思考時間/非思考時間

こんにちは、Hi_Kickです。
本日は効率的に仕事をこなす方法について。

コロナ前のオフィスに詰めて仕事をしていた時、チームメンバと世間話をしながらパワーポイントを書く変人として活動しておりました。

「Hi_Kickは話をしながら仕事ができる謎キャラ」
そんなことをよく同僚から言われていましたが、実はカラクリが…

当然、話をしながら「何書こうかな～」とはなりません。
何を書くか決まっているから談笑しながら仕事ができるだけです。
手と頭を切り離す、そんな話をしていきたいと思います。

マルチタスク、忙しいの極み日々

今の時代、1つの仕事だけやっていればOKというのも少ないですよね。
あれも、これも、今日まで、明日まで、日々切羽つまっています。

複数の仕事を同時にこなす（マルチタスク）ことができる人は優秀。
何となくそんな空気感がありますよね。

しかし冷静に見てみると、頭は1つ、手は2本、指は10本。
瞬間的にみて複数の事を同時に行うのは不可能です。

忙しさが焦りを呼び、席にいれば色んな人から声を掛けられ、ふとPCを見れば5分後に会議とのアラームが。誰が集中して仕事ができますかと。

以前書きました通り、会社としては少ないコスト（人件費）で沢山の利益（仕事）を上げたい、会社員とは利益相反の側面があります。

忙しさを上手く乗り切るためには？

会社が悪いと嘆いても仕方がないので、現状で出来る事を考えます。
（本来は業務量を減らしてよりアイデアを促すべきと思いますが、）

前提として、まとまった時間がないとします。
時間があればゆっくり考え、ちゃんと資料を作ることができます…

上司から「新しい企画を考えて来週までに報告して」と言われたとします。
ざっくり以下の様なSTEPで仕事をしていくことかと思います。

・お題が来る：「新しい企画を考えて来週までに報告して」がまさにそれ
・ゴール設定：いつまでにどの様なコンテンツを報告するか考える
・検討：「新しい企画」の中身や資料構成について考える
・資料作成：検討した内容を資料に書き起こし、報告に備える
・報告：資料を基に上司に報告し、フィードバックを受ける

こう書くとシンプルなんですけどね…実際は以下の様な感じかと思います。

会議や電話・呼び出しに邪魔され、忙しさから混乱して「ゴール設定」「検討」をせず「資料作成」だけしたり、結果的に報告もボロボロ。。
「時間がないから書きながら考える！」とか言って、結局考えがまとまらないまま資料作成に取り掛かっていることも多いですよね。

大事なのは、作業時間が少なくてもいいから明確にSTEPを分けること。

各STEPを素早く完了させるスキル磨きも大事ですが、過信せずに1つ1つ丁寧にこなしていくことが結果的に近道になると思います。

下記は例示ですが、こんな動きをしてみたらどうでしょう？

・ゴール設定：会議があるから時間が取れない、、一旦短い時間で決め切る
・検討：会議が終わり、落ち着ける時間。可能な限り電話対応もせず集中。
・資料作成：「検討」までが終わっていれば後は作るだけ。

「検討」する中でイマイチな点がみつかったら「ゴール設定」に戻れば良い。一つのプロセスを短い時間でブツ切りにすることで改善行動が促進されることも良い点です。

こうやって分けて作業をしていくと、資料作成になれている人であれば談笑しながらでも出来るはずです。私の場合、「検討」はタバコで離席する時に細切れにして一人で悶々と考えることが多いです。

思考する時間、作業する時間。思考するにしても何を思考するか、ちゃんと分ける事によって混乱せず、どこでつまずいているか分かる様になります。

思考時間/非思考時間を分ける副次的なメリット

先程の通り、混乱せず作業をスムーズに進行できる他、こんなメリットも。
確かにこんな立ち振る舞いがあれば”優秀な人”感、ありますね。

・人に相談しやすくなる
どう進めようとしているのか、何に悩んでいるのか。
それが明確になる事で、他人の知恵を借りる際も整理して話ができます。

・作業時間が予想しやすくなる（締切に間に合わせられる）
ダラダラと考えるのでなく、作業時間と区切る事で時間の算段が立て易い。
100点の物を作れなくても、60点70点の物は期限内に作れます。
（ぐちゃぐちゃになって0点の状態で出すよりだいぶマシ）

・同僚に対して寛容にサポートできる
忙しいと、同僚からの問い合せも「自分の仕事じゃない」となってしまう。
同じ忙しいでも自分でコントロールされていると、心にゆとりが出てくる。
（この頃には周りのサポートがあって成り立っていることに気付く）

いかがでしたでしょうか？
生物学的には弥生時代から赤ちゃんの脳みそは発達していないそうですが、我々が現代文明を謳歌できるのは、仕掛け仕組みの恩恵だと思っています。

本当の天才はかえって自分の能力に囚われて所謂”変人”になり、一般社会で優秀と言われる人は仕掛け仕組みのセルフコントロールが上手いのです。

先ずはトライすることから。試行錯誤しながら自分のスタイルを確立していくのが重要だと思っています。