ケアマネの仕事効率化 私の場合
ハトコです。
福祉業界でなんでも屋の呼び声高い（元）ケアマネジャーです。
HSPの傾向があり、マルチタスクが得意ではない私がこれまで考え工夫してきたことを備忘録としてまとめておこうと思います。
ケアマネさんとして仕事に慣れていない方の参考になればと思います。
またサービス事業所に所属されている方でも連絡調整などにはご苦労されているようなので、使えそうな手があったら活用してもらえたら嬉しいです。
スケジュールの工夫
・集中力がある午前中に書類の処理
私は夕方になると疲れで事務作業はぼんやりしてしまうので、込み入ったことは早い時間に対応していました。
・訪問は主に午後
上記の通り午前中は事務仕事に使いたいため必然的に外出は午後に。あるいは午後の遅めの時間に調整していました。
・できれば午後の早い時間
でもあんまり夕方だと緊急事態に対応しくくなります。一番は体調不良です。１６時頃の訪問だと通常の外来診療の受付が終了している可能性が高いです。体調が不安定な方の場合には、病院と連携できる時間帯を意識していました。
・訪問は遠い利用者宅を早めに訪問
地方でケアマネしていますと片道３０分以上かかる利用者宅もあります（私は最大５０分位かかる訪問をしていたこともあります）。半日仕事になってしまうので、予定が混んでくる月の後半に重ならないようにしていました。
・訪問は月の最終週になるべくかからないように調整
私は子育てしながら仕事をしていました。不測の事態でお休みする可能性が高いため予定にクッションとして空白を作るようにしていました。
ケアマネは「1月に 1回は居宅を訪問し、利用者に面接した上で、そのモニタリングの結果を記録すること」と定められています。ケアマネ側の都合、例えば自分の体調不良等では訪問を行わない妥当な理由になりません。
体調不良時でも他のケアマネが代行可能と考えているためです。
（コロナで事務所内全ケアマネが待機になることもあったかと思いますが…）
ヘタレな私は多忙な他のケアマネに依頼することに抵抗があったこともあり、できる限り自分で工夫していました。
作業手帳をつくる
スケジュール手帳の他に、デスクに置きっぱなしにする作業手帳を作っていました。
記載する内容はこんな感じです。
・今日の予定（訪問、会議等）
・todoを箇条書き
・スケジュール管理：一時間ごとのタイムスケジュールを記入
・連絡する必要のある人や事業所を箇条書き（できれば用事もまとめる）
・かかってきた電話や訪問者からの報告をメモ
これの便利な点として、こんな風に考えていました。
①この手帳をみれば、今日私がどのように活動したか第三者にもわかる
②すぐ入力できない連絡調整のやりとりをメモしておける
③ ②を時系列で保管できて、紛失の可能性を下げられる
④ todo と1時間刻みタイムスケジュールを併用することで、どの作業に「どのくらい時間がかかるか」あるいは「かけられるか」視覚化できる
⑤進捗を見えるようにすることで、集中しやすくなる
普通のノートに手書きで項目を自分で書いていました。
連絡調整の工夫
・こちらからかける電話やファックスは一気にやる
デイの職員が落ち着く１０時や１４時頃、訪問系が帰着する１２時すぎ あたりです。緊急でない電話もこの時間にまとめてやります。
・担当者が不在でも「〇〇さん（利用者）の〇〇の件で…」と要件の表題部分を伝えておく
先方に要件を伝えることで返信の準備をしてもらえます。また急ぎかそうでないか、重要かそうでないかを把握してもらうことで返答のスピードを考えてもらうことができます。
・担当者不在時にはファックスで要件を送付
急ぎや込み入った内容の時は、伝言折り返しまちでは不十分な時があります。担当者とすれ違いを繰り返しすのは、時間や手間のロスが大きいです。あと単純にイライラしちゃいますよねｗ。
いまどきファックスかよ～って。それが介護業界なのです。ペーパーレスなんて来世の夢なんですよ、現状。
・業務用の携帯を持っている担当者には、LINEやショートメールを送付
とはいえ、職務上スマホを持ち歩いている担当者も多いです。PCメールは壊滅的ですが、こちらは結構使えます。
情報管理的に不安もあるので、「〇川 〇子様」みたいな感じで個人名は特定されにくいようにしていました。
・折り返しがかかってきたときの、返答パターンを事務所にいる人に伝達
訪問の日程相談のため利用者さん宅に電話しますが、留守電…折り返しまち。でもこれから外出だぁ、となったとき。「〇〇さんからかかってきたら、〇日✕時に訪問したいけどご都合どうですかと確認してほしい」と外出予定のないスタッフにお願いしておきます。メモを書いて渡しておけば、スタッフ間でも共有してもらいやすくなります。
デスクまわりの環境作り
・デスク上に可能な限りものを置かない
・不要な紙類はすぐ処分する
・頻繁に使わないものはデスクから離れた収納に移動させる
こちらの本を参考にしてみました。
集中力もそうですが、作業効率も上がります。
書類作成の省力化
経過記録を記入するとき、定型文、制度の正式名、ややこしい事業所名等はコピペできるようにしておくと楽ちんです。
定型文はこちらの本を参考に作ってました。
（こちらは最新版なので私が使っていたのは旧版でした）
私は経過記録は、ダラダラ書いてしまいがちでした。
モニタリング時の経過記録には、大事だと考える項目をコピペしてました（体調、受診、内服、サービスの変更 等々）。
項目を見ながら、集中してかけるようにしてみていました。
写真や動画を活用
・利用者さんの動作を動画で撮影
・環境整備用の現場を写真にとる
退院調整や新規案件の時には、特に役立ちます。
利用者さんご本人に会ったことない担当者とも認識を共有しやすくなります。
でも病院で動画取っていたら、エライ人に怒られたことがあります…。
事前に担当者には許可とっていたのに～！
※ほかの患者さんの個人情報とかいろいろあるみたいです。
私なりに、本を読んだり、考えたり、体験していく中で実践していたことを書いてみました。
どなたかのお役に立てれば幸いです。
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