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【GOWお仕事図鑑】加工事務編

工場や営業部門と連携し、情報の伝達や事務処理を行う「加工事務」は、GOWグループ(以下、GOW)の生産活動を円滑に進める上で欠かせない存在です。今回は、GOWに入社して14年目、長きにわたり加工事務員として現場を支えてきた瀬戸口浩美さんに、加工事務の役割から具体的な業務、GOWという会社の魅力まで、お話を伺いました。

GOWの円滑な生産活動を支える、工場全体の調整役

――瀬戸口さんは、今年で14年目とうかがいました。GOWにはどのような経緯で入社されたのですか。

私はもともと鹿児島の垂水出身なのですが、GOWに入社する前は名古屋で約8年ほど冠婚葬祭関連の事務をしていました。「やっぱり親元で暮らしたいな」という気持ちや垂水を恋しく思う気持ちから地元に帰り、知り合いの紹介でGOWに入社したんです。

――加工一課部門(外班)の重信さんは、ご兄弟だそうですね。

はい。私が先に入って、兄を紹介しました。GOWでは力仕事が多々ありますが、その点では兄は貢献できるんじゃないかと思って(笑)。

――重信さんは「社内一の力持ち」だと、先日の外班の取材でうかがいました! 瀬戸口さんが担当されている「加工事務」は、どのようなお仕事なのですか。

私たち加工事務は、営業部門や工場と連携して、必要な情報の伝達や事務処理を行うことが主な仕事です。現在では事務作業の大部分はシステム化されていて、営業部門とは「受注システム」、工場とは「ピッキングシステム」でつながっています。

GOWの営業の皆さんは、お客さまからの注文を受けると、その情報を受注システムに入力します。この情報は午後一時に自動的にピッキングシステムに反映され、それをもとに工場で加工や尾数の計量を行い、出荷するという流れです。

一部のお客さまはFAXで発注書を送ってこられるため、それらの情報をピッキングシステムに入力するのは私たちの仕事です。また、工場での出荷が完了したら、こちらで加工明細や納品書の発行を行います。

このような仕事を、14年目になる私と11年目の中濵さん、8年目の波多江さんの3人で回しています。

抜群のチームワークで仕事を進める瀬戸口さんと中濵さん

システム化により、事務作業はより効率的に

――加工事務の仕事は、営業部門や工場との密接な連携が求められるのですね。 瀬戸口さんの一日の業務スケジュールは、どのような流れなのですか。

工場は早朝から稼働するので、お客さまのオーダーの追加やキャンセル、変更などに迅速に対応するため、私たちも早めに出社する必要があります。業務は8時ごろから本格的にスタートし、午前中は発注書の処理などを行います。午後は前日の加工明細の作成のほか、当日加工したブリの尾数合わせや翌日の加工準備などを行い、5時半ごろに業務を終了します。

――瀬戸口さんの入社当時と比べると、業務内容やオペレーションは変化してきたのでしょうか。

現在のシステムが導入されたのは、9年ほど前のことです。ですから、私が入社した当初は手入力の作業がたくさんありました。例えば、出荷重量などを記載した加工明細をつくる際、現在ではピッキングシステムからデータを吸い上げられますが、当時は違っていました。工場が出してくれる、魚の重量を記載した長いレシート状の「ジャーナル」を見ながら、一尾ごとの重量をエクセルに手入力していたんです。当時は今ほど一日当たりの加工尾数は多くありませんでしたが、数百尾の数字を手入力するのはなかなか大変でしたね(笑)。入社当時は帰宅が深夜になることも珍しくなかったので、当時と比べると、今は「こんなに早く帰れるのか!」と思います。

――システムの導入で、現場の作業は大きく効率化したのですね。とはいえ、先ほどのお話だと、まだFAXが使用されているのですね。

ウェブによる受注システムをつくっているものの、現在もFAXで注文されるお客さまが多くいらっしゃいます。FAXをなくすためには、お客さまにFAX送信にかわって受注システムにオーダー情報を入力していただく必要がありますが、まだ普及しきれていない状況ですね。

FAXでご注文いただいた場合、内容をピッキングシステムに入力するだけでなく、押印した受注確認書をFAX送信する必要があります。一方、ウェブ受注であれば、受注確認メールが自動送信されます。今後、ウェブ受注が軌道にのれば、事務作業がさらに効率化できると思います。

変わり続ける会社の中で、自らの役割を果たす

――加工事務の仕事を円滑に進めるために、心掛けていることなどはありますか。

加工事務は「加工」があっての仕事なので、工場第一。「どのようにすれば工場の人たちが作業をしやすくなるのか」を常に考えるようにしています。また、現場の皆さんとのコミュニケーションも大切です。例えば、「魚のサイズが大きいから、入り数を8枚から6枚にしてください」「魚が入りきらないので、一回り大きい箱に入れます」等、細かな内容にいたるまで、工場長をはじめとする現場の皆さんと密にコミュニケーションをとりながら仕事を進めています。

――入社されてから現在までの仕事を振り返って、印象的だったことはありますか。

印象的なことといえば、会社が増えたことでしょうか。GOWに入社してから、いつの間にかアクアブルーができて、鹿児島水産ができて、IMPが加わって。「今度は何ができるんだろう」と楽しみです(笑)。

――会社が大きくなることで、仕事のフローや負荷も変わってくるかと思いますが、対応が大変なことはないですか。

その時に応じてそれに対応できる方が入ってきているので、適材適所が実現できているように思います。例えば、輸出関係であれば英語が堪能な古田さんがいらっしゃいますし。ほかの部署もそれぞれ適任者が活躍されているので、単純に「すごい!」と思います。

「人が優しい」ことが、GOWで働き続ける理由

――瀬戸口さんが思うGOWの魅力とは、どのようなところでしょうか。

働いている皆さんの人柄がとても良い、という点ですね。入社した当時も、それまで経験した会社では考えられないほど先輩方が優しく、親しみやすかったのを記憶しています。特に、当時は工場長だった椎原専務には親切に指導いただきました。今も、専務や社長には大変お世話になっていますし、工場の皆さんにもよくしていただいています。

私はGOWに社員として入社して、結婚・出産を経て一度パートになり、子育てがひと段落してまた社員に戻してもらったという経緯があります。なぜこの会社でこのように長く働き続けているのかといえば、「人が優しくて働きやすい」ことが一番の理由ですね。

――素晴らしいですね! 一方で、まだGOWに入社したばかりの方は、ベテラン社員の皆さんに対して緊張してしまう部分もあるかもしれません。

新しい方は、最初は壁を感じてしまうこともあるかもしれませんね。歩み寄るまで、少し時間がかかったり。私は人見知りなので、一度話をしてちょっと歩み寄れれば冗談も言えたりするんですが、新人の方には少し警戒されているかもしれません(笑)。でも、私自身、皆と平等に仲良くなりたいと思っていますし、職場はぎくしゃくしているより和気あいあいとしているほうがいいですから、できるだけ楽しい職場にしたいですね!

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