よりスムーズに！テキストコミュニケーションの高め方 〜②依頼〜

リモートワークが普及し、ますます必要になっているのが「テキストコミュニケーション能力」ではないでしょうか。

slack(スラック)やchatwork(チャットワーク)の利用を筆頭に、仕事のあれこれがテキストで行われることが増え、「テキストで仕事を進める力」が求められる。

でも、でも！！！！！！

新卒研修でメールの書き方は教わっても「ビジネスチャットの書き方」は誰からも教わってなくない！！？？？？

「みんなビジネスチャットでスムーズに仕事、進めたいよね！？」と思い立ち、
今日は東大卒元外コン上司の指導から学んだ、ビジネスチャットの書き方をご紹介！

いやその前にお前誰やねん、の紹介は前記事で記載したので、そちらをご参照ください。

というわけで、超ド級ロジカル鬼が認めたビジネスチャットスキルを、昔のわたし同様チャット迷子になっている方に届けたいと思います！

②依頼

少し前回のおさらいをすると、ビジネスチャットの核は

やり取りを１ターンで終わらせること

でした。

では、依頼する場合の理想の１ターンはなんでしょう？

それは

「わかりました。
xx月xx日に出来上がる予定です」と

・承諾
・終了予定日

の２点の返事をもらえることです。

依頼文が不十分だと
・質問が重なり、やりとりが長くなることで遅延
・依頼された側が「よくわからない」ので放置され、うやむやになり、対応してもらえずに終わる

といったことが起こる恐れがあります。

わたしも依頼は数えきれないくらい失敗しまして、

「なんであなたから私に依頼してきているんですか？そんな権限ないのに？」
「お前からの依頼は受け付けない」

といった、最悪の事態に陥ったこともあります。

そんな失敗を山ほどした末に、掴み取った鉄則がこちら！

依頼する際に必要な要素

・依頼内容
・依頼背景ー①現状の問題点
・依頼背景ー②目的（依頼内容達成によって得られるもの/解決したいこと）
・上長他、誰と握った上で依頼しているのか
・希望期日

以上５つ！

依頼内容：
現状の問題点：
依頼理由：
承認者：
希望期日：xx月xx日

これをテンプレートにしても良いくらい。
ビジネスチャットで迷いがちな人は、この部分だけコピペして、いつでも使えるテンプレートとしてメモを残しておいてもらっても大丈夫！

よくある悪い文章は、依頼なのか相談なのかよくわからない文章を無理やり「何卒よろしくお願いします」で閉じている"依頼もどき"パターン。

これをしてしまうと、相手は
「そもそもこれはこの通りにしなければいけないのか？」
「自分が考えて更なる改善をしなければいけないのか？」
「なぜこの通りにしなければならないのか？」
といった疑問を覚え、それが依頼者への不信感に繋がります。

こういった曖昧な"依頼もどき"を作り出さないために、依頼をする際の前提を一度確認してみましょう。

人に依頼をする前に

前提として、

依頼する側は必ず「結果、こうなって欲しい」ビジョンを自分で持ち、かつそれを依頼される側へ共有する必要があります。

これができていないと、依頼された側は「なぜ？」と疑問が芽生え、それがブレーキになり、スムーズに動けません。

自分がビジョンを持てているかどうかの確認材料となるのが"「依頼背景」「承認者」項目をスラスラと書ける状態かどうか"です。

ビジネスチャットは相手に伝えるコミュニケーションの側面しか見られませんが、実は「自分がその内容を真に理解しているか」の確認もできます。

書けないことがあるなら、それは自分の理解が足りていない部分。

なぜ書けないのか。
一度立ち止まり、何を把握できていないのかを調べ、納得できる状態に仕上げてから相手に依頼しましょう。

依頼背景とは

依頼背景とばっくり書きましたが、要点は２つです。

・なぜその依頼をあなたにすることになったのか（依頼理由）
・あなたに対応してもらうことで何が達成できるのか

依頼例

xxさん
お願いしたいことがありご連絡を差し上げました。

依頼内容
某日次データのダウンロードタイミングを毎朝7時から10時に変更して欲しい

現状の問題点
毎朝７時ではデータが出揃っておらず、正しい情報が取得できていないことがわかった

依頼理由
10時であれば出揃うため、正しいデータ取得を行うことができるから。

承認者：aa部長
10時に後ろ倒しすることについては部署内合意が取れています。

希望期日：xx月xx日

期日について問題がないか、ご確認をお願いいたします。
その他質問等ございましたらご連絡ください。

・なぜそれをする必要があるのか
・それをしたらどう好ましいことがあるのか

が簡潔に揃っているため、この依頼はすんなり通るでしょう。

また、事前に上長に承認を得ていることを明記することで、変更することによる影響についても解決済みであることが伝わります。

相手がブレーキをかけず、スムーズにその依頼と向き合える場を用意する。

これが「やりとりを１ターンで終わらせる」の体現です。

今回は簡単な修正依頼を例に出しましたが、
これだって

・データ取得が正確でない"問題発見"
・解決策考案
・解決策実施による影響範囲の調査

の３点が依頼前に行われています。

このように依頼前に、気になった懸念を全て解決してから相手に渡す。

その丁寧な事前準備があって初めて得られるのが

「わかりました。
xx月xx日までに終わらせます」

の返事。
１ターンで済むやりとり。

こういったテキストコミュニケーションスキルが、結果的にスピードを高めることへと繋がっていく。

スピードを求められるビジネスシーンにおいて、このテキストコミュニケーションができる人は重宝されますよ！

✍️✍️✍️

さて、〜②依頼〜はここまで！

「③確認」「④提案」は今後の記事でお届けします！

次回、「③確認」編は
「で、俺は何を確認すればいいの？」と煽りを喰らったことのある人は必見の内容になるはずっ！

全ビジネスチャットユーザーが円滑に楽しく日々を過ごせますよーにっ！！！
この記事を読んで、世界中の質問ラリーが減れば嬉しいですっ！！！

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