効率的な人事異動の実現：6つのステップで組織の力を引き出すー日経ビジネス記事より
日経ビジネス2024/5/24の記事に『人事異動のコツ 知っておきたい6つの段階』が掲載されていました。人事異動については、多くの企業で多く行われている一方、悩みも多いのではないかとも思います。人事異動は、従業員と組織の双方に良い面もありますが、欠点もあります。経営学者ジェフ・S・ジョンソン氏が、人事異動の6段階を指摘、その有効性を高める選抜方法と方針を提案しています。その上で、人事の立場としてさらに考察していきます。
人事異動の6段階
動機づけの段階
従業員が異動の利点を理解し、その意欲を高めるための方策が重要です。外発的動機づけの一例として、昇進の条件に人事異動を含める方法があります。これにより、キャリアアップを目指す従業員は異動に対して積極的になるでしょう。また、成長や学びを求める従業員にとっては、異動が新たな挑戦と自己成長の機会となるため、内発的動機づけも重要です。
調達の段階
新しいポジションを得るための競争が熾烈であることから、従業員は自身のスキルや経験をアピールする準備が求められます。前職での成功に頼らず、新しい役割に適した能力を示す必要があるため、日常的にスキルを磨き続けることが重要です。これにより、適切な候補者として選ばれる確率が高まります。
準備の段階
新しい職務に就く前に必要な知識やスキルを早期に習得することが求められます。新しい職務に着任後に全てを学ぶのは非効率であり、事前に職務に関連する訓練を受け、必要な情報を集めることが重要です。将来の同僚や上司との関係を築き始めることで、スムーズな移行が可能となります。
遭遇の段階
新しい職務に直面した従業員は高いストレスを感じやすいです。この時期には、慣れ親しんだ職場を離れる不安や新しい環境への適応が求められます。従業員がこの段階を乗り越えるためには、組織からの支援が不可欠です。メンター制度や上司からのフィードバックが有効であり、新しい役割に早期に適応できるようサポートすることが重要です。
順応の段階
従業員は新しい職務に慣れ、自分の強みや関心を活かしながら新しい環境に適応するための期間を過ごします。従業員は新しい役割に合わせて自分を変えるだけでなく、自分の特徴を新しい職務に活かすことが求められます。これにより、最大のパフォーマンスを発揮できるようになります。
安定の段階
従業員は新しい職務に自信を持ち、効率的に業務を遂行できるようになります。しかし、この段階では仕事がルーティン化し、創造性が低下するリスクもあります。従業員が再び新しい挑戦を求めることで、このリスクを回避できます。
人事異動を最適化するために、マネジャーは従業員の適応を支援するための戦略を持つ必要があります。適切な人材を選び、十分な訓練を提供することが不可欠です。また、組織全体で異動に対する理解と支援の文化を形成することが重要です。これにより、企業は複雑でダイナミックな競争環境に対応する力を構築できます。
ジョブローテーションを成功させるためには、従業員の満足度とウェルビーイングを向上させることが重要です。専門的指導と積極的なマネジメントを提供し、従業員が新たな役割の大きな負担に直面した際には、適切な支援を行うべきです。これにより、従業員のパフォーマンスが向上し、組織全体の成果にも寄与します。
人事としてはどう対応すべきか
適切な人材選定
人事異動を成功させるためには、まず適切な人材を選定することが不可欠です。人事部は候補者のスキル、経験、適性を慎重に評価し、新しい職務に最適な人材を見極める必要があります。例えば、技術的なスキルだけでなく、コミュニケーション能力やリーダーシップなどのソフトスキルも考慮することが重要です。従業員の適性を見極めるためには、定期的な評価やフィードバックを行い、個々の従業員の強みや弱みを把握することが求められます。
また、異動のタイミングも重要であり、適切なタイミングで適切なポジションに配置することで、従業員のパフォーマンスを最大化することができます。
訓練と準備期間の提供
異動前に従業員に対して十分な訓練と準備期間を提供することが重要です。新しい職務に必要な知識やスキルを事前に習得させるためのトレーニングプログラムや、関連するセミナーや講義を受ける機会を提供することで、従業員が新しい役割にスムーズに移行できるよう支援します。このような準備が従業員の不安を軽減し、新しい環境への適応を助けます。
具体的には、業務に必要な専門知識や技術を学ぶための内部トレーニングや外部セミナーの受講を支援すること、さらには現場での実務研修を実施することが有効です。また、従業員が新しい職務に関する情報を事前に収集できるよう、関連する資料やリソースを提供することも重要です。
メンタリングとサポート体制の構築
人事異動後の従業員が新しい職務に迅速に適応できるよう、メンタリングプログラムの構築が重要です。メンターを割り当てることで、異動直後の従業員が安心して質問や相談ができる環境を提供し、上司との円滑なコミュニケーションをサポートします。
また、定期的なフィードバックや評価を通じて、従業員の成長と適応を継続的に支援する体制を整えることも重要です。具体的には、異動先の部門で経験豊富な従業員をメンターとして指名し、新しい職務に関するアドバイスやサポートを提供することが有効です。また、メンタープログラムを公式に導入し、メンターとメンティーの関係を明確にすることで、より効果的な支援が可能となります。
コスト管理と効果的な配置
見えにくいですが、人事異動にはコストが伴います。従業員のトレーニングや新しい職務に適応するまでの間の生産性低下など、直接的および間接的なコストを考慮する必要があります。これらのコストを最小限に抑えるため、効果的な配置と計画的な異動スケジュールを策定することが求められます。
また、異動の頻度やタイミングを適切に管理し、組織全体の効率を最大化することが重要です。例えば、異動のタイミングを年度末やプロジェクトの終了時期に合わせることで、業務の中断や生産性の低下を最小限に抑えることができます。また、異動後の従業員が迅速に新しい職務に適応できるよう、異動前に必要な準備期間を設けることが重要です。
組織文化の育成
ジョブローテーションを支援する組織文化の形成にも注力する必要があります。従業員が異動を前向きに捉え、積極的に新しい挑戦を受け入れるような文化を育てることが大切です。このためには、異動の利点を明確に伝えるコミュニケーション戦略や、異動経験者の成功事例を共有するなどの取り組みが有効です。
また、全従業員が異動に対してオープンで親切な態度を持つよう促すことで、異動した従業員が新しい環境に早く適応できるよう支援します。具体的には、異動の成功事例を社内で共有し、異動によるキャリアアップの機会や成長のメリットを強調することで、従業員のモチベーションを高めることができます。また、異動に対するサポート体制を強化し、異動後の従業員が安心して新しい職務に取り組めるよう支援することが重要です。
長期的なキャリア開発の視点
最後に、従業員の長期的なキャリア開発の視点を持ってジョブローテーションを計画・実施することが重要です。異動を通じて従業員が多様な経験を積み、スキルを向上させることで、将来的に組織内でより高い役割を担うことができるよう支援します。キャリアパスの明確化や、従業員の成長に合わせた異動計画の策定が、組織全体の人材育成と持続的な成長に寄与します。具体的には、従業員のキャリア目標を把握し、それに応じた異動計画を策定することが重要です。また、異動後の成果や成長を評価し、次のキャリアステップに繋げるためのフィードバックやサポートを提供することで、従業員のモチベーションとパフォーマンスを向上させることができます。
これらの要素をバランスよく実施することで、従業員と組織の双方にとって効果的なジョブローテーションを実現することができます。適切な人材選定、訓練と準備期間の提供、メンタリングとサポート体制の構築、コスト管理と効果的な配置、組織文化の育成、そして長期的なキャリア開発の視点を持つことで、従業員の満足度とウェルビーイングを向上させ、組織全体のパフォーマンスを高めることができます。ジョブローテーションは、単なる人事施策ではなく、組織の持続的な成長と競争力の向上を実現するための重要な戦略の一つといえます。
現代的なオフィス環境の中で、ジェフ・S・ジョンソン氏が提唱する人事異動の6つの段階を示しています。従業員たちは、動機づけ、調達、準備、遭遇、順応、安定の各段階で、それぞれの活動に取り組んでいます。例えば、トレーニングセッションやメンタリング、新しい役割への適応、同僚との交流などが含まれています。全体的に、成長と協力を重視した前向きでサポートのある雰囲気が感じられます。
人事異動が従業員と組織の両方にとってどのように有益であり得るかを視覚的に伝えています。各段階での活動が明確に示されており、異動のプロセスがスムーズかつ効果的に進行するためのサポートが強調されています。
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