終了した契約の契約書は、すぐに破棄してもいいの？【弁護士が解説】
皆さま、こんにちは。
弁護士をしております、中野秀俊と申します。
今日のテーマですけれども、「終了した契約の契約書はすぐに破棄してもよいの？」というお話をしたいと思います。
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契約書は保管する義務があるの？
「契約書は保管する義務があるの？」というご質問を受けることが多いのでお答えしたいと思います。
契約書は保管する必要があるのかというと、契約期間中は何があるかわからないので当然ですが保管しておいてください。紛争した場合には証拠にもなるうえに経理上も必要だと思うので保管が必要です。では、契約終了後はどうなのかというと、保管期間は法律で決まっています。
契約書の保管期間は主に税務上の話かと思います。税務上で税金の処理をする場合に、たとえば業務委託料として数百万円を支払ったとします。税務調査が来て「これは何の取引ですか？」と聞かれたときに契約書や請求書がないと税務処理が認められません。
契約書の保管期間は？
税務処理に必要な保管期間として税務上は契約終了後7年間とされています。ですので、最低でも7年間は保管しなければいけません。また会社法上、事業に関する重要な資料は10年間保管するようにという規定があります。税務上の場合は契約書がなければ税務処理ができず否認される可能性もあるので、最低でも7年、可能であれば10年は保管しておいた方がよいでしょう。
さらに雇用保険や年金などの社会保険に関する書類は2年、領収書関係は7年の保管が規定されています。また、領収書をPDFにしたものやウェブ上の契約などの電子取引の取引情報も7年はデータを残しておくようにいわれているので、書面はきちんと残しておきましょう。
後からないとなると罰則や税金であれば追徴課税の可能性もあります。しっかりと調べていただき、残すものは残すことが非常に重要になります。
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