考える時間を減らす 為の「テンプレート化」 について

こんにちは。髙木 咲希（ぎっさん）です

今日4月2日はソニックガーデンでは入社式を行いました！同じように入社式を執り行った会社さんが多いのではないでしょうか？

弊社では今のところ毎年１名の新卒を迎え入れています。私もその１人として弊社に入り、今年で3回新卒入社のメンバーへ先輩としてお祝いのメッセージを送っています。

今年は後輩の名前で「あいうえお作文」を作成して送ったのですが、今日はその裏話を書いていきたいと思いますー。

＊　＊　＊

なんでそんな形式にしたのかというと、毎年新卒に向けて言葉を考えるのですが、その時間が不毛だなぁと思っちゃったんです。（ごめんね、後輩。）

入社式の様な節目の行事を律儀に行うのはわりと好きですし、そんな機会だからこそ話せる言葉は大好きです。ただ思うところがあったんです。まぁ、この話は本題と関係ないのでここではしませんが、嫌な奴だと思われたくないので後で弁明させて下さいw

そんなことはさて置き、それを踏まえて今年考えたのがタイトルで触れた通り「毎年使える、テンプレートを作成しよう！」ということです。

「毎年同じ話をします。」でも良かったんですが、そこは少し楽しさをプラスしたかったので「あいうえお作文」にしてみましたー。

＊　＊　＊

ここで私がポイントだと思っているのが「考える時間を省く」という捉え方です。

「業務ハック」ないしは、「タスク効率を上げる」上でまず考えるのは、不要なものを省くということではないでしょうか？

私が業務改善の方法を学ぶ書籍として紹介させて頂いている『チームの生産性をあげる  』内でも労働時間には以下の4つのムダ時間があると示されています。

（1）思い出す時間 （2）探す時間 （3）悩む時間 （4）問い合わせる時間

『チームの生産性をあげる。—業務改善士が教える68の具体策』 より引用

この書籍については下のnoteにて紹介していますので、まだ読んでない方は書籍共々読んでみて下さいー！

今回の例は「（3）悩む時間 」に含まれる内容だと思います。

全く考えずに済む仕事というのはまず無いと思いますが、逆に全く参考になるものがない仕事というのも無いのかなと感じています。

「お客さんによって対応方法が違うんです。 という話は良く耳にするのですが「本当に共通項ってないのかな？」というのは私はよく考えます。

そういった場合「どんな対応をしているのか。」ということが洗い出されていると共通する部分が見つけやすくなるなと感じています。

共通点が見つかれば、そこはテンプレート化することがで考える時間を減ら業務効率を上げていけると考えています。

長くなってきたのでここで終わりにしますが、テンプレート化の具体事例（どのようにシステムに取り入れたか）なんて話も今後していきたいなぁと思います！

・業務のムダを探す時には4つの視点から考えると良いこと

・考えるムダを減らすには「テンプレート化する」という方法があること

・テンプレート化するための共通点は行動の洗い出しから見つかること

という様な内容で今日は話をしていきましたー！

＊　＊　＊

最後に予定通り、弁明をしていこうと思いますw

入社式を思い出し、自分の心に残った話ってどんなものだとろうと考えてみました。「意外性がある話」もしくは「その時の自分の心情に当てはまる話」のどちらかだったなぁと感じています。

「その時の自分の心情に当てはまる話」というのは人の気持がよく読める方でないと難しいので私には難易度が高すぎるなと思いました。ということでこれ以上考える時間はムダだと思ったという話です。

決して後輩へメッセージを送るのがムダな時間だと思った訳ではありません。

以上言い訳でしたw 

来年も新卒が入れば「あいうえお作文」作ります！ 　では〜。