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秘書に発注のディレクションを任せたときの3つの効果

ヤマアキ

私は、経営者の代わりに発注業務（クラウドソーシングや直接契約）のディレクションを行う仕事をしています。
これは、経営者とワーカーさん（デザインやライティングの制作を担当する方）との間に入り、より質の高い制作物を滞りなく納品してもらうための仕事です。

今回の記事は、実例をもとに秘書が発注のディレクションに入ったときの3つの効果を書いていきます。

とくに、下記のような方におすすめの記事です。

・いまのプロジェクト進行のスピードに満足できていない
・発注に関わる手間を減らして、メイン事業や自身の仕事時間を増やしたい
・依頼したい業務はあるものの、時間がなく発注ができていない

ディレクションとして行う業務

たとえば、「LP制作」をワーカーさんに発注する場合があります。その場合の私が行うディレクションの仕事は、このような業務があります。

・ワーカーさんの選定
・制作していただくための指示、意向の伝達
・報酬の交渉、管理
・進捗確認、調整
・一次品質チェック
・修正依頼

この中でいちばん重要な業務は、制作していただくための「指示の伝達」です。この部分で正確にクライアント側の意向を伝えられないと、想定したイメージからずれた制作物になってしまうからです。また、修正箇所が多いとワーカーさんの負担を増やしてしまうことにもつながります。

そのような事態を回避するために、

抽象的な制作物の完成イメージ
↓
具体的な制作指示

に変換していくことが必要となります。

クライアント側としては、細かい制作指示を伝えることを負担に感じる方もいます。ただ、制作するワーカー側としては認識のずれが発生しないよう、なるべく具体的な指示がほしい。
この両者の溝は意外にも大きいものです。
その溝を埋めるために、秘書が「具体化」の部分を担っていきます。

具体化の例

LP制作を例にすると、ワーカーさんに参考LPや使用してほしい素材（写真やイラスト）をお渡しします。それをもとに、ワーカーさんがデザインの構成となるデザインカンプを制作していきます。

ここでうちあわせの際に伺った内容をもとに、私がペルソナやLP制作の目的を言語化します。このたたき台についてクライアント様と認識のすり合わせを行い、ワーカーさんに伝えます。

こうして、「なんとなくの制作イメージ」から「具体的な制作指示」に変換を完了させます。

デザインの共有には、｢AUN｣というツールがおすすめです。｢ここをこういう風に直してください！｣といったメッセージを可視化するのに便利です。


秘書がディレクションを行うことの3つの効果

あくまでも私目線にはなりますが、ディレクションの効果は3つあると感じています。

①クライアント様の手間を省き、ご自身の時間を増やせる。
②発注から納品までをスピードアップし、事業展開を加速化できる。
③ワーカーさんとこまめにコミュニケーションをとることで、信頼関係を築くことができる。モチベーションを高めることができる。

くわしく見ていきたいと思います。

①クライアント様の手間を軽くする

この部分は私の感覚からすると「クライアント様の労力や手間が100%→30~40%」となる印象です。

ワーカーさんの選定やコミュニケーションをまるっと代行する。抽象的な完成イメージを言語化して伝え、必要な素材を準備するなどの工程を行うことで、クライアント様の負担を軽くします。

私が大切にしているのは、自分で判断して対応できることは主体的に動いていくことです。

みなさんは部下やワーカーさんに
「どうしたらいいですか？」
とばくぜんと聞かれて、困ってしまった経験はないでしょうか？

私はクライアント様から「チャットをみた瞬間、困った…」と聞いて以来、ばくぜんとした質問はしないように肝に銘じています。

②ワーカーさんとの信頼構築、モチベーション向上

私がコミュニケーションをとる際に意識していることがあります。それは「こちらからの連絡回数はなるべく少なく。ワーカーさんからの質問には早く漏れなく回答する」ことです。

なぜなら、自分の経験からクライアント側からの連絡が多くなればなるほどワーカーさんにとってはストレスに感じるのでは、と考えているからです。そのため、こちらからの連絡回数はなるべく少なくなるようにしています。

また、質問には早く・漏れなく回答する。信頼関係を構築する上では欠かせない要素です。

「質問をしているのに何日も回答がない…」
という事態は信頼関係にひびを入れ、モチベーションを下げてしまいます。
忙しい時期は、どうしてもレスが遅くなってしまいがち。ですが、そのような状況では関係性を築きづらく、質の高い制作物を作ってもらいにくいかもしれません。

秘書をする人の特徴として、こまめにコミュニケーションをとることが得意、ということがあります。

ていねいなコミュニケーションを重ねていくことで、ワーカーさんに「この会社のためにがんばろう」と思ってもらう。そうすると、継続的な依頼ができる関係性にもつながりそうです。

③発注から納品までを速くし、事業展開をスピードアップできる

発注から納品までを滞りなく進めることで、事業展開を速くすることが可能です。計画から実行・検証までのPDCAを効率的に行う。そうすると、注力すべき事業と撤退した方がいい事業のみきわめを、早いタイミングで行える可能性が高くなります。

まとめ：自分の時間が足りないときは、秘書に発注のディレクションを任せよう。

今回は、LP制作を発注する場合を例として秘書がディレクションを行った場合の効果をお伝えしました。
とはいえ、デザイン以外の発注も任せられるの？と疑問に思われた方もいるかもしれません。

そんなときは、下記のページよりお問い合わせください。
無料でZoomにてお困りごとを伺い、ご提案させていただきます。


朝のランニングで見つけた桜です

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