「言われたことをやる」のもう一段階上に行こう

会社員だと、提案書や議事録の作成、会議招集や調べ物など、上司や顧客から頼まれることが多くあると思います。

そういった場面で個人的に重要だと思うのは、そのまま依頼を受けるのではなく、深掘りすることだと考えています。

何故かと言うと、依頼を受ける側にとって大事なのは、依頼してくる側の期待に正しく応えることだからです。

深掘りすることで、相手が望んでいる成果物の解像度を上げ、相手の期待に応える正しい成果物を届けることができます。

深掘って聞く内容は、5W1Hでカバーしておくと漏れがないと思います。

例えば、上司から顧客への提案書の作成を依頼された場合、以下のように確認をします。

• 目的は？（資料を見てもらい、相手にどう行動してもらいたいのか）

• 誰に向けて？（資料を見る人は誰？）

• 何を？（何を提案したい、またはするべきなのか？）

• いつまでに？（顧客への提出日が◯月◯日なので、50％の骨組みをいつまで、上司との最終確認をいつまで等、逆算して設定）

上記項目の合意を取っておけば、ギリギリになってゼロからやり直しということもありませんし、予め不明点を確認してから進めるというのは、99％のケースで上司の高評価に繋がります。

こう思うに至った背景は、新卒で入社した会社での出来事がきっかけです。

社会人1年目の時、上司の持つ顧客への提案書を任されたことがありました。

ただ、その時の指示が曖昧で、「来週までに◯◯の製品紹介資料を作っておいて」とだけ言われ、丸投げされてしまったのです。（お前がやれよという内心の本音）

その時は素直に、どういった資料を用意するべきか見当もつかなかったので、作成に取り掛かる前に上司を捕まえ、質問しました。

厳しい上司でしたので、そんなことも分からないのかと怒られそうで不安でしたが、「分からないことをちゃんと事前確認することはとても良いことだ」と褒めてもらえました。

それ以来、自分のためにも、相手のためにも、相手の依頼を正しく理解し、期待に応えるべく、深掘りをしっかりと行うようになりました。