秘書のようにメールの返信、請求書の処理、時間の調整をしてくれるAIを作って見ました

2024年8月29日 11:32

概要

時間に追われるビジネスパーソンにとって、メールの処理というのは多くの時間を取られる作業です。そんな中、メールの返信を秘書のようにサポートしてくれるAIを自作してみました。このAIがどのようなテクノロジーで構築され、どのように私たちの働き方を変えてくれるのか、実際のメールの返信内容の実例を交えながら詳しくお伝えします。

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実際の例

まずはAIがどのくらい有用なの？ということで実例を。
・日程確定の連絡
・日程の調整
・GoogleからのOAuth検証プロセスのメール
・システムのデプロイについての質問
・ソースコードの管理方法について

ヤマルさんからこの内容のメールを受信した場合

この内容の返信メールが作成されます。修正不要、完璧です。

マキロイさんからのゴルフの日程の調整のメールです。

作成された下書きです。日程が不明なので確認して連絡するよ、という内容になりました。日程の連絡は別途必要そうです。

カレンダーと連携できればもうちょっと改良できるかもしれません。例えば連携されたカレンダーから15日16日20日が空いているかをチェックし、3日とも空いていなければ「空いていません。他の日はありますか？」というメールを作成し、1日だけ空いていれば「16日が空いています。それでお願いします。」というメールを作成するといったことができそうです。今後作って見ます。

HigLaboをGoogleのOAuth認証の申請を出した時にGoogleから来たメールです。返信すると検証プロセスが開始されるので返信が必要です。

以下のメールが自動で作られました。

メールの内容を翻訳をしなくても内容がわかるので楽ちんです。

ウォズニアッキからのメールです。

具体的な内容は全く入っていません。社内の開発プロセスの情報共有フォーラムなどがあったとして、そこに適切な手順が蓄積されているならば、フォーラムをRAGで検索してその結果を元に本文を考えてもらえればもしかするといい回答が作れるかもしれません。こういう内容はちょっと難しそうですね。
しかしながらいったん「メールは確認したよ」と連絡して相手を安心させるという意味では完璧な内容です。

ゲイツさんからのメールです。

以下が作成された回答です。ややぼんやりとした回答ですが数行修正すれば大丈夫なことも多いでしょう。

こういった感じでAIが自動でメールを作成してくれます。このサービスではAIはメールの下書きの作成まで行い、勝手に送信はしません。AIの下書きはまだ間違っていることがあり、送信は自分が内容を確認した後に手動で行う必要があります。

メールを自動で分類

このAIはメールの内容を読んで以下のフラグを付与してメールの内容を分類します。
・返信が必要か？
・請求関係か？
・対応がいるのか？
・予定調整

分類後、作業が必要な場合はAIが作業をしてくれます。AIにどんなことをして欲しいか考えた場合
返信が必要→下書きの作成
請求関係→請求明細データの作成
要対応→タスクに登録
予定調整→カレンダーを確認して日程候補を返信

こんな感じの事をAIがしてくれると助かります。今回、まずはメールの下書き機能のみ作ってリリースしてみました。残りの機能はいずれリリース予定なので興味がある人はnoteの私のアカウントをフォローしておいてください。

AIによる生産性UP

メールの下書き作成のメリットはかなり大きいです。
・作業時間ゼロ
・修正は数行
・返信漏れの防止
・対応漏れの防止

まず一番大きいのはメールの作成の時間がほぼゼロになるということです。メールボックスを開くと既に下書きが作成されています。簡単な連絡に対する返信の文章は修正が不要な事さえあります。ちょっと込み入ったメールへの返信内容は完全ではないことも多いですがそれでも数行修正するだけで済むのでとても楽になります。

もう一つの大きなメリットは返信が必要そうなメールが下書きに並んでくれるということです。

多くの人はメールにフラグを付けたり未読にしたりして要返信のメールを漏らさないように管理していると思いますが、AIが下書きを作ってくれるのでその作業は不要です。ただAIは心配性なのか、返信が不要なものまで下書きを作る傾向があり、たまに下書きの削除が必要かもしれません。

今回の機能ではメールの下書き作成以外にもアクションが必要かどうかもチェックしてくれます。アクションが必要なメールは一覧で確認ができるので対応漏れもなくなります。

メールではいろいろな内容のメールが来ます。
・契約書関係
・予定の日程連絡への返信
・contact@への顧客からの問い合わせ
・システムの仕様変更
・営業メール
・ウェビナー、セミナーの案内
・イベント、展示会の案内
など。様々なメールの内容をAIが理解して分類して整理します。右端にアイコンがつきます。