Re:ゼロから始めるテレワーク｜死に戻りしてオフィスに戻りたくなければこの3つだけ覚えてひきこもれ
目黒でスタートアップしているRiikiです。
Twitter → @riiki_kamano
みなさんおうち時間、楽しんでますか。休日でもインドアを心がけないといけないこのご時世、働き方もインドアにならざるを得ない人も少なくないのですよね。
太古の昔からインターネットに住う民であれば、そこまで心配することもないかもしれませんが、テレワークなんてやったことないなんて人のほうがきっと多いはずです。
そこで初めてのテレワークに備えて、これだけは覚えて引きこもっておこう的な教科書をここに書き記そうと思いました。
取りも直さずもったいぶらずに結論を述べると、テレワークで対応しておかないといけないポイントは以下の3つです。
・物理的な環境の準備
・精神的な環境の準備
・環境感でのコミニケーションの練習
オンラインでしかできないこと、オフラインでもできること
そもそも大前提ですがオフィスの意味とはなんでしょうか。まず最初にオンラインで同じ場所で複数人が仕事をする意味を考え直す必要があります。
多くの組織が通勤コストの節約や、感染リスクの削減などのメリットが有るにも関わらずリモートワークに踏み込めないのは、単純に、オフラインでしかできないことがあるからと考えているからだと思います。
果たして本当にそうなのでしょうか。
たしかに機能的な側面で、社内のPCからでないと使えないシステムがあったり、感性的な面で対面でないと良質な雑談ができないなど疑念や不安はいくらかあると思います。
それはある程度確からしいです。オフラインでしかできないように見えることは確かに存在します。
ただ、それはコロナウイルスが蔓延した現状で本当に可能でしょうか。
2020年のブラックスワンが訪れたこの世界線で、私達が考えないといけないことはオフラインを軸として働き方を変えることではなく、オンラインを軸としてその強みを活かしながらオフラインをどこまで補完できるかということです。
ではその働き方をどのようにテレワークにシフトしていくのか、ポイントを3つほど挙げながらここにまとめておこうと思います。
①精神的な環境
テレワーク、リモートワークになれてない人にとってはっきり言ってオフィスを離れて集中力を保つことは困難です。
これは仕方のないことであることを念頭に入れながら、比較的一般的な方法としてまずリモートワークになった時は集中するべき場と、休憩する場を明確に分けるべきです。
家で集中できない人は外の作業スペースを確保して、家で集中できる人は外でちゃんと休憩する習慣を身に着けましょう。
また場というのは、スペースだけはありません。服装や時間帯、普段のルーティンをあまり逸脱しないほうがよいです。
特にマネジメントをする側は、この環境の変化を強く認識するべきです。集中力のなくなっているメンバー・チームのタスクに関するやり取りを、粒度や優先度を気にしながら、いつも以上に丁寧に行う心構えが必要になります。
マネージャーとメンバーで精神的に疲弊する部分は大抵、
「こいつ本当にちゃんと仕事をしているのか？」
「ちゃんと一日の成果を出さないと、さぼっていると思われるのではないか？」
あたりだと思いますがこれははっきり言って本質的な課題ではありません。
本来行われべき、成果への評価、過程へのフィードバックが存在すればこんな疑念は起こるはずがないのです。
初めどうしても不慣れなチームは、管理コストやコミニケーションコストが増えすぎないように、
・日報習慣
・オンライン朝会
・ボイスチャットの常時接続
くらいに抑えておくほうがいいかもしれません。
②物理的な環境
机やディスプレイはもちろんですが、テレカンやウェビナーに備えてマイクも用意しておくほうがベターです。
同じ空間に参加者が複数人いる場合は、イヤホンマイクをちゃんと用意してもオンオフを切り替えていないとハウリングなどを引き起こしてしまう可能性があるので要注意です。
※ゲーミングイヤホンやノイズ除去ソフトなどが人気のようです。
そもそも自宅ではなく、やんごとなき事情でカフェなどで作業をしている人できるだけ穏やかな騒音が入り込まない席に移動しましょう。
更にこの時代だと欠かせないのが、情シス的な環境要因です。
・会社貸与のPCをセキュアに保つ
・IP制限などに備えてIdPやIDaaSを導入して各クラウドサービスと連携する
など各社指定の対応を遵守する必要があります。
後忘れがちなのが、人事労務的な環境変化です。
・何を持って労働実時間とするのか
・何を持って成果とするのか
必要であれば勤怠システムや評価システムを見直す必要もあるはずです。
③リモート環境間のコミニケーション
物理環境と精神環境が整っていても、そもそもテレワークにおいて問題になるのがこのコミニケーションに関する問題ではないでしょうか。
仕事とは本来、課題定義と課題解決を通して、社会に対して何らかの価値を提供している営みです。
どんな職種であれ、その問題はどうすれば解決するか？というビジネスコミニケーションは正しく行われるべきです。
オフラインであればある程度、周辺情報がパッシブに認知できますがオンラインであればそこまでの情報はアクティブに取りに行っていない限り頭に入ってこず、ローコンテキストな状態なはずです。
そこでまず基本ですが、まずコミニケーション自体を、端的に、独立した粒度で行う必要があります。
例えば、
・「それ」「あれ」など、指示語を多用しない
・前提や背景、ゴールや目的などを都度繰り返して確認
・冗長な表現をせず、わかりやすいテキストや音声を投げる
などは基本的な部分でしょう。
これを抑えていたとしても、イメージが伝わらない、話の粒度や階層がずれることは致し方ありません。テレワーク自体は人類にはまだ早すぎる営みです。積極的に技術の進化を利用しましょう。
例えばZOOMやMiroだと
・バーチャル背景合成機能
・リモートコントロール機能
・ホワイトボード機能
・ハンズアップ機能
などもはや物理的に環境を一つにする必要を感じないレベルのツール達がほぼ無料で利用できます。
さらによく話に上がるオフラインでの雑談の重要性に関してですが、これは上記の課題定義の部分に深く関係します。
カジュアルコミニケーション、雑談はそもそも行っているタスクに対する新しい視点をもたらし、「そもそもこれやらなくていいのでは？」「これもっとこうしたほうがよくない？」など根本的な改善に寄与することができます。
オンラインでパッシブに情報を受け取る事ができない状況下では、意識的に関係のない情報が通るパスを作ってあげる事が重要です。
このあたりも流行りのツールを使えば、割と簡単に雑談を醸し出すことが可能になると思います。
例えばDiscordやTandemだと
・複数人で音楽を聴く
・他の人がPC上で何をしているか分かる
・メンバーの作業音を好きな音量で聞くことができる
などを無料で手軽に行うことができます。
スラックなどチャットツールでも雑談のチャンネルを増やしたり、#syatyou_timesのような分報的なチャンネルを作るのもおすすめです。
社員がツイッターでなにか話していれば、それに食いつくのも良いかもしれませんね。
ただこういったコミニケーションの弊害として、ログが必要以上に残ってしまうというものがあります。
必要な情報をすぐに検索できるように、誰でもアクセスできるところに正確で更新され続けるドキュメントを残しましょう。
※弊社はもう1年以上notionを愛用しています
リモートワークは、きっと機会になり得る。
リモートワークを恐れる会社も、マネージャーもきっと少なくはないはずです。
しかしオフィスワークや対面でのコミニケーションにこだわりを持つことは、何が起こり得るかわからない時代においてアンラーンされるべきだと思います。
リモートワークを絶対視するのではなく、来たるべき不確実性に対してアンチフラジャイルな組織を保つことができているかそれを試すことができる機会が、いままさに来ているのだと思います。
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