"リモートワークを円滑にする"全社コミュニケーション施策

初めまして。
株式会社HousmartのCorporateを担当しております、太刀川と申します。

普段は、経理・労務・総務等のCorporate業務を行っていますが、全社向けイベントの企画・運営も担当しています。

私は、Housmartに入社してかれこれ5年ほどになりますが、思い返すと様々なイベントを企画してきたなー、と思います。
社員旅行、忘年会・新年会、月1定例飲み会、社員交流ランチ会、納会、キックオフイベント、そして全社コミュニケーション促進施策、等々…。

今回はその中でも、自身が当初から携わっている「Monthly MTG」をご紹介させていただきます！（私が一番愛着のある全社コミュニケーション促進施策です）

Monthly MTGとは

毎月月初の月曜に社員全員参加で実施している月1の定例MTGです。（以下Monthly）

本MTGの目的は、「メンバー同士のコミュニケーションを活発化し理解を深めること」と置いています。

Monthlyのアジェンダは下記です。​

1.　今月注力する施策の発表（各グループごと）
2.　先月末のキャッシュ残高の共有（代表から）
3.　コミュニケーション施策（全社員参加）

内容のブラッシュアップを続けた結果、今の形となりました。

コミュニケーション施策内容の詳細は後述しますが、まずは今の形に行き着いた変遷を簡単にご紹介します！

コロナ前のMonthly（オフライン実施）

今の形と最も異なる点は、会社の数字共有に内容を全振りしていたことです。
ということで、メンバー同士でコミュニケーションを取れる場は皆無でした。

当時のアジェンダは下記です。

1.　前月の数字振り返り（代表から）
2.　先月末のキャッシュ残高の共有（代表から）
3.　前月振り返りと今月のTry、各グループメンバー動きの共有（各グループごと）
4.　全社に向けてのメッセージ（代表から）

アジェンダから見てとれるように、当時は会社から全社に向けてのメッセージ発信の場としてMonthlyを設計していました。

メンバー同士でコミュニケーションを取れる場はなかったものの、ただ一点、グループメンバーの動きについては各マネージャーから共有してもらっていたため、最低限のメンバー同士の理解には一役買っていたのではないかと思います。

（グループメンバーの動きのスライド一例）

また、当時は飲み会やランチ会を月1の定例で実施し、メンバー同士の交流の場はそちらで担保していました。

コロナ禍のMonthly（オンライン実施）

コロナ禍に突入し、Housmartもリモート勤務に切り替わったことで、コミュニケーション課題が露呈するようになりました。
（飲み会って大事な交流の場だったんだな、と改めて痛感…）

とは言え、グループ内のコミュニケーションは業務上の繋がりがあるため概ね問題なし。
が、横・縦・斜めのつながりがどうしても希薄化してしまう問題に、Housmartも直面することになります。

このコミュニケーション課題の解決に向けて、割とライトに施策を打てそうだよね、と挙がったのがこのMonthyでした。

Monthlyの目的を、「数字の共有」から「メンバー同士のコミュニケーションを活発化し理解を深めること」へアップデートし、一から企画することになりました。

コミュニケーション施策 Ver.1

再掲になりますが、現在のMonthlyのアジェンダは下記です。

1.　今月注力する施策の発表（各グループごと）
2.　先月末のキャッシュ残高の共有（代表から）
3.　コミュニケーション施策（全社員参加）

新たに企画するにあたり、意識したことは一点のみ。
限られた時間の中で、メンバー同士が効率的かつ良質なコミュニケーションを取れるように設計することです。

まずは、1と2の発表時間を最小限に縮小し、3に多くの時間を割けるように設計しました。

Ver.1で企画したコミュニケーション施策は、「共有会」です。

内容は、

自身が先月行った「●●な動き（※●●＝Housmartのバリュー）」をランダムに組分けされたグループごとに発表しあい、グループ内で代表者を決定。
代表者は全体で改めて発表し、代表者全員に会社からささやかなプレゼントが贈呈される。

というもの。

Housmartのバリューについては割愛するので、代表が執筆したバリューについての記事を参照ください。

・メンバー参加型で楽しい
・他グループメンバーの動きが分かって相互理解に繋がる
等、社員からの評価も概ね好評で、半年ほど上記の方法で運営しました。

ですが、人は同じ内容を繰り返しているとすぐにマンネリ化してしまうもの。
マンネリ化による参加の自主性低下を危惧し、新たに企画したのが、Ver.2の施策です。

コミュニケーション施策 Ver.2

Ver.2の施策は、「ごちゃまぜ1on1」です。

内容は、

役職・グループ関係なく、強制的に1on1を実施。（15min×2セット）
1on1で話す内容は、自己紹介としているものの、基本的には何を話してもok。

という至ってシンプルなもの。

期待できる効果として、

1. 複数人ではなく、敢えて1on1にすることで、集中してコミュニケーションを取ることができる
2. リモートで損なわれている雑談の場の補填になる
3. 一度1on1でコミュニケーションを取っておけば、今後協業する上でコミュニケーションのとっかかりになる可能性がある

を想定していました。

そして、この「ごちゃまぜ1on1」が想像以上の反響で、引き続き現在も実施している施策になります。

（ごちゃまぜ1on1中の隠し撮り）

役職・グループ関係なく、強制的に1on1の環境を作ることで、メンバー同士の相互理解を深めることに貢献出来ている（きっかけ作りになっている）…と信じたいです。

最後に

現在のMonthlyのコミュニケーション施策は、「共有会（Ver.1）」と「ごちゃまぜ1on1（Ver.2）」を融合させた形で実施しています。

四半期ごと：共有会
四半期以外：ごちゃまぜ1on1

そして現在、鋭意新たなコミュニケーション施策を企画中です！

現状に満足せず、常に新しいことを取り入れアップデートし続けることを意識しながら（←Corporate長からのプレッシャー）、イベンターとして成長していきたいと思います…！

忙しい中参加してくれるメンバー、そして企画にいきなり巻き込んでも嫌な顔ひとつせず協力してくれるメンバーのみんなに感謝感謝の日々です。

新Monthlyに乞うご期待！

（記念に、前回のMonthlyの集合写真をここに♫）