可処分時間とストレスの関係

今でこそタイムマネジメントの研修なんかでエラそうな話をしている僕だが、以前は力任せに仕事をしていた。

とにかく片っ端から目の前の仕事に手をつけて終わった時が帰る時。要は、時間の長さだけで課題を解決するしか方法は無いと信じていた。それでも体力があり余っていた若い時はなんとかなっていたし、徹夜も平気だった。しかし、年齢を重ねておくと、どうしても処理に遅れが出てくる。

入ってくる仕事の量は変わらないのに、進むスピードが鈍れば溜まっていくだけ。これではストレスも溜まるはずだ。

時間の長さは価値に変わる。

それは間違いない。しかし、短期間での時間の長さだけで課題を解決することに慣れてしまうと改善や工夫を放棄してしまう。力技は簡単だからだ。

今日やるべき仕事を終わらせるには、少なくとも仕事（タスク）のリストアップは必要だ。片っ端から手をつけると、来週でも良い仕事を今日やるべき仕事より優先してしまう。

タスクの選択は前日に終わらせておこう。当日の朝に「さあ、今日は何をしようかな」なんて迷う時間は無いし、そもそも選択という行為はパワーを消費してしまう。

可処分時間の有無と抱えている仕事が進むスピードは比例する。

それはそうだろう。会議や商談、車での移動のように固定された時間は、それ以外のタスク処理に使えないのは当たり前だ。

この可処分時間に対して優先順位を考えてタスクをリストアップしていく。可処分時間が１時間しかないのに処理に３時間は必要な研修資料の作成を予定しても完了するのは難しい。残りの２時間分は残業で片付けるか、翌日以降に繰り越しするか、あらかじめ「未達成」が決まっているようなものだ。

こういう場合は「研修資料の作成」という塊を「アウトラインを完成させる」「時間配分を決める」などタスクレベルに分解し、可処分時間の範囲でスケジューリングする。少し頑張ったら予定どおりに終わるという状況は演出できる。それが自信につながっていく。

僕の場合、可処分時間が２時間以上あれば即ブロックする。タスクレベルに分解することなく一気に終わる可能性が高いからだ。なので、なるべく時間の塊を作るようにスケジューリングしていく。３０分以下のコマ切れ時間であれば領収書の整理や不要な書類のシュレッダー投入といった集中力をそれほど必要としないタスク処理を入れる。

いずれにしても、可処分時間を把握せず、片っ端から手をつけていくと締め切りに追われる日々は無くならない。言い換えると、可処分時間とストレスは大きく関連するということだ。