人材育成のために業務の属人化を解消する方法

こんにちは
株式会社グローバル・プランニング 広報担当です。

仕事において、業務が一人の人に依存しすぎることはリスクでしかありません。
これは誰にでも起こりうることではないでしょうか。
数ある業務の中で、自分しか対応していないものがあったり、顧客から問い合わせがあっても担当者しか状況がわからないといった場合、業務が停滞したり、混乱が起きたりする可能性があります。
私自身、自分の業務が属人化されていると思ったら、次の5つのことを行うようにしているので紹介します。

１．プロセスの文書化と標準化

業務の手順やプロセスを詳細に文書化する。
これには、作業手順書、マニュアル、チェックリストなども含まれます。
業務を標準化することで、全員が同じやり方で作業を行えるようになり成果物も一定のものが得られます。
もちろん、作って終わりということはなく、実際に使いながらよりよいものにアップデートする必要はあります。
業務の変化や最新情報に更新することを忘れずに行うようにしましょう。

２．知識やスキルの共有

チーム内で知識やスキルの共有を図る。
定期的に勉強会を開き、チームメンバーが新しいスキルやツールを学ぶ機会を提供しました。
業務の合間に行うので、大変な思いをするときもありますが、知識やスキルの高いメンバーが他のメンバーを指導するという状況を作ったことで、知識が共有されるだけでなく、自然とコミュニケーションが生まれるので業務も遂行しやすくなったという声を聞いています。

３．ジョブローテーションの促進

ジョブローテーションでチーム全体のスキルアップを図る。
他のチームメンバーがどういう業務をしているのかがわからないという声が上がり、ジョブローテーションを実施しました。
これにより、チーム全体が柔軟に業務をこなすことが可能になったと感じています。
チームメンバーに今の業務とは異なる業務を与えたことで、自分の業務の目線を新しい視点やアイデアが生まれ、チームの創造性とイノベーションが促進されます。

４．ツールやシステムの導入

ツールやシステムを活用して業務の自動化と効率化、可視化を図る。
私が行ったのは、業務の進捗管理・タスク管理を一元化させました。
これにより、業務の透明性が向上し、チーム全体が同じ情報にアクセスしやすくなり、いろんな人が業務の進捗を確認できる状況を作りました。

５．リーダーの育成

チーム内でリーダーを育成する。
私がリーダー業務を行うようになってから、チームメンバーのモチベーションを高め、メンバーそれぞれが目標に向かって動けれるようにサポートすることを心がけています。
リーダーがチームメンバーを励まし、指導し、メンバーの成長を支援することで、業務の属人化を防ぎ、チーム全体の力を引き上げることができると考えています。

私自身、業務の属人化を回避するためは、プロセスの文書化、知識とスキルの共有、ジョブローテーションの促進、ツールやシステムの導入、そしてリーダーの育成を行なっています。
紹介した5つの方法を組み合わせて、業務の属人化を回避し、より強力なチームを作っていきましょう。

株式会社グローバル・プランニング
代表取締役　金賢守（キムヒョンス）
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