意図や前後の工程を伝える重要性

どうも。東野京(ひがしのみやこ)です。

仕事をしているとふとした時に自分または相手の行動がズレてしまう時があると思います。

今回の記事では最近経験した自身の失敗をベースに、仕事について考えていきたいと思います。

拡張子が違うという指摘

私の業務では、月に2回程提出しなければならないExcelのファイルがあります。

入社以来、Accessで集計したデータを既存のExcelファイルにコピペして提出していました。

しかし、少し前に所属部署の部長から作成方法を変更するように通達があり、作業内容が若干変更になりました。

Accessから直接エクスポートでExcelファイルを作成するようにという指示でした。

元々使用していたファイルは拡張子がxlsだったので、前回はエクスポートする際に拡張子をxlsに合わせて保存していました。

しかし、今回はデフォルトの設定のままエクスポートしてしまい、xlsxになっているという指摘とxlsのファイルで再提出するようにという指示が部長から飛んできました。

(拡張子を変更して保存したら良いのでは？というツッコミが喉のあたりまで上がってきていましたが堪えました)

出来る出来ないの問題ではなく提出者から正しい内容で受け取らないと意味がない、受け手側で改変するのはルールに反するというロジックのようです。

杓子定規ではありますが、正論といえば正論です。

そもそも何の問題があったのか

頭ごなしに修正の指示だけを受け取った時には少しモヤモヤしましたが、上司に報告をしたことで溜飲が下がりました。

上司が拡張子が違うとどういった不都合が生じるのか、後方の工程と今回の修正が必要な意図を丁寧に解説してくれた為です。

最初に部長から修正指示があった際には
・他はちゃんとxlsで提出されている
・フォームが変わるので困る
という内容だけが伝えられたので、自身の中で腑に落ちていなかったのだと思います。

今まで発生していなかったミスが発生するのならば以前のやり方のままで良かったのでは？
とすら思ったくらいです。
(この時、自分が拡張子を誤ったことは棚上げしています)

何故そのような事例が発生するのか

今回に限らず、自身または相手が思ったように動かないという事象は枚挙にいとまがないことでしょう。

何故そのようなことが起こるのでしょうか。

相手に作業内容だけを伝えてしまっている、または自身が前後の工程や作業の意図を理解しないまま動いてしまっているのではないでしょうか。

該当業務の全体像を把握することで、その中で自身が担う作業について何をどのレベルで実行すべきかが見えてくるのではないかと思います。

また、意図を理解することで求められる役割を踏まえた行動となり、ズレが生じにくくなるのかなとも思いました。

口伝とマニュアルと

前述したように全体像や意図を踏まえることは業務の質と効率に大きく関与すると思います。

自身で考えて動く社員がいれば円滑に回り、パフォーマンスも上がっていくのだと思います。

しかし、それはあくまで理想論と言えるかもしれません。
現実にはいくつかの壁があるように感じます。

①時間的制約
全ての業務について一から十まで伝えていたら時間がいくらあっても足りません。

教える側には他の業務もあり、忙しくて時間が取れないということも珍しくないでしょう。

②能力
一を聞いて十を知るという言葉があるように、要領の良い人ならば少し説明するだけで概要を把握して動いてくれます。

反面、要領の良くない人にはより多くの時間を割く必要が出てしまいます。

大抵の人は自身より要領の良くない人へ伝えることを得意としていないように思います。

自分が分かるようにしか説明が出来ないため、自身よりも理解力が低い人への伝え方が分からないという事例は珍しくないでしょう。

③相性
相性が良い者同士であれば、相手の言いたいことがよく伝わります。

しかし、相性が良くないと作業の意図どころか作業そのものが正確に伝わらない可能性すらあります。

定量的な業務や作業として淡々とこなしていくだけの業務一つ一つに頭を悩ませる事は得策ではないでしょう。

それらについてはマニュアルを用意すべきなのではないでしょうか。

誰もが均一のクオリティとなるべき業務においてはそれさえ見ておけば誰でもこなせるというマニュアルがあれば教える時間も余計なやり取りも減らせるように思います。

大きな企業であればそういった事象は全て形態化されているのかもしれませんが、中小においては口伝や慣習だけで回している企業も少なくないように感じます。

後出しジャンケンのように「実は…」が頻発されたり、謎のローカルルールが跋扈するというのは中小あるあるなのかもしれませんね。

おわりに

仕事の話をすると愚痴っぽくなってしまい、良くないですね。

最後までお目通しくださった方、ありがとうございます。

また何処かでお目にかかれたら幸いです。