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会議効率化のための5つの行いメモ

たぶんどこの職場でも今日からできる(はず)!会議効率化のために行っていることをメモります。

前提として、、「ミーティング」と「会議」は違うものらしいですが知ってました?

「話し合い」がメインならミーティング、「決めること」がメインなら会議だそうです。

分かりやすい記事があったので詳しくは >> こちら <<

今回書くのは「人を集めようとする時に意識していること」なので、ミーティング・会議どちらにも言えることだと思います。

会議効率化のための5つの行い

私が会議効率化のために意識してしていることは以下の5つ。

▶ カレンダーにアジェンダを書く

決定のための会議は4人、議論のための会議は6人まで

議事録のフォーマットを作る

▶︎ 5分単位で会議のゴールをつぶやく

▶ 議事録にNextActionを書く

結局「会議までに」やっておくことがほとんど。

会議が終わった時、会議前にあった問題が残っておらず、次の行動に移っていることが理想です。

1- カレンダーにアジェンダを書く

弊社はGoogleカレンダーでメンバーの時間を押さえていくので、勝手に予定を入れられる状態ですが「カレンダーにアジェンダを書く」は礼儀みたいなものだとも思っています。

また、書いてあるのと無いのとではミーティング効率に差が出ます。

自分がミーティングに入れられた側だと想像するとよく分かりますが、「何を話すか」分からないと、自分の呼ばれた意味が分からないので何も準備ができません。。

ああ、あの件か!と本人の記憶を呼び起こしておけるので、アジェンダは絶対に書いた方がいいと思います。

2- 決定のための会議は4人、議論のための会議は6人まで

集める「人」も悩みます…

会議にならないわけではありませんが、この人数以上になると非常にファシリテートしにくくなります。

該当の案件に対して意見を聞きたい人や決定権を持っている人、関わりの深い人順に集めるという感じですが、

大きな会社の場合、あまり立場や権限の差が大きくなるようなメンバーにしないことも大事かもしれません。意見出しで萎縮したり、エライ人に意見が引っ張られたりしますからね…

人数絞るのって案外難しいんですけど、大事!

3- 議事録のフォーマットを作る

議事録は、何よりもすぐ共有!をモットーにしてます。

フォーマットを作っておけばこれが容易になります。

とはいえ内容ごとに変えていますが、大体は

会議の名前 > 日時 > メンバー > アジェンダ > 議事録 > ネクストアクション欄

という感じです。

また、弊社には全社員宛に議事録を流す文化がありますが、最近は専用のSlackチャネルでメンションを付けて流すようになりました。タイトルを見て、必要だったらどの情報でも取りに行ける状態です。

気持ち的には「会議終了から5分以内に議事録を流す」くらいでやっていて、結構守れていると思います。それをすぎると会議の熱がどんどん冷めていくのでメンバーも内容を反芻しづらくなっていきます。

4- 5分単位で会議のゴールをつぶやく

自分がファシリテーターでもそうでなくても5分ごとくらいに

「今日は○○○が決まればいいんですよね…」とか

「○○○をどうするかってことですよね…」とか

ちょっと確認なんですけど…という感じでつぶやくだけ!

これは世の会議Hackにもあまりないんじゃないですかね?(笑)

スルーされる時もあるけど気にしません!

だんだん会議が混乱してきた時、このつぶやきで我に返ってくれる人が出てきます。

アジェンダをディスプレイに写して、つぶやく時にわざと拡大するとかも効果的です(笑)

5- 議事録にNextActionを書く

ネクストアクション = 誰が いつまでに 何をするか

を書く!そしてその議事録を即共有!

これが大事ですね。。

私は自分のネクストアクションが出せれば安心できるタイプなので(こら)

ここはガッツリ書きます(ちゃんと人のも書きますよ…)

自分がいつまでにこれをしたら → 次のAさんがいつまでにこれをやって → いつまでにBさんに渡す

みたいな、スケジュールも同時に立ちます。

会議はアサインから始まっている!

会議の質は、召集するメンバーのスケジュールを押さえた時点でほぼ決まるんじゃないかと思っています。

1時間話したけれど何も決まらなかった…は、

「こんな結論にしたい」という一定のゴールがミーティングを設定する人の頭の中に無い場合、起こりやすいです。

どういう結論が出れば自分は次の行動が起こしやすいか基準で考えると、だらだら会議から抜け出せるんじゃないかなーと。

常に「NextAction(次の行動)」が生まれる会議をしましょう!

以上です^^

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unilaboの時短UIデザイナー兼PM。✨プロジェクトのストレスを軽くするデザイン領域が得意なへっぽこ小走りPM✨です🏃‍♀️ 5歳3歳の2児ママ。ビビリ。音楽とビールとお祭りがすき。今日も泣けるほど幸せな1日を!