”事業拡大”のときに推進力になる？！～オンライン秘書編～

個人で事業をされている方が外注(サポート）を考えるきっかけのひとつとして、事業拡大のタイミングがあるのではないでしょうか。

事業拡大をするときは、かかわる人が増えて調整・打ち合わせも必然と多くなる。そうすると、｢リソースが不足し、手が回らない！｣という事態になってしまうかもしれません。そんなときに秘書がいると、アポイント調整の手間が省けたり、タスクの抜け漏れを防いでスピード感を保った状態でプロジェクト展開ができます。

ちなみに、重要な仕事上のやりとりを秘書に共有するのは心配、という方もいるかもしれません。通常、秘書としてお仕事を開始する際には秘密保持契約をむすぶため、ご安心ください。

このnoteは、事業拡大を考えているがリソース不足で悩んでいる経営者の方に読んでいただけると幸いです。

秘書はどんな動きをするもの？

さて、秘書がサポートを開始するにあたって、どのような形で進めていくのでしょうか。

まずは、クライアント様がチャットで顧客とコミュニケーションを取っている場合には、まずはやりとりをしているツールに秘書を招待してもらう必要があります。

よくあるチャットツールとしては、Slack、Chatwork、Discord、FacebookMessengerあたりでしょうか。

その中で、

・商談、打ち合わせの予定
・入金、支払い予定日
・プロジェクトのスケジュール
・制作物納品の締め切り
・先方からの見積もりや契約書が届く日
・社内で検討した結果の連絡がくる予定日

などの日にちが明確になった段階で秘書がGoogleカレンダーなどに登録をして、クライアント様が確認しやすい形にしていきます。

チャットのやりとりは流れてしまいがちな傾向があるため、膨大なやりとりの数がある場合は数日前のチャットを見つけ出すのにも時間がかかります。

そのため、
「あれ？Aさんとの打ち合わせって、いつだったっけ？」
と頭に浮かんだときに、チャットをさかのぼって確認するのも地味に手間がかかりますよね。

秘書として仕事をしていて日々感じることは、クライアント様はもちろん、クライアント様の顧客も時間に追われていることが本当に多いということです。そこで、全体の進捗を見ている秘書がいるとリマインド機能をはたし、クライアント様に代わって確認、顧客への連絡を行うことで円滑に事業を進めていくことに役立ちます。

つまり、秘書がいることで事業拡大をしていく際に重要なスピード感を維持しつつ、無用なトラブルを防ぎ事業の推進力につながります。

まとめ

事業拡大、新規プロジェクトの展開を考えているけれどリソース不足が心配、もしくはすでにリソースが不足してきたという方にはオンライン秘書導入のご参考にして頂ければと思います。

最後までお読みくださり、ありがとうございました！

ヤマアキWork