職員会をペーパーレス化しませんか？（Googleドライブを利用する）
職員会や会議のペーパーレス化は進んでいますか？
今回は職員会ペーパーレス化にむけて、現在の勤務校でやっている取組みを紹介したいと思います。実は2通りの方法で資料を配っていますが、今回はそのうちの一つを紹介します。
※本校ではGoogle Workspace for Educationのアカウントが付与されているので、その状況を前提とした記事となります。
１ 一定のルールに基づいて会議資料を提出してもらう
ペーパーレス化をする時の課題の一つが資料のPDF化かと思います。本校でも、各担当者から提出された会議資料データをすべてPDF化しています。PDF化の処理をするのが１人の職員なので、できるだけ負担を減らすために次の３つのルールのもと会議資料データを提出してもらっています。
（１）資料はWord/Excel/PowerPointで作成する ※一太郎は禁止。どうしても一太郎を使用する場合は、提出データをPDFに変換してから提出する。
（２）議題ごとにファイルは１つにまとめる（空白ページがないようにする）。
（３）ファイル名の先頭に6桁の半角数字を、ファイル名の最後に担当者名を入れる。6桁の数字は議題順になるようにする。
２ 提出された会議資料をPDF化する
提出されたデータを専用のソフトを使って一括でPDF化します。一括でPDF化するフリーソフトが意外とないのでエクセルで作ったものを掲載します。
３ 職員会（会議）資料を１つのPDFに結合し、Googleドライブ（共有ドライブ）へ保存する
・PDFを１つに結合するのは、pdf_asというフリーソフトを使用しています。下図は簡単な使い方です。
できあがったPDFをGoogleドライブの共有ドライブへ保存します。本校でいうと「○○年度校務分掌」という共有ドライブを作成し、その中の「職員会」→ 所定の職員会フォルダへ保存しています。
４ Googleドライブアドオン「DocHub」を使用してメモをとる。
・職員はそのPDFファイルをGoogleドライブアドオン「DocHub」で開きます。DocHubで開くことでメモが取れるようになります。
・Googleドライブアドオン「DocHub」を使用してメモをとる方法についての説明をPDFで職員へ配布しています（下の画像）。
※本来はGoogleドライブのマイドライブへ保存してもらったほうがいいのかもしれませんが、マイドライブへの保存方法が少し難しいので、コンピュータ（自分が使用しているPC）への保存方法を紹介しています。
以上になります。いかがでしたか？
本校は昨年度からこの方法で職員会を行ってきましたが、会議中に議題中の資料のページを見失ったり、保存がうまくできなかったりする職員が発生していました。個人的には慣れの問題もあると思うのですが、結局その職員は会議資料を全て印刷する事態になっていたので別の方法を考えました。次回の記事で紹介したいと思います。
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