【ビジネス書】無印良品は仕組みが９割

みなさんお疲れ様です！気がつけば暑くなってきましたね！
こちら今月最後の投稿となります。

今回紹介する本は、こちら↓↓↓

皆さんがご存知の無印良品(海外ではMUJIという呼び名)ですが、
店舗で扱っているMUJIGRAMという2000ページのマニュアルが存在するのはご存知でしょうか？
また、このマニュアル導入により、2001年の38億円の赤字からV字回復という偉業を成し遂げたそうです
それでは、本に記載があったマニュアルの中身について紹介していきます。

①マニュアルの目的

改めて、マニュアルの目的とは、なんだと思いますか？
マニュアルと聞くと、受け身な姿勢で決められたことを決められた通りに行うロボットをイメージするかもしれませんが、そうではありません。
本書で紹介されているMUJIGRAMの目的は、「お客様がどこの無印良品で買い物しても、同じ商品を同じサービスで受けられるようにする最低限の基準を設定している」とのことです。
これはつまり、業務を標準化し、その業務によって、何を実現するかという仕事の軸をブレさせないためにマニュアルが存在しているのです。
そのため、実際のMUJIGRAMでは、各マニュアルの冒頭にその業務の意味・目的が記載されており、その次に、実施内容や実施手順が記載されています。(後述しますが、個人で判断することがないように、言い換えれば、誰でも同じ仕事ができるように、細かい部分も明文化されています。)

しかし、これを聞くと、やはりロボットのようになってしまいそうだなと疑問に思われるかもしれませんが、マニュアルの真の目的は、上記のようなマニュアルを作れる人になることにあります。
マニュアルを作り上げるプロセスで全社員・スタッフで問題点を見つけ、改善するという姿勢を持たせることが、マニュアルの本質なのです。

②マニュアルのメリット

では、なぜそんなマニュアルが必要なのかという話ですが、
ここでは、マニュアルのメリットを3つ紹介していきます。

1. 標準の設定と改善

先ほど真の目的で紹介したとおり、マニュアルは改善のきっかけになります。
しかし、マニュアルは、作った瞬間から陳腐化が始まるので、定期的にアップロードしていかないといけません。というのも、昨今のペーパレスや在宅勤務推奨など、決めた仕事のやり方が、ビジネス環境や仕事の現場にあわなくなるからです。
そもそも、改善するためには、改善元となる標準の存在が必要となり、その標準こそがマニュアルなのです。

2.ノウハウの共有

　個人の経験や勘に頼っていた業務を、マニュアルという形で明確にすることで、誰がやっても同じ仕事ができるような仕組みを作ることが可能になります。また、これにより個人が得たノウハウを会社に蓄積することができます。そのため、人の入れ替わりが発生しても、ノウハウが残っているので、また１からスタートするという無駄なことがなくなるのです。(逆に、マニュアルがないと、主観で仕事を進めてしまい、結果として、個人によってバラツキがでてしまい、無駄が生じるのです。)
また、これは仕事を指導・引き継ぎする際にも重宝されます。属人化していたノウハウが文書化され、共有されることになるので、人から人へ直接教える時間が少なくなり、効率的になります。

3.仕事の本質の理解＆チームの目的を統一

　①マニュアルの目的でご紹介したように、マニュアルは、その業務によって、何を実現するかという仕事の軸、つまりは、仕事の意味や目的が記載されています。
マニュアルが存在することで、「そもそも何のためにこの業務をしているのか？」・「そもそもこの作業は目的達成のために必要か？」といった仕事の本質に近づき、それが何かを考え、理解することに繋がります。
また、チームで考えたときに、仕事の意味・目的が明確化され一致していれば、チームの方向性が定まります。これにより、個人個人の判断で勝手に動くことがなくなり、チームワークが強化されます。

③マニュアルの作りのポイント

最後にマニュアル作成の際に使えるポイントをご紹介させていただきます。

1.冒頭で仕事の意味・目的を説明

冒頭ではその仕事の意味を説明するために、仕事の「何」・「なぜ」・「いつ」・「誰が」の4つを記載します。また、必要があれば、その他にもポイントも記載します。

例えば、商品の陳列についてというマニュアルのページがあったとすると
「何」：お客様に手にとっていただく商品を、不足なく、下記に決められた基準で並べる
「なぜ」：陳列は、お客様が必ず目にし、店舗業務の○○％を占める業務のため。
「いつ」：随時
「誰が」：全スタッフ
※陳列が汚い場合、店舗のイメージダウンに繋がります。
というように冒頭で説明します。
（上記内容は、実際のMUJIGRAMの内容とは異なり、私のオリジナルとなります。）

2.読む人によって、判断軸がぶれるような作り方をしない

マニュアルの理想的な姿は、読んだ人全員が同じ作業をできるようにする作り方がされていることです。
また、そのためには、新入社員が読んでも理解できるような言葉で、かつ具体的に説明することが必要で、言葉の使い方にも注意しないといけません。
例として下記のようなものです。
・その言葉が業界の用語を使用していないか？
・社内用語を使用していないか？
・あいまいな言葉を使わず、具体化しているか？
また、細かいことこそマニュアルとして明文化する必要があります。
というのも、細かい部分が記載されていないと個人個人で判断してしまう余地が生まれるためです。それにより、読んだ人全員が同じ作業をできなくななるのは防がないといけません。

④最後に

いかがでしたでしょうか？
みなさんの身近にも仕組化できる仕事があれば、是非参考にして、
役立ててみてください。
それでは、良いGWを(@^^)/~~~