頭を抱えていませんか。「レポート」の悩みから脱出！基本と8つのポイント（初級編）

レポートで大事なのは、”目的を見失っていないか”、”データに基づいた深堀りした根拠あるもの”になっているか、”相手が見て分かりやすく見やすいもの”になっているか‥など様々あります。

今レポート作成でお悩みの方（初めて挑戦する方や苦手意識がある方など）に、自分の経験も踏まえてコツやポイントをシェアできればと思います。

レポート作成の考え方

・書いて提出するまでが終わりという感覚になっていませんか？
・慣れてきて代り映えのない内容になっていませんか？
・「指摘を受けないように」という気持ちだけで書いていませんか？

当てはまった方は思い出してください。
忘れてはいけないことは「目的」です。

自分自身の経験を言うと、「指摘を受けないように‥」という意識だけで対応している時期がありました。
→この意識も大事ではありますが、ここを意識しすぎると本来の目的が抜けてしまいます。

「なんのためにレポートを書いているか」

今一度思い出しましょう💡
数字の報告をする以外に下記のような目的もあると思います。

『・クライアントにより良い提案をしたいため
　・課題を発見し改善するため
　・成果を出してクライアントに喜んでもらいたいため 』
などなど。

”数値”自体はインサイトなどのツールやレポートのグラフなどを見ればクライアントも分かることなので、その数値から「どんな課題」が見えてきて、「どうすれば改善」できるのか、「どのように支援していけばよいか」を考え提供していくことを意識することが大事になります。

日々運用や支援をしていることの結果報告のほか、より良いアカウントにしていくためにPDCAを考えるきっかけにするのがレポートなので、”レポート作成単体”で考えてはいけません。

「KGI／KPI」は把握していますか💡

・目標を明確にする
・指標とする数値は設定されていますか？
・なんのために運用をしているのか
→これらが曖昧な場合は一度しっかり確認しましょう！

レポートにもKPIに対する達成度などを記載し、クライアントと成果を追うようにしましょう。 必要であれば、KPIを見直すのも良いと思います。

示唆を書く際の8つのポイント

「分析」
①着目
数字の上がり下がりなど、まずは明らかに変化のあった箇所に目をつける。
②調査
①で見つけた数値に関して、あらゆる手段を用いてどうして変化があったか調べる。
　（手段例）
　→過去のレポート
　→競合他社
　→社内（チーム内だけではなく、社内の他案件など）
など
③比較
前月、半年前、去年の今、同様の投稿があった月、など比較をして共通点がないか探す。
④根拠
文章以外に、数字やキャプチャなどでエビデンスを貼り、根拠を明確にする。

”数字”での根拠
例）〇月〇日に〇件の〇〇があったため
例）〇月〇日に〇〇に関する記事がでていたため（※URL）

”キャプチャ”などでの根拠
当月との比較として、前月のデータや投稿のキャプチャを貼る。

”アルゴリズム”での根拠
気づかないうちに変わっていることがあるため、アルゴリズムに変化がないか随時確認することをオススメします。

！自分の頭の中で分かっていても、それをレポートに上手く載せないと「説得」に欠けてしまうこともある。そのためには特に「根拠」が大事！

「文章」
⑥結論
後回しにすると結局何が言いたいのかわかりにくくなる。できるだけ冒頭に結論を書き、そのあとに簡潔にその根拠を説明する。
⑦簡潔
長いと結局何が言いたいか伝わりにくい。重複した言葉、似たような言い回しは削除して伝わりやすく。
⑧体裁
最終チェックで全体的に「てにをは」「表記ゆれ」やキャプチャなどの細かな「ズレ」がないか見直す。例えば、グラフなどのキャプチャが縦や横に不自然に伸びていたりすると雑に見えてしまいますよね。

！簡潔を心がけると自ずと結論が先にくるはず。せっかく分析したものがチープに見られては残念なので、丁寧なレポートにすることを忘れない！

プラスαを心がけるとなおよし

例えば、「極端にENGの良い投稿があった場合、その投稿だけをピックアップした分析結果も補足で追加」する等、毎月でなくて良いので、いつものレポートの他に追加で何かを提供するのも良いと思います。

上記は一例ですが、”クライアントが気になるであろう内容”や、”改善に役立つような内容”などを追加で分析して報告することで「一緒に伴走してくれている」「この人にお願いすれば安心」といった、信頼関係の構築にも繋がると思います。

もちろん極端に悪い数値もスルーはせず、次はどう改善するべきか対策を考えることも大事です。ただ、極端に低くない場合はあえてそこをネガティブに深掘りせず良い数値にフォーカスした方が読み手の感じ方としては心象が良いかと私は思います。

セルフチェックのコツ

最後に”セルフチェック”ですが、経験上、数時間または1日程度置いて新たな気持ちでチェックする方が、違和感に気づきやすいです。”レポート作成脳”のままだと”チェック脳”になっていないので客観的に見れないため、チェックが苦手な方はぜひ試してみてください。

自分自身の経験も思い出しながらシェアさせていただきました。
少しでも今後のレポート作成、示唆書きのお役に立てれば幸いです！
参考になりましたら「スキ」ボタンで応援していただけると大変励みになります！
お読みいただきありがとうございました。