メンバーがいつのまにか自律する？！リモートマネジメントが成功する変革3ステップ

こんにちは。リモート×プロジェクトベースの働き方 ナラティブベースのハルです。

リモートワークになることで、管理職の方からは「メンバーが何をしているのか見えなくなって管理も教育もしづらい」「プロセスが見えなくなったのだから評価の仕方を変えなければ」といった声をよく聞くようになりました。また「全員が自律しているわけではないからリモートワークには向き不向きがある」「都度確認が必要で『自走するチーム』とは程遠いのにリモートならなおさら…」といた人材の自立・自律に関するお悩みも耳にします。

そこでこの記事は、リモートにおけるマネジメントに焦点を当て、「メンバーがいつのまにか自律する？！リモートマネジメントが成功する変革3ステップ」について、書きたいと思います！

STEP1：業務を分解・見える化する

オフィスではその都度指示を出したり、進捗を確認したりできていた業務も、相手が見えなくなることで同じやり方が通用しなくなりますね。改めて、業務が属人化・ブラックボックス化していたことに気づき、「なんとなく回っているものの、急に不安になった」なんていう管理職の方も多いかもしれません！
そこで、まずは自分がマネジメントしているメンバーが、どんな業務をどんな判断で、いつ行なっているのか？今ある業務を分解し見える化しましょう。そんな今更面倒な…と思わずに、ステップ1は、ズバリ「業務を分解・見える化する」です。

何から何まで細かく確認する作業なので、一見、自立・自律と逆行するようですが、この後の2つのステップにもつながっていく大事な第一歩です。ワークフローを書き出して、誰が何を行なっているかだけではなく、それらはどう連携しているのか？属人化しすぎていないか？工程に無駄はないか？などをチェックし、関係者で話し合い、クラウドツールを取り入れてリモートワーク可能にするなど業務改善を行いましょう。

STEP2:ゴールを決めない会議をつくる

オフィスで顔を合わせる機会が少なくなることで、雑談から新しいアイディアや改善が生まれたり、その日のコンディションがわかって声をかけられたりといった機会が減っていますよね。「中長期的にには生産性の面でも教育の面でも問題になりそう」と心配されている管理職の方も多いでしょう。
では、リモートの割合が増えると、それらの機会を取り戻すことはできないでしょうか？そんなことはないのです。人は一緒の空間にいると業務進行と関係性構築を平行して行うことができますが、リモートではどちらかに集中して片方が削ぎ落とされてしまう傾向があります。その特性を理解し、場の組み立てを変えれば、失った機会は取り戻すことができます。
そこで、ステップ1と平行して取り組んでいただきたいのが、ズバリ「ゴールを決めない会議をつくる」です。

えー？ゴールのない会議？ダラダラやるの？？一見、非合理的なことに感じるかと思いますが、ぜひ、ゴールを決めない会議＝業務を進行しない会議を定期的に行なってみてください。例えば、ステップ1で行なった、分解し見える化した業務について「やりにくさ」や「やりやすさ」をざっくばらんに話してみるのもおすすめです。その他にも、以前当連載の「オンラインにおける第三の場づくり」でテーマを決めた対話や、知見の共有など、具体的な手法を書きましたので、参考になさってください。

STEP3:プロセス管理からプロセス共有へ

最後のステップは「プロセス管理からプロセス共有へ」。
ステップ1で可視化され流れを改善した業務は、リモートで行うオフィスで行うに関わらず、ルーチンワークから企画業務まですべて、何が行われているか「分かっている」だけでなく、今どういう状況なのか「知っている」（知れる）状態にします。これができるのがクラウドツール導入の利点です。リモートワークでもオフィスワークでも変わらずいつでも知る（必要な情報にアクセスする）ことができます。これらの情報を管理ではなく支援に使いましょう。

ここであえて「プロセス管理」ではないと書いているのは、逐一チェックしコントロール（管理）していなければという発想は、自立・自律の妨げとなるからです。必要なのは、自分がコントロールするのではなくメンバーのコントロールを支援する発想です。

今何をしているのか？どのような経緯があったのか？どこでつまずいているのか？何に時間がかかっているのか？原因は？そういったことを理解するためのログがクラウド上にある状態では、ありがたいことにオフィスで直接相談や確認をしていたときよりも状況把握がたやすくなります。
気に掛ける必要のあるメンバーや業務はアラート機能をつかってリアルタイムに追いかけ声を掛けることもできますし、ログを使って後からいっしょに振り返り、内省を手助けすることもできます。
つまり、管理職側はリアルで行うよりもずっと多くのことを知れ、メンバーは知ってくれているという安心感の中で仕事ができる利点があるのです。

「知っている」ことが重要なのは、実は「知ってさえいれば」様々な自立・自律支援が自然発生的に起こるチャンスが増え、その中からよりよい関係性や評価が生まれるからです。
「プロセスが見えないから成果だけで評価しよう」「やっぱりこれからはジョブ型なのかな」などと早合点していませんか？この3つのステップで関係構築とプロセス共有を行っていけば、相手への必要な支援や評価がごく自然に生まれていくはずです。ぜひお試しください。

「メンバーがいつのまにか自律する？！リモートマネジメントが成功する変革3ステップ」いかがでしたか？3つのステップはいずれもナラティブベースが具体的な実践方法を提案、伴走型でご支援させていただけます。ぜひお問い合わせください。

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