良い会議を作るコツを考えてみました

こんにちは！
あなたのストーリーを文字にするwebライターのひはらです。

今日は会議についてのお話です。
仕事柄、会議や打ち合わせをよく行います。色々な企業様と打ち合わせをしますので、それぞれに個性があるなと思います。

そこでそんな会議オタク？な僕の目線から見た素敵な会議を作るコツを提案してみます。

会議は準備が9割

会議と一口に言っても色々な意味合いがあるかもしれません。
情報伝達だけのもの、幹部などメインメンバーだけが話して周りがそれを見ているもの、そして意思決定を行うものなど。

個人的には情報伝達だけの会議にはあまり意味がないと感じています。
会議とは意思決定の場所や、会社なら部門を横断するような案件を取り扱うことが効率が良いと思います。

そのため会議の際は
✅議事録の準備
✅それに議題（決定したい事項）を書き込む
✅報告のみの事項はそれがわかるように記載する

ことが大切です。
この準備の精度で会議がどのくらい効果的かどうかが大きく変わると言っても良いでしょう。

会議に大切な3つの役割

次に会議がスタートして議題を順調に消化していく時に欠かせない3つの役割をお伝えします。

✅ファシリテーター
会議を進行させる人のことですね。参加者の同意をとったり、議題を進行させたりと会議の要になる人です。
このファシリテーターの力量で会議の質が変わるといっても言い過ぎではないです。ぜひ適任者を選びましょう。

✅議事録の書記
参加者はどうしても自分が話すことに夢中になってしまいます。
結局、「あれ？何を話していたっけ？」となりかねません。
そこで会議の内容を議事録に記載する書記をしっかりと任命しておきましょう。

会議の当事者が兼務しても良いですが、その場合は自分のパートは別の方に任せることができるよう2名を指名すると良いかもしれません。

✅実行リストを管理する人
意外な盲点がこの実行リストを作成する人です。会議は何かを決める場所ですので、決めたことに対する後追いや次のアクションが発生するはずです。

それをリストアップして、会議後に該当の参加者に連絡する役も必要です。
せっかく時間を使った会議の内容を、具体的な仕事の前進に使うためにもこの役はとても大切ですね。

仲の良い集団ほどお互いを認め合い、適度にディスり合う

最後に会議の雰囲気ですが、結果を作っている部署やチームの会議はとにかく明るいです。

発言が多いことはもちろん、参加者同士がアクティブに会話をしているのでお互いを認め合う発言や空気があります。

そして仕事である以上、シビアに見るべきところはしっかりとお互い伝えあう。
そんな適度なディスりあいがあるもの成果思考でお互いが仲良いから発生するものだと思います。

そのようなチームでの会議はあっという間に時間が来てしまいますね。

以上、今回は理想の会議を考えるというテーマで僕なりに色々な打ち合わせに参加した経験からお伝えしてきました。

ぜひ取り組まれているお仕事で活かせる部分があればと思います。

それでは、また。