システム開発会社の社長が選ぶ、業務を効率化させるWebツール4選
僕は効率化と新しいものが大好きです。「Webツールはとにかく一度使ってみる」スタンスで、自分の仕事に合ったよりよいツールを日々探しています。
また、すでに広く知られているツールでも気に入ったものであれば使い続けます。中には「チャットなら『Slack』」と、僕の中で殿堂入りを果たしたものも。このカテゴリーではもう新しいツールを探す必要がないという状態です。
グッドローカルはシステム開発の会社なので、プロジェクトを効率的に進めるためにもWebツールの活用は欠かせません。いつかは「日程管理ツールならこれ」「Web会議ツールならこれ」と、業務で必要な全カテゴリーにおいて殿堂入りを決めていきたいと考えています。
そこで今回は、現時点で人におすすめしたいほど気に入っているWebツールを4つ紹介します。取り上げるものは一長一短の「短」があっても使いたいものばかりです。
受発注管理ツール「board」
「board（ボード）」は、見積もりや請求などバックオフィス業務を管理・効率化できるクラウドサービスです。
システムの受託開発を手掛けるヴェルク株式会社が開発しており、クライアントワークがメインの僕からすると、思わず「分かってるなー！」と言いたくなるほど使いやすい！
一番のポイントは、「案件」を軸にサービス設計されていることです。
多くの受発注管理ツールは見積書や請求書といった「書類」を軸につくられていて、一つの案件に複数の請求が発生する受託開発の業務には向いていませんでした。
「board」は受注・発注から請求までを「案件」単位で管理するので、必要な情報が探しやすい。損益分析も案件ごとに行えます。
二つ目のポイントは、定額請求を設定できること。
どの会社にも定期的に発生する支払いがあると思いますが、その度に請求書を作成するのは効率が悪いです。特にグッドローカルのような一人会社では、ちょっとした事務作業の積み重ねが本業を圧迫しかねません。
「board」は請求するタイミングをあらかじめ設定できるので、一度入力したらあとは自動で処理が進みます。
会計ソフトと連携させれば、入力の二度手間も発生しません。また「Slack」の複数チャンネルに接続できるため、必要なチャンネルに未請求・未払いのリマインドやアラートを通知することができます。
在庫を持たず、お客さんからの発注で案件が動き出す事業の場合には、間違いなく使い勝手のよいサービスだと断言できます。
ガントチャートツール「Instagantt」
「Instagantt（インスタガント）」は、WBS（Work Breakdown Structure）作成に必要な機能が揃った、シンプルなデザインが魅力のガントチャートツール。
日本語での表示・入力はできるものの、サービス自体は日本語化されていないので少し不便に感じる部分もあります。ただ、その点を我慢してでも使い続けたいと思えるおすすめのツールです。
「Instagantt」の最も好きなところは、直感的な操作ができること。
ドラッグ・アンド・ドロップでガントチャートを作成できるので、ほんの数秒で一つのタスクを入力できます。
「作成したタスクのスケジュールを2日ずらしたい」場合も、ボード上のスケジュールを移動させるだけなので簡単です。
大きなプロジェクトではスケジュールの微調整がよく起こります。その度にタスクの「開始日」や「期日」を一つひとつ入力し直すのは面倒です。いかに直感的に使えるかが、ガントチャートツールを選ぶ上での基準になっています。
また、外部との共有方法も重要です。
「Instagantt」は、プロジェクト管理ツール「Asana」と連動しています。利用するには「Asana」のアカウントが必要ですが、閲覧用のURLを作成すれば非「Asana」ユーザーにも特定のガントチャートを送れます。
相手はURLにアクセスするだけで最新のスケジュールを確認できるので、修正する度にエクセルやPDFを送り直す手間がありません。
シンプルなUIも僕好みです。
僕は「おしゃれすぎ」なツールは使いづらいと感じています。もちろん、UIがあまりにも格好悪いと使う気にならないのですが、機能以上にデザイン性が目立つとかえって作業の邪魔になると思っています。
例えば、ボタンの角に丸みがついていたり、陰がかかっていたりなど。ボタンを押しやすくする、枠を認識しやすくする狙いがないのなら、その演出は不要なものです。「Instagantt」の画面デザインは決しておしゃれではないですが、シンプルかつ必要十分な機能が揃っている点が気に入っています。
Web会議ツール「Around」
「Around（アラウンド）」は、現在グッドローカルで実験的に導入しているWeb会議ツールです。「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」などの代表的なWeb会議ツールと比較すると、UI/UXに特徴があります。
一般的なWeb会議ツールでは、参加者の映像が四角く表示されます。画面に映る範囲が広いので、バーチャルな背景に切り替えたり、背景をぼかしたりする人も多いのではないでしょうか。
一方「Around」では、参加者の映像は円形にトリミングされるので映り込みを気にする必要がありません。人の顔を認識して追従する機能があり、円形の枠を気にしなくてもきちんと表示されます。
この映り方によって、他のWeb会議ツールでは見かけない会議風景が生まれます。
中でも面白いのは「Campfire Mode」という表示形式。参加者のアイコンが、キャンプファイヤーを囲むように表示されるものです。話している人だけでなく、参加者全員が主役になれる、全員が当事者意識を持って会議に臨めるUIだと思います。
見た目のユニークさに目が行きがちですが、実は音声へのこだわりも強いのです。音量の自動調整や、周囲の環境音を抑制する機能もついています。またハウリングを防止する独自の技術が実装されていて、話し声が聞き取りやすいのも特徴です。
そして、僕が一番気に入っているのが「Notes」という議事録の機能。
「Notes」は共同編集ができるため、全員で議事録を確認しながら会議を進められます。会議が終わると、作成した議事録が参加者全員にメールで送信される仕組みになっていて共有もスムーズ。一つのツールでWeb会議と議事録が完結する、最近イチオシのWeb会議ツールです。
日程調整ツール「Spir」
「Spir（スピア）」はシンプルな日程調整ツールです。正直、もっと早く使いたかった！
「Spir」の使いやすさは、カレンダー式のUIに集約されます。
これまでの日程調整ツールでは、候補日を選ぶ画面と自分のカレンダーを見比べる必要がありましたが、「Spir」ではこうした工数が削減されます。
「Google カレンダー」やOffice 365のカレンダーに連動しているので、候補日を選択する側は、自分のカレンダーから日程を選択可能。日頃から慣れ親しんだカレンダーのため、使い方のガイドがなくても直感的に操作できるはずです。
「Spir」の導入によって時間と労力が大幅に減りました。そもそも業務の効率化が目的なのに、そのツールを使うために時間を要するのでは本末転倒です。僕はこの「学習コスト」が限りなくゼロであるほどよいツールだと考えます。
特定の相手に候補日を送ることはもちろん、こちらのスケジュールの空き状況をURLで送る「公開URL」など、複数の相手と候補日程を共有しやすいのも特徴です。調整相手は「Spir」に登録する必要がなく、名前とメールアドレスを入力するだけで済むのも使いやすい点だと言えます。
最近はオンラインの打ち合わせが増えていますが、「Spir」はWeb会議にもうってつけです。
カレンダー登録時に「Zoom」や「Google Meet」などのWeb会議ツールを選択すれば、自動的にWeb会議のURLが発行され、参加者に連絡されるようになっています。会議や打ち合わせの度にURLを発行したり、チャットやメールで連絡したりする手間から解放されます。
さて、ここまで「Spir」の使いやすさを語ってきたのですが、先日Googleが発表した「Google Workspace Individual」も、まさに僕が求める日程調整ツールそのものでした。
こうしておすすめを紹介している最中にも新たなサービスが発表されるので、新しいもの好きの僕としては楽しみが尽きることはなさそうです。この記事を読んで、もし「このツールもおすすめですよ！」とひらめいた方がいたらぜひ教えてください！
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