多くの部下を統率してきた彼の言葉は、今や多くの経営者や指導者の格言として知られています。
この言葉には「話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。」という続きがあります。これらの言葉が共通して述べているのは、”相手に敬意を払わないと動いてはくれない”ということです。相手を軽んじて言うことを聞かせようとすれば、反発され、関係が構築できません。
私の解釈では、「相手にも動いてもらえるよう、敬意を持ち、仕事にフォーカスする。そしてその結果が達成・未達に限らず、褒め称え合う」ことが双方のモチベーション維持には大切と感じる。
端的に言うと、「相手のモチベを気にかけ続けるというより、常に敬意(リスペクト)を持とう」ということだ。
余談：当時Backlogがあったら…
あのときのカオスをふりかえると「Backlogでもっと効率的にタスク管理できた…」「夜な夜な電話やメールとミーティングをせずに済んだなぁ…」としみじみ時代を感じる。
例えば以下のような非効率なシーンでBacklogがあれば、カンタンに解決できてた。
1, Re:Re:Re:Re:Re:Re:の返信メールが続き、どのメールを見るべきか….また最新の納品状況を知るのに、メール応酬で手間取っていた
2, 「あの色見本の添付ファイルってどのメールにあった？」とメール検索を繰り返す
3, 「最新版の納期管理表ってどれ…？！」といくつものExcelファイルを開いて、新旧版を見比べる
4, 電話では「●日に納品」と言った言わないで工場とプチ揉める。かといってメールでやり取りすると、数多くのメールに埋もれる。そしてCCに含まれてる関係者がそのメールをチェックしたか分からない
5, FAXで来た今日のコート納品数はどの用紙が正しい？こっちの紙では15枚、あっちの紙には20枚納品と書いてる…「よし、工場に電話しよう！」
当時Backlogがあれば、こんなことをせずに仲間と旨い酒が飲めたなぁと感じている。
タイムマシーンがあったら、「がんばれ！俺！未来は楽になってるよ。」と励ましに行きたい。
最後に紹介で、Backlogについて知りたかったら、JBUG(Japan Backlog User Group)というBacklogユーザーのコミュニティがある。
少しでも興味があったら、全国各地でイベントを開催しているのでぜひ気軽に立ち寄ってみてはいかがでしょう。これからBacklogを試してみようかなと思ってる方でもフランクに参加できるのでぜひ。
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