引き継ぎを意識して仕事しよう

大変残念なことに、学校では業務の引き継ぎが適切に行えない人が多いです。業務を引き継ぐと、ひどいときにはフォルダはぐちゃぐちゃな上、無くなっているデータが多数あり、手順すら不明な状態であることがあります。そんな思いをする人を少しでも減らしたいです。そこで、今回は１年後の引き継ぎを踏まえた業務の進め方を紹介します。

フォルダは手順通りに番号をふる

まず共有サーバーのフォルダの作成方法です。フォルダ名は『番号_タイトル』にするとわかりやすいです。さらに、その番号も、01ではまず確認すべき進行スケジュールや業務の全体像が分かるデータを保存しましょう。そして以降では、すべき手順や優先順位でナンリングしていくことをオススメします。

01_スケジュール
02_依頼文書
03_原稿入れ
04_校正中原稿
05_完成原稿
11_昨年度完成原稿（参考）
31_規約・約款

フォルダの命名例

こうすることで、フォルダが分かりやすく整理されるだけでなく、業務を行う担当者自身にとっても優先順位をつけて業務遂行に当たることができます。

スケジュールを明確にしておく

必ず、いつまでにどこへ誰に何をしたらいいか、の全体像が分かるデータを保存しておきましょう。逆に、業務を引き継いだ時にこのスケジュールに関するデータがない場合には、自身で作成しましょう。その際は、スケジュールは、締切から逆算し余裕を持ったものに設定しましょう。

スケジュールの明確化の一つの方法は、To Doリストを作成することです。以下のように、上から順番通りになるように、やることをリスト化します。

❑ レイアウト設定
❑ 原稿依頼先決定
❑ 原稿依頼
❑ 原稿回収
❑ 原稿校正

To Doリストの例　上から順にやるべきことをリスト化する

もしくは、以下のようなガントチャートを作成しても良いでしょう。複雑で同時進行しなければならない業務がある場合には、ガントチャートをオススメします。

ガントチャート　ひと目で業務の進行が分かる

必要データは全て保存しておく

当たり前のようで意外とできていないのが、データの保存です。自分のパソコのドキュメントフォルダ内に保存してあるだけで、共有サーバーにデータを残さずに削除してしまう前任者が後をたちません。昨年度のデータが全て揃っていないと、後任者は非常に困ります。データは全て保管し、業務の流れがわかるようにしておきましょう。

ファイル名は作成日にする

業務の流れがわかるようにするには、ファイル名を以下のように『yyyymmdd_タイトル』にしておくことをオススメします。

20220410_本年度の業務の流れ.docx
20220420_原稿依頼書.docx
20220425_団体予算申請書.docx

ファイル名の例　『yyyymmdd_タイトル』がオススメ

こうすることで、いつその作業に取り掛かったかがひと目で分かります。また、修正を重ねて複数のファイルができてしまった際にも、どれが最新のものかが分かりやすいというメリットもあります。

まとめ

学校に限らず、役所やその他部署異動が頻繁にある業界では、引き継ぎをすることが多いです。仕事はその年度の業務が完了したら完結するものではありません。次の担当者へ適切に引き継ぐまでが、自身の業務担当です。

後任者を困らせることのないよう、引き継ぎをすることまで踏まえて業務遂行に当たってほしいと切に願います。