言わなければその意見は存在しない
こんにちは。Hinaです。
最近、毎日の業務内容を細かく業務日誌に残しています。というのも、今まで勤めていた職場ではクライエントごとに記録システムがあり、日々の対応を記録する機会がありました。しかし今の職場にはその記録システムがないため、利用者対応の記録を残す媒体がありません。誰からどのような訴えがあり、通所頻度や状況はどうかなど、記録として残すツールがない点に「振り返りがしづらい」と課題を感じていました。
また、上司に提出する書類は基本紙ベースのため、コピーを取らない限り私の手元には残りません。いつ、どの書類をどのような内容で誰に提出したのかを把握するのが難しく、そこも残した方がいいのではないかと感じていました。
そこで、業務日誌を簡単に残すようにしたのです。フォーマットは気にせず、事業所内ツールの「メモパッド」機能を使って「1/24（水）」のようなタイトルの記録メモを残すだけというシンプルな方法ですが、これが意外な効果を発揮しています。
◇業務の可視化
今まで、業務日誌は上司が部下の仕事ぶりを管理・評価しやすくさせるためにあるのだと思っていました。しかし、自分のためにとても効果的だと気がついたのです。
まず業務日誌を残すことで、今まで流れていた自分の日々の業務が積み上げられています。noteで発信を始めてみて得た気づきとも重なりますが、自分がしてきた小さな利用者対応や作成した報告書等、それらを可視化することで振り返る材料になります。
振り返る材料がないまま仕事を進めていた頃は、今日自分がどのような業務をしたのか、それにどのくらい時間を割いたのか、その業務はなんのために、何を目指して行ったのかが全く見えないまま、１日を終えていました。そのため、なんとなく時間が過ぎていき、昨日の自分の仕事ぶりと同じ１日を過ごすなんてことも珍しくなかったのです。さらに危機感を感じたのは、自分が「昨日と同じ１日を送っているのかもしれない」とさえ気がついていなかったということです。気にしなければ、自分の成長が止まっていることにも全く気がつかないまま１年を終えていたのかもしれません。
◇その対応は無かったことになる
また、利用者対応の記録を残している時に気が付いたことがあります。それは、記録に残さなかった対応は存在しなかったことになるリスクです。例えば、何度も電話をしてやっと取り付けた約束を記録するとき。一度の記録で「次回面談予定を約束」と残すのと、毎度電話連絡のたびに「調整を試みるが拒否あり」と記録を残したのちに「〇度目の提案で本人も納得された様子」と残すのとでは、後で記録を振り返った際、対応の負荷の伝わり方が全然違います。
上司が記録を確認したとき、自分の対応を正確に知ってもらうために必要な記録はどちらでしょうか？前者の記録だけでは、何度も調整した電話が”上司からは見えない業務”になってしまうのです。
つまり、その業務はしていないも同然です。記録を残さないということは、振り返る材料だけでなく「私が積み上げた業務」を主張する機会も失います。
◇言わなければ無いものと同じ
最後に、このテーマに関連するVoicyの放送を一つ紹介します。
ニュースコネクトという番組で、毎日５分でわかりやすくニュース解説をしてくれます。とてもわかりやすく、しかも５分あまりで解説してくれるのでぜひ聞いてみてください。
その中で今回取り上げるのは、アメリカ大統領選挙の予備選がスタートした時の解説です。
アメリカ大統領選挙の予備戦がスタートした時、一戦目でトランプが圧勝しました。私が気になったのは、一戦目が行われたのは非常に寒い州だったというのが戦況を左右したのではないか？という見解です。極寒の地域でトランプが圧勝した背景には、寒くてもトランプを推したい！という熱狂的な支持者と、どっちでもいいまたは寒い中苦労して選挙に行くほど興味がない無関心者がいたのではないか、という見解でした。
この見解を聞き、意見を形にして表さないと無いことになるのだと改めて感じたものです。今私はこうして発信をすることで、この記事は「私の意見」として世に出ています。しかし以前は自分のノートブックに日記を書いて、引っ越しや断捨離の時に処分するという方法で気持ちをアウトプットしていました。もしそのままだったら、何の積み上げにもならないままその気持ちや思考たちは消えていきます。
こうしてnoteの記事として世に出し続けることで、いずれ書いている考えが１人、２人と広まったり、もしかしたら本になったり、そうでなくてもAIに活用されるデータの一部になる事があるかもしれません。
すると、私の意見は「生まれた」状態になるのだと思います。
業務日誌の話から少し派生しましたが、要は積み上げる意識を持って生活することでいずれ形になるということです。塵も積もれば山となるとはよく言ったもので、無かったことにせず形にする意識で意見を発していきたいと思いました。
では、また💐
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