NotionのGallery Viewを活用したOKRのWin-Sessionの可能性

GLOBISではプロダクト開発をスクラムで行っています。

今まではスプリント終了後にスクラムガイドラインに沿ってレトロスペクティブを行って終了でしたが、最近OKRが組織に導入されたこともあり、OKRの取り組みで重要とされるWin-sessionをチームで初めておこないました。

その際に、チームの実績が残りかつWin-sessionでも活用出来る(セッション時に映える)ものとしてチームのポートフォリオを作成しました。
意外とチームでも好評だったのでご紹介したいと思います。

Win-sessionを知らない方もいると思うので、詳しく見て行きましょう。

Win-sessionとは？

Win-sessionとは言葉の通り日本語にすると「勝者のセッション」となりその言葉にはこのような意味合いが込められています。

OKR達成に向けて成果を出し続けることによって特別な勝者のチームに属しているような気分になれ、共有できるものをつくることが、チームにとっての楽しみになる(勝利を求めるようになる)　

通常は週の終わり(金曜日)の夕方に開催され、会社が従業員の好きな食べ物や飲み物を提供し出される飲食物は、お酒や甘いものが一般的とされています。

チームや自分の成果に乾杯って感じですね🍺
(コロナ禍では実際に対面で行うのは難しいと思うので、UbarEatsやChompy、Woltなどを活用するのもいいですね！)

Win-sessionにおいて大事なのは、どんなに小さな進捗でも発表し、他人はそれを褒めること。
例えば..
エンジニアならコード、営業なら成約に至った顧客、デザイナーならモックを成果として紹介するなどがあります。

また、OKRの著者クリスティーナ・ウォドキーも本の中でこのように述べています。

OKRの達成は無理ではないか、と思ってしまうような厳しい週でも、金曜日の〝ウィン・セッション〟（と名づけられた）が、チャレンジを続ける希望になる。士気を上げる効果は絶大だった。誰もが金曜日に発表できる成果を求め、１週間がんばって働く。まるで、会社全体が魔法に包まれたかのようだった。

このようにWin-sessionはOKRの運用でも重要な役割を果たすものとなっています。
この他にもう１つ大事なCheck-in meetingといったものがあり、これは主に週のはじめにチームの進捗確認を行うもので、最優先で動くべきことや健康度合いをチェックするものになります。

覚え方としては...
Win-session：週の最後にお互いの成果を称え合うもの
Check-in meeting：週のはじめにチームの進捗や状態を確認するもの
といった覚え方で良いと思います。

Win-sessionを実施する5つのメリット

 1.目標が達成できない中でも従業員のモチベーションを維持できる
OKRにおいて設定される目標や成果指標は、達成度が60~70%ぐらいが理想です。言いかえれば日々の進捗は、達成しなくて当たり前、「できなかったこと」が多くて当たり前なのです。
ウィンセッションは進捗(日々の成果)、つまり「できたこと」に注目し、進捗を互いに褒め合うことで自分の成果に対する肯定感が増すため、モチベーション維持が期待できるのです。

 2.従業員が進捗を出すのが楽しみになる
人は褒められると嬉しいものです。
ウィンセッションが楽しくなれば、その準備として進捗を出すのも楽しくなります。

3.メンバーが自分や自分のチームでは気づけなかった改善点に気づける
自分では難問だと思っていることが、他人にとっても難しいとは限りません。つまり自分や自分のチームが抱えている問題が、他の知見を持ったチームや人であれば簡単に解決できる可能性もあるのです。
自分の問題を他者と共有するきっかけとしても、ウィンセッションは機能します。

 4.会社が従業員に感謝する機会が生まれる
普段の業務の中では、会社が従業員の労をねぎらう、あるいは従業員に感謝する機会はあまりありません。これに関してウィンセッションはまさに、言葉やビールなどで会社が従業員に感謝の意を示す機会になります。

 5.従業員のエンゲージメント向上につながる
前述の通りウィンセッションは、言葉や飲み物などで会社が従業員に感謝する機会です。
そして感謝されることで、従業員は会社への貢献感と「自分の仕事を見てくれている人がいる」という実感を得ることができます。
つまり「会社にいる意義」を従業員が知ることができるため、従業員それぞれのエンゲージメント向上が期待できるのです。

(今回は、チーム内でのWin-sessionなので6に関しては会社ではなくチームメンバー同士で感謝するという内容に変更して行いました。)

開発チームでのWin-sessionの進め方

今回の開発チームWin-sessionでは以下の「目的」や「約束ごと」「アジェンダ」を基に進められました。

目的
・成果共有をしてOKR達成への進捗を確かめる
・成果共有をすることでチームメンバーの見えなかった動きや価値貢献、苦労を知る
・成果を発表して褒め称え合うことでモチベーションを向上させる
・リモートで減りがちなコミュニケーションを増やす

約束ごと
・ 責任追及や叱責をしないこと！ 全員で協力してポジティブな場にしましょう
・ Win-sessionの準備は30分未満にすること (稼働時間が減ると勝利できないため)

アジェンダ
1. 乾杯 (アイスブレイク)
2. ウィンセッションリーダーの決定
3. OKRの確認
4. 「OKR達成に向けて生み出した成果物たち」の発表
5. 「ユーザの声」の共有
6. クロージング (拍手＆解散)

発表する成果物の準備に関して

ここで、今回の本題です。
このようにWin-sessionではお互いの成果を共有・確認し、称え合うことを目的としていますが、ソースコードやデザインモックの共有は30分では収まり切らない可能性があります(共有項目の量による)。
そこで、振り返りも兼ねてNotionのGallery Viewを活用し、概要と成果内容を事前にまとめておくことで、共有時間を短くすることが出来る他に様々なメリットがあります。(デメリットもある)

↓実際に作成したもの

 NotionのGallery Viewを使うメリット

・概要と成果物のみにすることで共有時間が短くなる
・チームの実績として振り返りがしやすくなる(Portfolioとしての機能)
・事業全体やチームをまたいだ共有会などで、何をしたかやどのような実績(成果物)を出したかが共有しやすくなる
・新しくチームに入った人に経緯やチームでの取り組みを共有しやすくなる

NotionのGallery Viewを使うデメリット

・ Notionの成果物の管理運用する必要がある
・必須ではないがデザイナーに表紙作成をお願いすることがある

NotionのGallery Viewを活用したOKRのWin-Sessionやった成果

Win-session後にチーム内でアンケートした結果、内容が盛りだくさんだったからか初回としては良い結果になりました。
↓詳細の結果はこちら....

今後、運用方法も含め盛り下がらないようにしていきたいところではありますが、Notionを使うことでチームの誰もが編集できチームの実績として視覚的にも良い印象を与えられるという点ではかなり可能性を感じられました。

ぜひ、OKRを導入している組織ではWin-sessionでこのNotionの機能を利用してみてください。
また、スクラムを導入しているのであればチーム間共有やチームの実績としても残しやすいまとめ方だと思うので是非つかってみてください！