いんたーん日記＃9 すり合わせの大切さ
はじめに
皆さんこんにちは、トモノカイ学生スタッフの西元です！
段々湿気と暑さが増してきて、いよいよ梅雨が近いなあと感じています☂
少し前に、あるメンバーと1つのタスクの分担をして行うことがありました。その際、タスクの進め方のすり合わせの大切さ強く感じたので、本日はそちらについてお話していきたいと思います。
問題
少し前に、とある1つのタスクを2人で分担して行いました。具体的には、データ入力とその整理でした。
上長からタスクを説明され、その日は2人で特に話し合うこともせず、とりあえず何とかなるだろうと思い、そのままタスクを行っていました。タスクとしてはそんなに難しいこともなく、難なく終えられるだろうな、と思っていました。
しかし、実際に蓋を開けてタスクを行ってみると、自分一人の判断ではわからないことや、お互いで進め方の異なっている箇所などが多く出てきてしまっていました。そしてパッチワークのように不揃いな成果物が出来上がってしまいました。
その後、slack上でそのことについてメンバーに相談していましたが、文章上では問題点に関してうまく伝えることが出来ず、非常にもどかしい思いをさせてしまっていたと思います。
結果的にタスクはそのメンバーが率先的に動いてくれたおかげで無事に済みましたが、改善点は非常に多くあったなと思います。
反省点
今振り返ると、以下のことが反省として挙げられるのではないかと考えています。
①タスクの前提の確認は細かく
②質問をするときにはわかりやすい文章で。もしくはzoomで。
①タスクの前提の確認は細かく
①のタスクの前提の確認は細かくについて説明します。
タスクを分担して行う際、特に何らかの体裁を統一しなければならないときには、進め方の確認は入念に行うということです。今回の場合はデータ入力だったので、例えば「どのような順番で入力するか」「誰がどこまでを担当するのか」などのことをしっかりと話し合うことが大切でした。
ここの確認をせずにあらかたタスクを進めてしまうと、大きな出戻りが発生してしまいます。「あれ、進め方ってこれでいいんだっけ」「ここってどうやるんだっけ」こういうことが頻繁に発生してしまうので、それだけロスになってしまいます。なので、前提の確認をしっかり行い、そのロスを減らしましょう！むしろ前提の確認は細かすぎるくらいでいいと思います。
②質問をするときにはわかりやすい文章で。むしろZoomで。
②についてこれから説明します。
①を行いタスクを行っていたとします。しかし、いくら細かくすり合わせを行っていたとしても、わからないところは出てくるものです。そういった際には必ずわかりやすい文章で質問するようにしましょう！
その際気を付けるべきなことは3つほどあると思います。
Ⅰ：結論ファースト
Ⅱ：できるだけ具体的に
Ⅲ：省略はしない
これらのことを気を付けるだけで、とても分かりやすい文章になるのではないでしょうか。
結論から話すことで、何についての話なのかを捉えやすくできます。そして質問を具体的に書くことでどういったことに困っているかがよりわかりやすくなります。さらに言語化をサボらないことで相手の理解度をより高くすることが出来ます。
省略はしないとはどういうことかというと、簡単な例でいうと主語や目的語の省略などを行わないことです。めんどくさくて主語や目的語を省いたとき、基本的に相手には伝えたいことは伝わらないと思った方が良いのではないでしょうか。
ここまでしても伝わらない場合、テキストで伝えることはあきらめて是非Zoomなどのweb会議システムを活用しましょう。web会議システムでは、文字情報よりも多くの情報を相手に伝えることが出来ます。例えば、実際に画面を共有しながら悩んでいる箇所についての相談を行ったり、相手の言っていることを正しく理解できているか確認を取りながら進めることが出来るなどの効果が期待できます！
まとめ
①タスクの前提の確認は細かく
②質問をするときにはわかりやすい文章で。もしくはzoomで。
今回は2つの反省点をお伝えしました。少しは何かの参考に立ちそうでしょうか？僕も今回の反省点を活かして、役割分担を行う際にはしっかりとすり合わせを行ってから仕事を行おうと思います！
\チームメンバーの記事はこちら！/
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？