小規模バックオフィスの理想環境｜20200825
自分は医療現場の小規模（スタッフ50名未満）事業で勤めています。そんな中で、最も重要なことは良質な医療サービスを提供することで、そのためにできる限りのリソース（人、物、時間、資金など）を使いたいと考えています。ところが、現状は純粋な医療サービスのみに集中すればよいわけではなく、その他様々な雑作業が多く存在しているのです…。
それで、リソースをできる限り医療サービスに集中するためのバックオフィスの理想環境を考えました。これって、業界関係なく規模が同じくらいならば同じように整えられるんじゃないかなと思っています。
総務事務**
総務事務作業は人よりコンピュータの方が正確で速い。今は安くて使いやすいサービスが充実しており、これらサービスを利用すれば、扱う従業員が増えても人がこなす作業量は変わらない。事務職員も最小限とできる。
労務
SmartHR｜労務に関する情報管理・手続き
勤怠管理
AKASHI｜出退勤管理・申請承認手続き・個々の労働条件対応・労働時間アラート
会計・請求・給与計算
MoneyForward クラウド
経費精算
paild｜法人向けウォレットサービス
Staple / Staple カード
社内コミュニケーション
場所を選ばず、隙間時間を有効に使える社内チャットを利用することで、速くフラットなコミュニケーションが可能となる。
チャット
Slack
ストック型情報共有
Dropbox｜Paper
Google ドキュメント
クライアント・コミュニケーション
チャット
チャネルトーク
メール
Gmail｜Slackと連携することで、チームで送受信メールを確認
電話はクラウドPBXを利用することで、PCでもモバイル端末上でも同一電話番号での通話ができる。社員に社用モバイル端末を配布するより低コストに運用できる。
クラウドPBX
Dialpad｜電話だけでなく、ビデオ通話ができたり、Gmail, Slack などと連携して統合されたコミュニケーション管理ができる
また、クライアントへの一斉お知らせは、メール配信管理サービスを使うことで、効率的に配信ができる。
メール配信
Mailchimp｜いろいろ使おうとすると有料だけど有能
問い合わせ対応
外部からの問い合わせには緊急度・重要度の高いものから低いものまで様々である。緊急度の高いものは電話対応が望ましいが、全てを電話対応にすると無駄に時間を奪われることとなり不効率である。オンラインと電話を併用し、緊急度・重要度により使い分けていただくことで、効率的に適切な対応ができる。
問い合わせフォーム
Googleフォーム
ウェブサイト・SNS
会社や提供サービスについて、ウェブ上で最新の正確な情報を公開し、誰でもアクセスしやすい状態であることは、クライアントおよび関係機関などに優しい。また、丁寧な情報公開をすれば無駄な問い合わせも減る。
ホームページビルダー
STUDIO｜独自ドメインを使うなら有料だが安いし、機能すごい
SNS
Facebookページ
情報管理
情報管理には、データ内容の正確性の確保、漏洩、滅失又はき損の防止が求められる。まず、紙ベースでの情報管理では個人に任すことになり、システムとしての管理は難しい。そのために、保管が必要な情報は全て電子データ管理するべきである。そして、データ管理はオンプレミスで行う場合はNAS、クラウドで行う場合はクラウドストレージサービスを利用することとなる。どちらとも、ログ・アーカイブにより正確性の確保および滅失を防止し、暗号化・アクセス認証機能により漏洩を防止することができる。
クラウドストレージ
Dropbox Business
また、盗難・紛失等を防止するためには物理的安全管理措置も必要となる。入退室管理システムを使うことで、オフィスの入退室はログが残るし、スタッフ在室中も含めて常に施錠状態とできる。さらに良いことに、スタッフの入職・退職に伴う鍵の作成・返却処理が必要なくなり、ソフトウェア上で管理できる。
入退室管理システム
セサミ
予定管理
予定管理は、もはや Google カレンダーなどをチーム・スタッフごとのアカウントで管理して共有すれば良いのではないかと思う。
予定管理
Google カレンダー
日程調整
アイテマス
外出時の移動の効率化
外出先への行き方や移動時間は Apple の「マップ」アプリや「Google マップ」を使えば良い。iOS / Android の連絡先に住所登録しておけば「マップ」「Google マップ」アプリで名前検索して住所を出すこともできる。また、カレンダーに住所を入れておけば、ワンタップで次の訪問先への経路が出せる。ただし、iOS の「マップ」アプリや「Google マップ」は比較的新しい住所などが特定できないことがある。そんな時はゼンリン社製の地図データを利用している「Yahoo! 地図」アプリを利用すれば、多くの場合は解決できる。
マップ
Apple のマップ
Google マップ
Yahoo! 地図
以上です！あともう少し使えるツールはありますが、おおよそ以上のサービスを利用すれば、かなりの無駄な業務が減ると思います。以上。
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