【RESEARCH Conference2024】初企画の裏側：ポスターセッションの準備秘話

はじめに

こんにちは。RESEARCH Conferenceの新企画であるポスターセッションを担当した冨田です。普段はimagoという会社でUXデザインやリサーチに取り組んでおりますが、本業は九州大学の学生です。

リサーチカンファレンスとの関わりは約1年前からになります。RESEARCH Conference 2023に応募してみたところ、抽選でオフラインチケットが当たったのでイベント日に合わせてアメリカ留学から帰国しました。半ば時差ぼけのまま会場に足を運んだことを覚えています😂

その後、RESEARCH Conference pop up in fukuokaでLT登壇させていただいたり、RESEARCH campに参加させていただいたりと徐々にコミュニティの輪に入れていただくようになってきました。

そして今回はついにスタッフとして参加させていただきました！

初めての企画を成功させるためのスタッフの試行錯誤を一部紹介していきます。
また、このようなカンファレンスの運営に学生として参加することに興味がある方の参考にもなればと思います。

学生スタッフとしての個人的な目標

実は、スタッフ募集の情報を見た時は参加を迷っていました。運営側で関わってみたいという気持ちが強い一方で、「私なんかが参加しても足手纏いになるだろう」と思ったんです。そこで元々は当日の会場設営だけを希望していました。

しかしその後、「ポスターセッション」という新企画を今年から開催する計画があり、この企画の発表者には学生も想定しているということ、会場が専修大学であり学生の参加者も増やしたいと考えていることなどからリーダーの西村さんにお声がけいただき、それならば私も力になれるかもと思って運営から携わらせていただくことに決めました。

まだ社会にも出たことがない私がスタッフとして求められていることは、「学生の参加ハードルをいかに下げることができるか」を同じく学生視点で考えることだと思いました。

「リサーチ」という共通の分野で、学生や社会人などの枠を超えて交流できる場を作ることを目標に取り組みました。

ポスターセッションについてはこちらの記事をご覧ください↓

ポスターセッションを盛り上げるための仕掛け

デザインカン系のファレンスでポスターセッションを行うというのは珍しいと思います。初めての試みで誰も正解がわからないからこそ、みんなで試行錯誤しながら盛り上げるための仕掛けを考えました。
ポスターセッションに参加するまでに想定されるハードルをできるだけ洗い出して、その対応策を検討していきました。

発表者と参加者それぞれのハードルをmiroに書き出し

【to発表者】学生向けのnote発信

今回のポスターセッションでは、アカデミックなリサーチの学びも得られる場にしたいと、発表者に学生も含めることを目標としていました。しかし、「社会人が自身の所属する企業で仕事として取り組んだ実践知を紹介する」というイメージが強かったRESEARCH Conferenceで学生を発表者として呼び込むことは少々ハードルが高いものでした。

そこで、私自身がスタッフとして、かつ学生としての身分で情報発信をすることに決めました。運営側にも学生がいるという事実は、強い安心材料になりうると考えたからです。

このnoteで解消したかった問いは以下の3つです。

・どうすれば、参加が怖くないと思ってもらえるか
・どうすれば、教授経由以外で学生に認知してもらえるだろうか
・どうすれば、学生が自らのリサーチ活動にも発表する価値があると思ってもらえるか

noteには、学生がポスターセッションに参加することのメリットや、運営スタッフが自身の探究心から始めた面白いリサーチの事例などを紹介しました。ビジネスに活用できるノウハウのシェアだけが価値あるものではないということを知ってもらい、学生でも気楽に参加してもらうことを目指しました。
このnoteを拡散していただくことで学生にも広く認知してもらえたと思います。ご協力くださった皆さん、ありがとうございます。

最終的には学生発表者の応募数は目標の二倍集まりました！🙌

【to発表者/来場者】コミュニケーションシート&感想レター

ポスターセッション当日の仕掛けとして、発表者⇔来場者 でコミュニケーションをとる上での双方の不安を解消する施策を考えました。

以下はこの施策で解きたかった問いの例です。

・どうしたら学生が社会人相手にビビらず声を掛けられるか
・どうしたら良いコミュニケーションがとれるだろうか
　　→来場者から「舐められそう」「高圧的な指摘を受けそう」という不安
・どうしたら参加者と来場者が気軽に交流できるだろうか

発表者に対しては、来場者からのハラスメントを防止し心理的安全性の高い環境で参加してもらうこと、
来場者に対しては自分の感想を気兼ねなく発表者に伝えられるよう支援することを目指しました。

具体案をみんなで練り練りしていきました

最終的に実現した案は、「コミュニケーションシート&感想レター」というもの。

表面のコミュニケーションシートには、来場者が発表者へ話しかけるきっかけになればと、質問の例を記載しています。その他、来場者が発表者へ声をかける際の「心得」を示すことで気持ちの良いコミュニケーションの実現を目指しました。

感想レターとコミュニケーションシート

裏面の感想レターは、来場者がポスター発表者への感想を記入できるものになっており、匿名で書き込むこともできます。スタッフが回収後に切り離して各発表者に届けました。こちらの感想レターは隠れ人見知りな私が発案したもので、「届けたい気持ちがあるけれど話しかけるのはハードルが高い」という発表者と来場者双方にとって勿体無い状況をどうにか解消したいという想いから作成しました。

当日はひたすらチョキチョキ係してました

端っこにメモとして活用された方も発見👀素敵✨

当日の盛り上がり

当日は大盛況でした！！正直うまくいくかどうかはその時になるまでわからず、人が集まってくれるのか不安だったのですが、結果的に多くの人がポスターを見に来てくださり本当に嬉しかったです。

実は私自身もポスター発表者として参加していたのですが、ポスターという形式だからこそ来場者と対話を通して学びをシェアできることが嬉しかったです。ポスター発表者としての詳しいレポはまた別で書こうと思います。

さて、目標としていた学生の参加率向上ですが、昨年は2%程だった参加率が今年は6%にまで上がりました⤴️
ポスター会場では学生や社会人といった垣根を超えて交流する様子が見れて最高でした☺️

来場者で賑わっておりました

おわりに

今回勇気を出してRESEARH Conferenceのスタッフとして初参加させていただき、さらには初の企画に関わらせていただいて本当によかったなと思います。熱い思いを持ったチームの皆さんが凄まじい推進力で進めてくださったので私も力になりたい！という気持ちで必死について行きました。
一度きりの成功で終わらせず、是非とも来年以降の継続を目指したいと思っています！

RESEARCH Conference 2024にお越しいただいた皆さんと、快く迎え入れてくださったスタッフの皆さん、ありがとうございました🙇‍♀️