日々のPC操作は、ほんの少しの「成長」を実感しつづける

はじめに

「もう少し効率的にPC操作ができたら効率的に仕事が進むのになぁ。」そんな願いは誰にでもあるのでしょう。今や私生活ではスマホが普及し、PCを使うことが少なくなりました。しかし、依然として会社ではPC操作が主体となっています。

　私が社会人になったのは1998年でした。その前には、大学でPCを使っていました。そのまま社会人になり、引き続きパソコンを使っていましたが、当時はまだ、いわゆるデスクトップ型PCが主流で、一部の営業マンなどを除いて、PCを持ち歩くということはなかったと思います。

　その後、21世紀になり、PCはノート型が主流になりました。Wi-Fiやモバイル（当初はまだPHSが中心）が普及し始め、状況が変わってきます。そして2010年代になり、DropboxやOneDrive、そして種々の業務システムも「クラウド」が主体となり、いつでもどこでも、いわゆる「ノートPCのノート化」が進んできました。その場合、誰もがPCを使えるようになってくるのかというと逆です。

　もう一つ、忘れてはならないのはスマホの普及です。皆さんもどうでしょうか、かつてはPCを自宅で触っていたとしても、PCは今や、埃をかぶっている方も多いのではないでしょうか。つまり、PCは普段使いしない方が多いのです。

　「仕事をするうえでのPCスキル」を考えるとき、例えば、ブラインドタッチであるとか、ExcelのVBAであるとかを思い起こすでしょう。それはそれで大切なスキルといえます。

　しかし、ここ話をしたいのは、もう少し前段階のところに大切なところがあります。コロナ禍でオンライン会議なども多くなり、PC経由で種々の対応をすることが多くなってきました。まさに、「その間のこと」が重要になっています。

PCをキーボード中心で操作する

　基本的には、「PCをキーボード中心で操作する」ということです。「なんだ、そんなことか。」と思った方も多いでしょう。でも、本当にやっていますか。できていますか。私の周りで、少しPCが得意な人でも、できていない人が多いのです。単にやらないのか、難しいと思っているのか。

　基本的には、PC作業のほとんどはWindowsとExcel、Outlook、ブラウザであり、これらの操作をマスターするだけで業務のスピードは劇的に早くなります。仕事を進める上において、「基礎体力」に相当するものなので、バカにしてはなりません。Windows内は共通操作も多いので、ある1点をマスターするだけで、他のアプリケーションにも応用が利くのです。何よりも大切なのが、「誰でもできる」ということと、「スキルアップの成果が目に見えやすい」ということです。

　現在、タブレットが台頭、現場に普及してきています。タブレットをPCのように使える手法もあります。AIやDXなど、デジタルに関する次の世代の手法も出ています。
　しかしながら、そうなろうともPCが主要な立場を揺るがすことには簡単にはならないでしょう。ちきりん氏は、PCを「生産端末」としているのに対し、タブレットの類を「消費端末」としています。なるほど確かにタブレットの類で業務を遂行するというのは至難の業です。一方、堀江貴文氏のように「スマホだけで人生を」という方もいます。しかし、それはごく数えるくらいと思います。PCを中心にして効率的に、かつ生産的に仕事を進めていくスキルが、これまでよりもいっそう強く求められているのではないでしょうか。

【参考】
・保有端末のまとめ – Chikirinの日記 https://chikirin.hatenablog.com/entry/20160509
・スマホ人生戦略 お金・教養・フォロワー35の行動スキル | 堀江貴文 |本 | 通販 | Amazon https://amzn.to/3vN91js

無理して全部やろうとしない

　ここ数年「クラウド化」が進み、いつでもどこでも同じ環境で仕事ができる条件が揃ってきています。オフィスでも、かつては「デスクトップパソコン」が中心で、キーボードとマウス、モニタを別に準備することが多かったが、その環境も変わりつつあります。

　あまり知られていないマウスの弱点として、「打ち間違い」があります。つまり、「クリックをする場所を間違える」ことがあるということなのです。年齢を重ね、目に自信がなくなってくると起こりがちともいえます（私もそうですが）。そんなこともあり、徐々にキーボード操作に移していった方が良いのです。

　文章作成は、一般にはメモ帳またはWordを使うのが良いです。特にメモ帳は装飾等がなく、文章作成に集中できます。一方、Wordには文書作成支援機能があるので、これはこれで使い勝手が良いです。Excelは文書作成に向きません。とはいえ、Excelがアウトプットの最終形ということもあり得るでしょうから、その場合、文書は別に作成するというのも一案です。なお、Excelは表が多い文書、複数タブの利用などの優位点もあるので使い分けると良いでしょう。

　マウス操作中心操作から、キーボード中心操作に移行させることは有効です。ただし、その際に、すべてをキーボードで操作しようとしない、また、すべての「ショートカット」を覚えようとしないことが大切です。すべての操作がショートカットに対応しているわけではありません。マウスを補助的に使いながら、必要に応じてアクセスキーであるALT、右クリックとして動作するアプリケーションキー、タッチパッドを組み合わせながら使っていくと効率が良いのです。タッチパッドも、一昔前は反応が鈍い、使えないというイメージもある方がいるかも知れません。しかし今はそれなりにきちんと動作してくれます。

キーボード中心の操作を学ぶ

　キーボード中心の操作を学んでおくと、狭い場所で作業をしなくてはならない時などにも非常に有効です。また、マウスを使用しない場合、キーボード操作の際の指の移行が比較的平らになるので、キーの打鍵音も比較的小さくなるような気もします。元来私はキー操作の打鍵音が高く、指摘されることも多かったですが、それもなくなったように感じます。

　タッチパッドを使うのも有効です。1本指タップでのクリック、2本指タップの右クリック、特に2本指上下のスクロール、3本下のデスクトップの表示をまずは覚えておけば問題ありません。

　Microsoft Officeは、各アプリケーションで共通操作も多いです。あるアプリケーションでマスターした操作が他にでも役に立つものも多いです。

PC操作は人財育成に有効　

　私は、人事労務、人財育成、採用、組織風土改革で3社、約25年従事しています。PCスキルは誰でもすぐに効果が出て、小さな成長を実感できるので、人財育成の一つとしても適しています。
　
　「日々の少しの成長」はすごく大切と感じています。PC操作の改善は、教える側・教えられる側双方にとってよい材料です。人材育成のほとんどは、成果が出るまでに時間がかかります。しかし、PC操作は即効性があり、また、長く一生使うもの。育成の中で意識して、少しでも入れてやるとよいと思っています。とにかく馬鹿にしないで愚直に取り組み、成果が出れば、他の分野にも応用が利くでしょう。