業界最大規模のカンファレンスが9ヶ月で出来るまで
「テクノロジーで人々を適切な医療に案内する」をミッションに、医療プラットフォームを提供しているUbie株式会社の林です。
この記事はUbie Advent Calendar 2023の3日目にエントリーしています。
Ubieでは主に製薬企業向け事業のマーケティング責任者をしており、今日は構想から9ヶ月で（おそらく）製薬業界国内最大規模のオフラインカンファレンスとなったUbie Pharma Summitについて、その取り組みや成功要因を紹介したいと思います。
Ubie Pharma Summitとは
Ubie Pharma Summit（以下UPS）は、弊社Ubie株式会社が主催する製薬企業向けのカンファレンスです。
第1回を今年の2月28日に、そして第2回を7月4日に開催しました。
7月4日に開催したUbie Pharma Summit 2023 Summerは、ありがたいことに製薬企業所属の参加者様が東京・大阪累計で500名を超え、
アンケートにご回答いただいた90%以上の方から、3回目も「参加したい」とのお声をいただくことができました。NPSも+24.7と非常に高い評価をいただき感謝です。
製薬業界向けに500名という規模でオフラインカンファレンスを実施するのは当然弊社として初めてのことだったので、
企業の枠組みを超えた議論や、ネットワーキングにどこまでニーズがあるのか、手探りで進める怖さもありました。
しかし、当日パレスホテル東京の会場に多くのお客様にお越しいただき、懇親会でもさまざまな企業・立場の方が熱く議論を交わしている様子を見ると、つくづく開催してよかったと感じています。
このnoteはUbie株式会社のAdvent Calendarの1記事ですので、製薬企業様向けにこのイベントの詳細を紹介するわけではなく、
主にBtoBマーケターの方、もしくはUbie株式会社に少し興味を持ってくださっている方向けに、このカンファレンスが成功裏に終わったTipsを紹介したいと思います。
カンファレンスの良さ
BtoBにおいてもマーケティングチャネルの主戦場がデジタルになって久しいですが、特に最近はイベント自体もウェビナー・オンラインカンファレンスなどオンライン化されていることが多い中で、オフラインでカンファレンスを主催することへの疑義もありました。
やはりスピード・コスト・集客力の観点においてデジタルに遅れをとるのがオフラインの抱えるさだめかと思います。
一方で、今回UPSを主催してみて、やはりオフラインカンファレンスにも特有の強みがあることを感じました。
それは1つのテーマに対して多くの人たちが一同に会し、意見を交わし深く議論をすることで生まれる一体感とモメンタムです。
なのでUPSでは、この一体感とモメンタムを最大化できるような企画・運営を意識していました。
カンファレンス成功のTips
UPSを成功裏に終わらせることができた要因を個人的に振り返ったものを3つ紹介します。
1. スモールスタートでQuick Winを作った
カンファレンスを開催しようと計画をしたのが去年の11月ごろ。実施したいタイミングは7月だったため、開催までは9ヶ月しかありませんでした。
早速大規模カンファレンスを何度も実行されている有識者の方数名にアドバイスをいただきましたが、大規模カンファレンスとなると1年ほどかけて準備されているケースが多かったです。
この時点で9ヶ月しかなくいきなり焦ったのをよく覚えていますが、そこで9ヶ月かけて1つのカンファレンスを作り切るのではなく、一度小規模での開催を挟む、つまり9ヶ月で2つのカンファレンスを実施する意思決定をしたのは個人的には正解だったなと感じています（その分大変でしたが笑）。
結果的に、規模こそ小さめ（100名程度）ではありましたが、まさに業界を牽引されている錚々たる方々にご登壇・ご参加いただき、とても盛り上がる会を作ることができたのですが、
この1つ目の成功があったからこそ、現状の弊社のケイパビリティや、業界内でのニーズから、7月に実施する際はどういった規模・内容のカンファレンスがよいかを精緻に見積もることができました。
500名規模でカンファレンスを実施する、という意思決定自体、簡単なものではありませんが、これも2月時点で一度カンファレンスを経験していたのでスムーズにいった感覚がありました。
2. 多くの社員を巻き込む
UPS自体をメインで推進したのは、私が所属する製薬事業のマーケティングチームですが、このカンファレンスの成功はマーケチームのメンバーだけの力では絶対になし得ないものでした。
まず、参加いただくお客様としての製薬企業の皆様あってのカンファレンスなので、当然普段からお客様と接しているBizメンバーの協力なしには上手くいきません。
講演内容作りにもヘルプ（というかほぼお願いw）をもらったり、常日頃のやり取りや商談の中でカンファレンスを案内してもらうなど、頻繁にカンファレンスの成功に向けて協力をお願いしていました。
それ以外にも当日のオペレーション部分ではBusiness Architectチームという社内のオペレーション専門チームにも協力をお願いしたり、
カンファレンス推進人材の採用という意味ではHRにも助けられました。
当日は一部運営を内製で行なったため、コーポレート部門や開発部門にも手伝ってもらっています。
まさに社内総動員という雰囲気で、社を挙げてこのイベントを成功に導くんだ！という勢いで臨んでいました。
もちろんそれだけ多くの人の協力を得るためには、「この仕事お願い〜」と雑に依頼するだけではうまくいかないため、このイベントを通して何を実現したいか、このイベントをどうしたいか、という目的やビジョンのsyncを心がけていたように思います。
また、上述の通り冬に1回開催していたことで、それの5倍規模で半年後に実施しようとしている、ということがどれだけチャレンジングで、夢のあることか理解してもらえていた、というのも大きかったと思います。
3. テーマは1messageにAll In
丸1日かけて行なったカンファレンスで、講演はすべてで11個ありましたが、あまりメッセージを盛り込みすぎない、というのも意識していました。
イベント自体のテーマをPatient-Centric Innovationと決めていたので、講演やノベルティ（配布物）や展示等も通して、とにかくPatient Centricityについて考え議論する場であるというブランディングを重視してイベント設計を行なっています。
Patient Centricity：患者中心主義を表す単語で、「患者を常に中心に据えた対応を行い、最終的に患者本人の判断を最大限尊重すること」を指します。
せっかく自社主催のイベントですので、自社ソリューションのプロモーションをガンガンやりたい気持ちは当然大いにあります笑
しかし参加者のみなさまがイベントを通して得られるものを最大化するために、そのプロモーション衝動はグッと堪えた上で、全体テーマとしてのPatient Centricityについての議論を優先させました。
おそらくそれが上述のアンケート結果につながっていると思いますし、ネットワーキング中にインタビューにご回答いただいた方からも、
イベントを通してUbieってすごい会社なんだなと改めて思った
Ubieのこれからの進化に期待している
Ubieとのパートナーシップを継続したいと思った
などありがたいお言葉をいただけました。
最後に
以上簡単にではありますが、UPSとその企画運営Tipsの紹介でした。
私が所属する製薬事業のマーケティングチームでは、引き続きオンライン/オフラインさまざまなマーケティングアプローチを検討しており、絶賛採用中です。
また、12/13(水)にSmartHRさんとLayerXさんと一緒にBtoBマーケター向けのキャリアイベントを実施します。
こちらも絶賛参加募集中なので、ぜひお越しください！
【提供するサービス一覧】
▽生活者向け 症状検索エンジン「ユビー」
日本版：https://ubie.app/
US版：https://ubiehealth.com
▽医療機関向け「ユビーメディカルナビ」