Slackワークフローで効率化するデザイン制作プロセス
こんにちは、noteのコミュニケーションデザインチームで働いているデザイナーのiguchiです。組織が変更され、noteのプロダクト以外のビジュアルデザインやブランディング面を担当していたメンバーが「コミュニケーションデザイン」いわゆる「コムデ」というチームで本格的に動き始めたのは最近です。チームはCDO、イラストレーター1人、デザイナー1人の3人で構成されています。
少人数体制デザインチームの生産性を高める、自動化ワークフロー
インハウスデザインチームは、社内ならではの問題に多く直面します。今回は、少人数のチームで、自分たちの課題に向き合いつつ、社内にある多くの要望に答えるための方法として導入している「作業フロー」について紹介します。少人数体制チームの参考になれば幸いです。
ワークフローのねらいと目的
社内デザイナーの能力とリソースを最大限に活用して事業を進めるために、すばやく外部パートナーに依頼することができるようにする。
各部署が高品質なものを迅速に作成できるようにするために、デザインの費用を把握し、マネージャーがROI（投資収益率）を判断できるようにする。
デザイン業務を最適化する必要性
わたしたちは、少人数のチームで、多くのプロジェクトを解決する必要があります。デザイン作業を効率化するためには、チームの力を上手に活用し、かつ外部パートナーと協力することが課題解決には必要になります。
ワークフローを制作プロセスに組み込むことで、品質の高いプロジェクトをすばやく完成させ、デザインにかかる費用や投資の成果を明確にします。また、デザイナーでない人たちもデザインを活用してアウトカムを生み出せることを目指します。
デザイナー自身もリソースを上手く調整することで、新しいアイデアや中長期的な課題に取り組む時間をつくり出すことができます。
Slackワークフロー導入の効果
Slackワークフローはプロジェクトに関わるメンバーのコミュニケーションを自動化し、依頼者と社内外のデザイナーとの連携をしやすくします。これにより、デザインに関するやり取りを社内の非デザイナーと外部のデザイナーが直接行うことができ、コミュニケーションの労力を減らすことができます。
Slackワークフローを使った業務の全体像と流れ
依頼者はSlackのワークフローを実行し、botからくる質問事項に答えることで、関係者に連絡が飛び、プロジェクトが進んでいきます。
ワークフローの流れ
１.
依頼者：Slackワークフローを実行し、ポップアップで出てくる質問に答える
２.
依頼者：botからDMがいく
コムデ：対象チャンネルにbotからワークフローが流れたことが投稿される。コムデメンバーは、社内か社外制作かを判断するための質問を考慮・判断し、社外制作と判断した場合、実行ボタンを押す
３.
依頼者：botから指示が飛んでくる
社内制作の場合：コムデと制作開始
社外制作の場合：外部と見積開始、質問フォームに返答し、ステートメントシートを用意する
４.
外部パートナーとの共有Slackチャンネルでコミュニケーション開始
bot：チャンネルにワークフロー開始と見積開始の投稿
依頼者＆外部パートナーデザイナー：見積開始し、制作に入る
SlackワークフローのHow to
実際の作り方ですが、前任者がつくってくれていたワークフローをベースにつくっていきました
Slackサイドバー「…」→その他→自動化
ワークフロービルダー
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テスト
完成
Slackワークフローについて詳しく知りたい場合は、公式のつくりかたを参照ください
zapierと連携し、スプシに情報を貯める
ワークフローができたら、自動でスプレットシートに情報が溜まっていくようにするためにzapierを入れます。
スプレットシートでの案件管理
自動で稼働時間、料金がカウントできるようなシートをつくり、管理、把握するための工数を削減します
成果と実感
このワークフローを利用することで、たくさんの案件の稼働時間を短縮することができました。チームは社内のリソースを効果的に活用し、より戦略的な業務に集中できるようになり、小規模なチームでも効率的に活動するための土台のひとつになりました。また、適切に予算を使うことで、高品質なデザインを作り上げ、ビジネスに良い結果を生み出すことにもつながっています。
まとめ
このワークフローを使いながらカイゼンを進め、よりよいアウトカムにつなげていきたいです。自動化ができるワークフローは、デザインのプロセス効率化につながり、チームやメンバーの成長可能性を広げてくれます。自動化のツールを導入することで、バリューを発揮した行動を助け、わたしたちの目指すミッションを実現するための一助になればと思います。
また、この方法は他のチームでも応用できると思うので、小規模チームの参考になれば幸いです。
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