【読書記録】うまくいかない会議の特徴
おはようございます。
本日も前回に引き続き、「トップ5％リーダーの習慣」で会議についてコラムで記載されていましたので、特出しして記録に残そうと思います。
多くの社会人が社内会議について以下のような悩みを抱えていると思います。私もそのうちの一人です。
会議が多すぎる
会議をどうファシリテートすれば良いかわからない
会議が発散して決めたいことが決まらない
会議で特定の人しか発言しない
こんな悩みを抱えてながら、どうしようもないと諦めている人も多いのではないでしょうか。
社内で経験を積んで、より影響力の広い仕事を任されるようになるにつれて、どんどん会議の数は増えていっている感覚です。
ここで、一度、会議について少し整理してみようと思います。
1．会議の種別
会議の種別は、「情報共有」「アイディア出し」「意思決定」の3つの目的に集約できます。
なるほど。確かに会議は大きく上記の3つに分類できると感じました。
情報共有の会議は定例会としてチーム単位で定期的に実施されることが多いですね。ただの情報共有の会議だと、会議時間中に内職している人ばかりになってほとんど共有できていなかったり、減らす対象の会議として挙げられたりするのがこの会議かなと思います。
アイディア出しの会議は、ファシリテートをしっかりできる人が発案しなければあまり実施されることはないかなという感覚です。私が勤務している会社の開発部門では、定期的な成果報告会のアジェンダの中に業務改善ワークみたいなのがあり、ランダムにグループ分けされたメンバーで業務改善のための取り組みを考えることがあったりするので、その際にはアイディア出しが行われます。
意思決定の会議は業務の中で最も多く、会議の準備をする、会議を進める、会議を収束させる、の各段階で多くの課題があるかなといった感じです。
2．うまく行かない会議の特徴
アイディアの否定が繰り返される会議は、「アイディア出し」と「意思決定」の会議が同時に行われてしまい成果が出ないのです。
なるほど。会議の種別を整理した上で、自分でも経験したうまく行かなかった会議を振り返ると、上記の特徴が当てはまる気がします。
私自身のソフトウェア設計の話になりますが、基本設計や詳細設計を進めている時に、担当機能の仕様案のレビューを上位者に受けます。
その際に、持っていった仕様案がバシッとはまらなかった時、その場で仕様案のアイディア出しが始まってしまいます。このアイディア出しが始まると、決まって会議の時間が長引きます。また、レビューの流れでアイディア出しが始まるので、アイディアを出すのは上位者がメインとなり、レビューまでに担当者が検討してきた観点が部分的に抜けたまま話が進み、最終的には上位者が意思決定者でもあるので、自分で出して、自分が納得した案を、自分で決定するという、一方的な会議の形になります。
さらに、大体その際にパッと出で決まった案を会議後に整理すると、辻褄が合わなかったり、問題があることに気づいて自身でのアイディア出しからやり直すことになることが多いです。
この解決策として、アイディア出しの会議と意思決定の会議を分けて実施することが説明されていました。下記、引用になります。
「アイディア出し」会議は、アイディアの量にこだわります。「何かいいアイディアを出せ！」ではなく、「何でもいいからアイディアを出してみよう」と問いかけ、最初に「くだらない意見」を取り上げるのです。
そして最初の意見に対して賞賛や歓迎のコメントをすれば、参加者は「そんなアイディアでもいいのか」と思い、次々にアイディアが出るようになります。
・・・
そして「意思決定」の会議で重要なのは、決定すべき人が必ず参加し、必要最低限の人数で開催することです。
まず会議の冒頭で決め方を決めて、進めていくことで結論が出ます。
多数決なのか、投資対効果で決めるのか、実現可能性を優先すべきなのか、それとも最も上級職の人が決めるべきなのか…といったことをはじめに決めてから「意思決定会議」を進めます。
記憶に残しておかなければ！という部分を抜き出すと少し量が多くなってしまいました。。
実質アイディア出しは担当者が実施して、意思決定の会議に持ってくることが多いので、特に重要なのは後半の部分だと思います。
特に重要だと感じたことは2つあるのですが、1つ目は、意思決定者を必須出席者として、必要最低限の人数で実施することです。
参加者が多くなってしまうと、全員が理解・納得するまでディスカッションが生まれてしまうため、会議時間が長引くことに繋がるのは納得です。
理解できないまま、会議が終わってしまうならば参加する必要はないですし、反対に意思決定者でもないのにその人が納得するまでディスカッションをするのは必須ではないかなと感じます。
2つ目は、冒頭で決め方を決めることです。ここできていないことが多いと思うのですが、私も最近ここを意識するようになってから会議を円滑に進められるようになった感覚があります。
決め方が明確でないと、ディスカッションが発散してしまいますし、会議のたびに意思決定する観点がぶれてしまって製品として統一感のない仕様に繋がってしまうのではと思います。
また、アイディア出しの会議って今まであまりしたことがないのですが、これをすることによって一人での検討時には見えていなかった観点が見えてくるのかなとか、思いつかなかった選択肢がアイディアとして出てくるのかなとか思うと、重要な機能の時などは、アイディア出しの会議をやってみても面白いかもと思いました。
アイディア出しの会議で難しいのがファシリテーションだとも思うので、そこを少し調査して進め方が見えたら、一度業務で実践してみようかなと思います。
「トップ5％リーダーの習慣」はかなり面白い内容になっていて、新しい気づきが多かったので2つの記事に分けてアウトプットさせてもらいました。
会議についてはどの社会人も持っている課題だと思うので、ぜひ読んでいただいて、参考にしてもらえたらなと思います。
それでは。
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