業務改善をどこから手をつける？チェックリストつき
デジタルトランスフォーメーション、レガシーシステムからのシステム移行、テレワークに最適化した業務のあり方。様々な理由で「業務改善」を実施しないといけない状況が増えています。この「業務改善」をどのように進めていくべきか？メリービズのノウハウを少しお見せします。
業務改善のためのステップ
業務改善・生産性を高めるためには、仕事のやり方そのものを再構築します。ステップとしては
① 現状の経理業務を見える化、図式化する
② 不要な工程の洗い出し
③ 業務フロー・データフロー設計の見直し
(4. 自社の業務をSaaSに合わせて導入する)
生産性向上・業務効率化の「前に」考えるべきこと
生産性向上・業務効率化の検討実施する前に重要なのは、プロジェクトの目的を明確化をすることです。 こういったことをしていくことで、どんな会社していきたいか、3年後、5年後、会社の未来がこうなっていくんだとか、 社長や役職者のみなさまから、社員のみなさんに発信していくことが大事です。
なぜ大事か？ということが伝わらないとプロジェクトとして上手くいきません。ここを社長や役職者からしっかりと社員の皆さんにお伝えすることが大事です。また社長や役職者がこのプロジェクトを絶対に進め、そして全面的にサポートすることを決意する必要があります。ここが揺らぐとプロジェクトが頓挫する確率は高まります。
業務改善のためのステップを詳細に
それぞれについて、補足します。
①現状の経理業務を見える化、図式化する
ポストイットをつかって、現在対応している業務の流れを、チームメンバーで、洗い出して、ホワイトボードに業務の順番ごとに並べて、無駄がある場所がないか、探っていくことはおすすめです。
②不要な工程の洗い出し
社内の何かしらの工程で無駄が発生していることは色々とあるかと思います。アナログな手作業が発生して、機会損失を生んでいるということはたくさんあるはずです。
③業務フロー・データフロー設計の見直し
ここで重要なのは、部門最適化した業務設計ではなく、各部門を横断した業務フローを設計し直す必要があるかと思います。 バックフォスの要望だけで何かシステムを導入して設計したとしても、営業側がそれに沿ったオペレーションをできていない限り、上手く回らなかったりするので、 営業から受注までのオペレーションと、バックオフィスのオペレーション全体を考えていくことができれば、営業からバックオフィスまで全体の生産性向上という形で、全体最適で取り組めるます。 ただ、こういたプロジェクトを実施する際は、どの会社さまでもそうですが、部門横断的なプロジェクトを立ち上げる、ないしは、部門横断で全部をみれる担当者様が、スポンサーシップ・オーナーシップを取っていくことが前提として必要かと思います。
④自社の業務をシステムに合わせて導入する
もし新しくシステムを導入する場合の考え方としてよく言われることとして、自分達の業務をSaas・システムに合わせることが大前提になります。運用でカバーできないことは絶対にないので、現状の業務フローをそのままデジタルに置き換えるのではなく、 SaaSベンダーのテクノロジーを理解して、業務フローの効率化・短縮化ができないか、ツールのポテンシャルを最大限引き出して、検討した上で、業務を、SaaS・システムに合わせて再構築することが大事になります。
経理・バックオフィス組織の生産性を高める方法＆チェックリスト
このチェックリストはほんの一部だが、業務をみていくといろいろと非効率が見えてきます。
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