フットワークおもめの人のイベントの作り方。
co-ba koriyamaのnoteでゆるイベントの作り方という記事を書きました。
今更感がありますが私はイベントやコミュニティに苦手意識を持っているコミュニティマネージャーです。
人の集まるところが苦手
イベントもこわい
「コミュニティ」もこわい
できるだけ家に居たい
環境の変化も苦手
先々に予定が入っているのも苦手
といった感じで並べると絶望的な気持ちになりますが、本来コワーキングスペースで働くことを自ら選択するタイプではありません。
しかしご縁をいただいて頂戴した役割です。
そして下記の記事でも書いていますが私はco-ba koriyamaが好きです。
コワーキングスペースにとってのイベントの必要性も感じています。
好きな場所のために自分がなにができるか。
自分がこの場所にいることを正解にするためにできることはなにか。
考えた結果がゆるイベントなのです。
この記事では5月に開催した「みんなでごくり！岩手の甘糀！」の回について、フットワークが重い人がどんなことを考えて動いていたのか記録したいと思います。
co-ba koriyamaのnoteでも書きましたが今は調子よく連続して企画開催できているのですが、少しお休みしたりすると自分のしていたことや心の動きを忘れてしまうので自分の記録用です。
①思いつく
今回のきっかけはco-ba kamaishiさんから甘酒をいただいたことです。
ゆるイベントは頂き物きっかけが多いです。
せっかく頂いたものは会員さんや利用者さん、できるだけ多くの皆さんとご一緒したいものです。
イベント化すると分かち合う日時がはっきりして、より多くの方と分かち合うことができていい感じです。
なにか頂いたり、誰かが「作るよ！」と申し出てくださると、マネージャーは日時を決めて告知をします。
②イベント素材を作る
イベントのテーマと日時が決まったら告知のための素材を用意します。
レシピは下記の通りです。
【バナー】
・写真
・タイトル
・日時
・何をするイベントかの説明文
【告知文】
・イベント概要（日時/場所/時間/参加費）
・経緯
・目的
・何をするのか
バナーも告知文もこれまでのイベントのものを直して使っているので、ざっくり上記の材料をそろえると告知ができます。
出来上がったバナーはこちらです。
Instagramにも投稿できる正方形で、なおかつ中央で長方形にトリミングするとFBイベントやnoteのバナーとしても使えるように配置しています。
使っているツールはAdobe expressです。
現物の写真が事前に撮れないときもストックの写真を利用できるのが便利です。
マネージャーはあまり使ったことがないのですがCanvaでも同じようにバナーなどが作れるそうです。
告知文もゆるイベントはあっさりで良いと思っています。
思ってはいますが、あまりあっさりしすぎてなにがなんだかわからないのも「イベント苦手マン」にとっては怖い対象となるので、ある程度分かりやすくしたいものです。
この時間このイベントに行くと何ができるのか、何を参加者は求められるのか。
参加する自分に何を求められているのか考えてしまうのが、イベントに苦手意識を持つ皆さんの総意ではないでしょうか。
少なくとも私はそうです。
楽しめばいいんだよ、と励ましてくださる方もいらっしゃるかと思いますが考えてしまうのです。
なのでそんな自分のような人に向けて伝えたいことを告知文に入れます。
今回で言うと「co-ba kamaishiさんからいただいた甘糀をみんなで飲みます」ということです。それ以上でもそれ以下でもありません。
フットワークの重さや人見知り度では並の方に負ける気がしないので、イベントを立てるときは本来の自分とよくよく相談して「自分でも参加してもいいと思えるゆるさ」を目指します。
目的は無ければないほど良いと思っています。
せっかくのイベントなのでできるだけ多くの方と分かち合いたいとは思いつつ、コワーキングスペースという性質上利用者の皆さんのお仕事のご都合などもあります。
最悪自分一人でも成り立つ内容だと、集客へのプレッシャーが少ないと思います。
そしてこのとき、やる気を失うような内容の追加は出来るだけ回避します。
追加で準備が必要
追加で買い出しが必要
誘いにくいイベント内容
自分なら参加したくない、参加しにくい内容
なぜならこの後作った素材で告知活動をするのも自分なのです。
自分がはじめたことなのに途中でやる気を失うとどうしようもありません。
きちんとしたイベントであれば避けるのが難しいですが、ゆるイベントなので積極的に自分のやる気を損なうものは避けていきます。
手数が増えて疲れてしまうこと、自分が魅力的だと思えないことはしないようすると最後まで元気でいられます。
今回の告知文はこんな感じです。
先日5周年のイベントを開催されたco-ba kamaishiさんから
甘糀を2種類いただきました！
岩手県産のひとめぼれを使用した甘酒とのこと！
ということで！
co-ba koriyamaの「みんなで！」シリーズ第10弾！
みんなでごくり！岩手の甘糀！
を5月31日（水）15:00～16:00開催いたします！
岩手の甘糀を味わいながら、co-ba koriyamaでの休憩タイム、どうですか？ご一緒しませんか？
日時：2023年5月31日（水）15:00-16:00
場所：co-ba koriyama（〒963-8023 福島県郡山市緑町9-12）
参加費：550円（18時までコワーキングご利用OK♪）
★co-ba会員無料🥳
★途中出入りご自由にどうぞ！
★Special Thanks：co-ba kamaishi marudai さん
co-ba koriyama体験してみたい方、会員さんとお話してみたいという方もぜひこの機会に遊びに来てください♪
co-ba kamaishiさんありがとうございます！！
以上のバナーと告知文で以降お声がけしていきます。
③広報する
素材が出来たのでいよいよ情報を表に出します。
ゆるイベントは会員さんや、co-baに関心のある方向けに開いています。
なのでそういった皆さんに比較的見ていただきやすい、FacebookやTwitter等を中心に告知を行います。
大体下記の流れで告知します。
①FBイベントページ
②Instagram（FBにも自動投稿）
③note
④Twitter
広報ではバナー素材と告知文を使用するので、使う時のことを考えて素材を作っておくといいです。
何度か作っていくと自分にとって使いやすい形ができると思います。
この他に会員さんでSNSをあまりご覧にならない方向けに、簡易的なチラシを作ることもあります。
こんな感じです。
チラシも主要な部分だけ変更して使用できるようにひな型を作っておくと楽です。
ここでも作っておいたバナーと告知文を使用します。
こちらはスペース内に張り出しておいて「この日co-baにいらっしゃいますか？」などとお声がけするときに示したりします。
口頭で説明するのが苦手マンさんは何か示せるものがあると、比較的安心してイベントお声がけできると思います。
④ホワイトボード描く
こちらについては必須ではないですが、当日開催までの間スペースの皆さんへの告知でもあり、なんとなくあるとイベント感があるかな、と思っているので当日準備します。
甘酒の回のホワイトボードはこんな感じでした。
イベント名と開始時間を描いています。
またこの時は「どうして甘酒をいただいたの？」というところをご説明するためと、できればこの機会に釜石さんとつながって欲しいな、ということで関連するWEBの記事、釜石さんのSNSにつながるQRコードを印刷して貼りました。
直近のイベント「みんなでもぐぅ！愛知のお土産！」のホワイトボードでは、頂いたお菓子を描きました。
ロゴやパッケージなど模写できそうなものを入れておくと雰囲気が出ます。
楽しいイベントになりますように、と願いを込めて準備します。
⑤ゆるさを存分にたのしむ
あとはもう普通に楽しみます。
自分が楽しいように企画しているので、やっぱり楽しいです。
楽しみながらもした方がいいと思っているのは写真を撮ること、記録を残すことです。
良いことも悪いことも忘れっぽいので、楽しい時こそ写真を撮っておこうと思っています。
意外と時間が経つと「あのイベントどなたが来てくださったかな？」と分からなくなってしまうので、イベント中の皆さんを撮影します。
あとホワイトボードにみんなで話したことなどを書いておいて、イベント終わりに撮影しておくと思い出せて楽しいです。
5月の連休明けに開催した「みんなで余韻！GW思い出の会！」の時は、皆さんが話してくれた思い出をホワイトボードに残しました。
こうしてイベント中に撮影した写真はその日のうちにFBのアルバムに格納します。
Posted by co-ba koriyama on Wednesday, May 31, 2023
イベント振り返り記事を見るのが好きなので、アルバムにしたりお気に入りの写真で「開催しました」の投稿をします。
アルバムにしておくと「あの時の写真使いたい！」という時も、自分のカメラロールを探すより簡単にアクセスできて良いです。
終わりに
すみません。
こちら甘酒のイベント終了直後から書き始めたのですが、気が付いたら１ヵ月近く寝かせてしまいました。
コンスタントに続いていたゆるイベントも少しお休みしてしまいました。
そしてひと月ではありますが、ゆるイベントから離れていたところ案の定色々なことを忘れだしていたことに気づきました。
忘れたくなくて慌てて続きを書きましたので、途中から雰囲気が変わっているかもしれません。
恐ろしく長々と当たり前のことを綴ったnoteとなりましたが、忘れっぽいマネージャーの自分用メモとしてご容赦ください。
夏が近づいて、ゆるくないイベントの準備も色々と始まりました。
ゆるイベントはマネージャーの栄養補給タイムでもありますので、co-ba koriyamaの小窓のようなゆるイベントを今後も続けて参りたいです。
もし私と同じようにフットワーク重めの方のイベント企画の参考になるところが少しでもございましたら幸せに思います。
co-ba koriyamaの何かに大切に使わせていただきます。記事にもしたいと思います。がんばります。