【チームビルディング】1on1ミーティングの効能とやり方

おはようございます。

本日は下記のようなことでお困りの企業、組織を改善するために有効な手段について書いていきます。

・Communicationが少ない。
・情報伝達が組織全体へ行きわたっていない。
・会社の雰囲気が重苦しい。
・認識違いが原因でトラブルが多発している。
・活気がない。

これらはもちろん、複合的な要因によって発生している現象です。

・業務上必要なコミュニケーションだとしても騒がしいと文句を言い牽制
　する役職者がいる
・協働する組織になっておらず、業務が振り分けられた個人任せになって
　いてそもそも報連相の必要性がなくなってしまっている
・上司や先輩社員が忙しそうで話しかけづらい
・上司や先輩社員が忙殺されていて心理的にも物理的にも余裕がない
・隣の人が、一緒に働いてる人がどんなことをしているのか知らない
・同僚や上司の人となりを知る機会がない
・コミュニケーションがハイコンテキストなものになっている
・情報の非対称性を理解しておらず、人にものを伝える時の技術を知らず
　訓練もされていない人たちが多い
etc...

このような条件が揃っていると簡単に働き甲斐を感じたり、働きやすい環境ではなくなります。
そして、ただひたすらに目の前の仕事を己の気合と根性でこなすだけという、暗澹たる毎日を送る状態になってしまいます。
こんな環境は当然ですが、生産性は低いですし、従業員満足度も低く、会社へのエンゲージメントも低いです。

結果として離職率が高く、いずれは良い人材がそもそも応募し、入社してくることがない企業組織へと至ります。
病状が進行してから治すのはなかなかに骨が折れるので、予防的に対策する方が楽です。
そこでまずはコミュニケーションの不活性や認識の違い、組織風土の重苦しさなど前述したものを解消する一つの有効な手段として、ここ1～2年注目され導入している企業が多いのが1 on 1ミーティングと言われる上司と部下の1対1の面談になります。

▼1 on 1ミーティングの概要

1 on 1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う対話のことです。
頻度としては週に1回、最低で月に1回は実施します。
1回の実施時間は30分程度で設定している企業が多いです。

会社やチーム、職種によっても様々ですが、「短いサイクルで定常的に実施すること」が通常の面談と1on1の大きな違いとなります。
また、重要なのは長さではなく、頻度になります。
高頻度で繰り返し行うことが大切です。

▼1on1の目的

・部下との関係構築
・部下の成長を促進
・離職リスクの低減

ですので、決して上司が部下に報告を求めたり、業務遂行について指摘をするような「管理のための時間」ではありません。
部下の悩みや思いに寄り添いながら部下の能力や主体性を引き出す「部下の育成のための時間」です。
1on1の理想のゴールは、まずは部下が「話して良かった」と思えることになります。

▼実施方法

①前述した1on1の目的をしっかり周知しましょう!
目的をしっかり周知しないと、部下の方は何をどこまで話せばよいのか、評価に影響するのではないか？と不安になったりします。
また、忙しいのに面倒くさいななどと反発する人も出てきます。
短期的に見ると、短時間とは言え時間を取られる活動で、即効性のあるものではないので中長期的に意義があり、効果も出るものであるということをしっかり、丁寧に、繰り返し伝えることが大切です。

➁1on1ミーティングスケジュールを設定する
上司が設定するのが望ましいですが、部下に設定してもらっても良いです。
都度設定する形にしてしまうと、業務都合で優先度が下がりがちなので定期スケジュールにしてしまうことをオススメします。
もちろん、どうしても都合がつかない場合はリスケジュールして必ず実施はするようにしましょう!

③実施記録を残しましょう
成長のためというのが目的の一つですから、継続性、連続性が重要です。毎回同じ話題を話す必要はありません。
また、1度話したり聞いたことを忘れてしまっては目的の一つである関係構築、信頼関係構築ということを阻害してしまうので、話したことは上司であるあなたが残しておきましょう。
また、べストなのは部下とも共有できるようにするともっと良いです。
自分専用と部下と共有するようで分けても良いです。

④面談の最後にはクロージングを!
面談の最後には話したことを振り返る時間を必ず持つようにしましょう。そうすることでお互いの記憶に残り、次回へも繋がり有意義な時間だったと実感しやすくなります。

▼留意点

繰り返しになりますが、継続的に実施というのが重要です。
即効性がないので上司側も効果に疑問を持つことがありますが、継続していくことで日常のコミュニケーションの量や質が必ず変わってきたことを実感することができるタイミングが訪れます。

わざわざ定期的に面談など設定せずとも「何かあれば部下が声をかけてくれるはず」と思っている上司は多いですが、それは幻想です。
部下からすると忙しそうにしている上司に気軽に声かけづらいという心理的抵抗を抱いている人も少なくないからです。
だからこそ、1on1を継続していくことで、そういった心理的障壁も取り払っていく効果が期待されるので、実施することのメリットは大きいのです。

▼どんなことを話題にしたら良いのか

いきなりざっくばらんに話をしましょう!と言われて会話が弾むことは稀ですw
なので具体的に問いかけ例を用意しておきます。

　・緊急ではないけど何か困っていることは？
　・小さなことでも最近、仕事をしていて気づいたり、学びになった
　　ことは？
　・最近良かった!と思えることは？
　・これからチャレンジしたいことは？
　・今取り組んでいる仕事は？
　・私に力になれることは何かありますか？

関係構築、信頼関係構築なのでまずは上司から自分の話をするというのも有効な手段です。
そして仕事のことに限らずプライベートなことを話したり、聞いたりすることも意義深いです。

　・週末はどんなことして過ごしてました？
　・それは楽しかった？
　・何している時が楽しい？
　・ストレス発散や気分転換にしていることって？

　ある程度の回数を重ねて、関係構築ができてきたらこんな話題を振ると良いです。

　・実現したいキャリアは？
　・直近で一番頑張って取り組んだ業務は？
　・あなたの強みや弱みは？
　・今の業務でのやりがいポイントや大切にしていることって何？
　・今後してみたい業務はどんなもの？

というようなことを参考にしつつ、試行錯誤していくことが大事です。
正解は一つではありませんし、相手によって、状況によって千差万別です。ですのでまずは実践し、そしてそこから気づき、学び、高めていくことがもっとも重要なことです。
ここで書いたのは基本的なことなので、これらを念頭にして頂ければ上手くいくと思います!

Googleなど先進企業の多くで取り入れられ、効果を発揮していますが別に大企業でないと実行できないような代物ではありませんし、効果が出ないなどということもありませんから、自信と信念と目標を持って取り組んで成果が出ると嬉しい限りです!