【若手必見！！】仕事の効率で悩んでいる方に贈る効率化方法4選

日々の業務に悩んでいませんか？

人生の大部分を占めている「仕事」
皆さんはどのようにお過ごしですか？
「早く終わらねえかなあ。。。」

こんなことを考えながらお過ごしの方も少なくないでしょう。
実際私も同じようなことを思っています（笑）

現在は4年目でそこそこ仕事にも慣れてきましたし
今後自分がどんな感じになって行こうかなあと思い出したときに
「残業減らせないかな。。。」

とふと考えました。

でも現状は変わらないし、何かできないことはないかな、、、
と悩んでいた際に上司から教わったものを紹介していきます
これをしたことで私は残業が一日約30分近く減り定時退社もできるようになりました。

「もうそんなのやっているよ！！」
という方もいると思います。
そんな方にはレベルが大変低い内容で申し訳ございません。
と謝罪を申し上げます。

「ためになった！！」
という方は是非いいねをしていただけますと今後の執筆の励みになります。

それでは参ります。

効率の良い仕事の仕方

①ショートカットキーを覚える

社会人で働いていたら一度は耳にしたことはあるであろう
ショートカットキーですが実際どんなものなんだろうとわからない方もいるかと思います。

私なりに重要度順に紹介できたらと思います。
紹介するものの他にもたくさん存在しますのでよいと思ったら是非調べてみてください。

【重要度★★★★★：Ctrl＋C　選択した箇所をコピー】

選択した箇所をコピーできるものです。
Excel以外のメールなどの文章でも幅広く活用できますので是非覚えてください。

【重要度★★★★★：Ctrl＋X　選択した箇所を切り取り】

選択した箇所を切り取りできるものです。
コピーとの使い分けで使うことが多いかともいます。

【重要度★★★★★：Ctrl＋V　切り取りやコピーした内容をペースト】

こちらはCtrl＋C/Ctrl＋Xと一緒に覚えて下さい。
上記でコピー切り取りをしたものを指定のセルにペーストすることができます。

【重要度★★★★：Ctrl＋A　すべて選択】
選択して貼り付ける際はカーソルドラックより圧倒的に早い。
CSVからExcelなどに移行する時にも利用可能。

【重要度★★★：Windowsキー＋E 　エクスプローラーを開く】

必要資料の添付などに利用可能、メールに添付する時など最適

【重要度★★★★：Ctrl＋S 　作業中のファイルを上書き保存】

こまめにやりましょう。悲しいことにならないように。

【重要度★★★：Ctrl＋P 　印刷タブを開く】

資料印刷の際はこちらを使おう。

最初はここら辺を是非マスターしてみてください。
私もこれで作業効率はぐっと上がりました。

②やらなければならないことをメモにて確認

朝会社に行った際に
「何を最初にやったらいいんだろう。。。」
と悩んだことはないでしょうか。

その際は「重要度・緊急度」という項目から項目分けをしてみましょう。

是非【①＞②＞③＞④】の順でやってみて下さい。

①重要度高/緊急度高
②重要度低/緊急度高
③重要度高/緊急度低
④重要度低/緊急度低

是非タスクを4分割してみて仕事を進めてみてください。

また雑務は朝にすべて終わらせてしまいましょう。

③わからなかったらちょっと調べてすぐ質問

わからないままにしておくとただただ時間が過ぎてしまいます。
仕事が遅くあることはおろかお客様へも迷惑をかけてしまう可能性があります。

コツとしては、ちょっと調べてみたけどこれであっているのだろうか。という確認で聞いてみるのがいいでしょう。

「●●さんこれわからないので教えてもらってもいいですか？」と
「●●さんこれこうだと思ったんですけどあってますかね？」

では相手への印象も大きく変わるはずです。
是非チャレンジしてみてください。
質問してもらってうれしい先輩もたくさんいるはずです。

④メールのアーカイブ機能を使う

会社に所属していたら必ず使うであろう「メール」ですが
毎日たくさんのメールが届き処理に困っているかと思います。
開いたと思ったら全然違う内容であったり自分はCCにいるだけで全く関係がなかったり、、、

たくさんたまっていくと本当に煩わしいのがメールかと思います。
確認作業だけでも時間がかかってしまいますからね。。。

そんな時にアーカイブ機能です！

アーカイブとは保存場所を分けて保管する機能です。
必要な時だけ検索をして残りの間は受信トレイから消しておけます。
そうすることで対応や返信が必要なもののみを受信トレイに置くことで
下から順に片付けていきましょう。
そして終わったタスクのメールはアーカイブし、受信トレイから消しておきましょう。

そしてアーカイブはショートカットキーを設定しておきましょう。
（私は会社内ではCtrl＋Shift＋1）で設定していますが、多くの設定があるはずです。

番外編：早寝早起きをしよう

これはあくまで私はというものになりますのであくまで番外編としてご参考ください。

「早起きは三文の徳」

ではないですが始業までに脳みそをシャキッとさせておくと効率はぐんと上がります。
医学的には朝の光には「セロトニン」という物質が含まれており
脳内物資の分泌が活発になります。
幸せホルモンとも呼ばれており心を穏やかにする効果も含んでおります。

一番簡単かもしれませんのでちょっとドラマの時間を削ってみて早く寝てみてください。

終わりに

私自身は仕事は第一に考えなくていいと感じています。
どれだけ手を抜いて、効率よく成果を上げることができるか。
そしてそれ以外の自由な時間をどれだけ過ごせるか
が一番重要だと思います。

一度仕事で鬱になり休職経験もありますが
今となっては、「なんで仕事ごときで悩んでいるんだろう」
早く家帰ってジム行っていいお酒でも飲もうかな
なんてことを考えながら日々生活しております。

このnoteを見ていただいた方も仕事に悩んでいる方も少なからずいるかと思います。

そんな方向けに届いたら本望です。