チャットツールいろいろあるけど何が違うの？

2020年から2021年にかけて仕事のやり取りに、少ながらずオンラインが入ってきた方は多いのではないでしょうか。

個人事業でやっている方についても、リアルメインだったのが、ビデオ会議やチャットでやりとりが増えたという方もいるでしょう。

仕事相手から言われるがまま使ってみたものの、こんな困ったことありませんか？

LINE、Facebookのメッセンジャー、Slack、いろいろあるけど何が違うの？

私もテレワークで仕事をするようになった時、「これを使ってください」と言われるがままに設定をしてやりとりをするという感じでした。

「メッセージのやり取りならLINEでもメッセンジャーでもいいんじゃない？」と思っていたのですが、いろいろ経験したことでツールの特性と違いがわかってきました。

今回は、ITツールが苦手な方でも仕事で使わなくちゃいけない方に向けて、チャットツールのざっくりとした説明をしたいと思います。

ちなみに、今年に入って久しぶりにSlackを使うようになって、思いついたイメージなのですが、お友達に説明したらわかってもらえたのでシェアしたいと思います。

今回事例で使うツールは？

ざっくりとした説明なのですが、違いがわかるようにいくつかツールを絞って紹介しようと思います。説明に使うツールは

・LINE
・Slack
・ChatWork

の3つです。

どれも一度は聞いたことがある方が多いと思います。個人で仕事をしている方の場合、相手の方によってLINEで仕事の連絡がくる方がいらっしゃるでしょう。

仕事の内容や情報のやり取り、そして、頻度によってLINEでは、ちょっと難しいと感じる方がいらっしゃるかもしれません。

LINEだけでなく、Facebookのメッセンジャーもですが、両方とも個人での交流がメインのツールです。

そのため、プライベートと仕事のメッセージが混ざってしまうことや、どのメッセージは対応ずみなのかがわかりづらくなります。

そこで使いたいのがSlackやChatWorkといったビジネスツールです。他にTeamsなど、いろんなツールがあります。

共通して言えることはビジネスに特化しているということ。

ツールの詳しい内容はリンク先を確認していただくということで、では、簡単に3つのツールをイメージにしてみます。

「建物」で例えてみた

各ツールを建物で例えてみようと思ったのは、久しぶりに使い始めたSlackがきっかけでした。格段に使いやすくなったということと、他のツールを使った経験が、そう感じさせたのだと思います。

ということで、Slack（スラック）のイメージは会社の自社ビル。

1つのアカウントでそれぞれの会社に出入りができるイメージ。会社に入ると会議室やいろんな担当の部屋、そして、個人とやりとりができる。

B会社に連絡したいときは、A会社の建物を出てB会社に入るイメージです。

これの何がいいのかというと、A会社に連絡しなければいけない情報を間違ってB会社に連絡することが減ります。大枠の部屋が違うので、未対応のものが何かもわかりやすい印象です。

次に、ChatWork（チャットワーク）は1つのビルにいろんな会社が入っているイメージ。これは会社の人のみでChatWorkを使っている場合では起きにくいです。

※あくまでも、個人事業の人がチャットワークを仕事で使うときのイメージです。

仕事関係の方ばかりにはなりますが、A会社、B会社、Cさんといった感じで、複数の会社が一緒に入っているビル。同じアカウントで出入りが自由です。そのため、部屋を間違えないように気をつけないといけませんね。

最後にLINEは、マンション。マンションに住んでいる人は家として使っている方もいれば、事務所として使っている方もいます。

プライベートと仕事が混ざってしまうイメージです。

きちんと意識して切り分けができていればいいのですが、「連絡が来た」と思って確認すると仕事の連絡だったということもあります。そうすると、ずっと仕事の人と連絡が取れてしまう感覚になることもあるでしょう。

LINEやFacebookのメッセンジャーはメッセージが来ると、一番新しいメッセージが上に表示されます。LINEは未読メッセージやお気に入りの順番でも並び替えることができます。

仕事のやり取りどうしたい？

簡単に建物に例えて紹介してみました。ツールの良し悪しというよりも、使う側によりツールが変わってくるということです。

個人事業でお客さんが個人の方が多い場合は、LINEやFacebookのメッセンジャーの方がやり取りしやすいこともあります。

大切なことは、

どのツールを使うことでお客さんとのコミュニケーションがとりやすいか？

です。

そして、どのツールもですが、連絡が来たらすぐ対応するということをすると、自分の時間がなくなり、24時間ずっと仕事をしているような感覚になります。

結果的に、働きすぎになり体調を崩すということが出てしまうのです。（私自身がやってしまった失敗談ですが…。）

・ツールを見る時間や返信をする時間帯を決める。
・メッセージを見ても返信は何時から何時までにする。

といったマイルールを決めておくと、仕事に追われることも減ってきます。

個人だからこそ起きやすいことなので、ツールの特徴と自分のルール、そして、お客さんとのやり取りのしやすさで考えてみてください。

ちなみに、私はチャットツールはスマホのアプリを入れず、仕事をするときにパソコンで立ち上げるようにしました。個人で仕事をしている方は、ちょっとした工夫で働きやすくなります。

便利なツールが辛いツールにならないようにするためにも、マイルールを作ってみてください！