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リモート会議を円滑に進める、ファシリテーションの小技5つ

こんにちは。和田です。
時勢上、テレワークという働き方、そしてリモート会議が一気に広まってきたように感じています。
グラグリッドでは、全国各地のクライアントや、パートナーと一緒にプロジェクトを進めている中で、リモートの会議を行ってきました。

その中で、共創的にプロジェクトを進めるために「リモート会議でこれは特によかったぞ!」というファシリテーションの小技を今回はご紹介したいと思います!

小技1:ファシリテーターと議事録係を分けよう!

名称未設定のアートワーク

グラグリッドでは、リモートの会議においてはファシリテーターと議事録係を明確に分けています。

リモート会議では、遠隔で皆が参加しているという特徴上、
ファシリテーションを行いつつ、議事録もとっていくのは至難の業。

役割を分けたほうが、皆が参加しやすく、コミットしやすい会議になると感じています。アジェンダごとに議事録係を変えると、一人一人の負荷も少なく進めることができますよ!

▼よく使う声掛け例
・「今日の会議を円滑に進めるために、今日の議事録係は〇〇さんにお願いしますー」
・(1つのアジェンダが終わったら)「Aさん議事録ありがとう!では次のアジェンダへ移ります。では次は、Bさん、議事録係をお願いできますか」

小技2:アジェンダは事前に参加者全員が見れるように用意!

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グラグリッドでは、リモート会議では主にgoogle ドキュメントを利用しています。必ず開催前にアジェンダを作成し、参加者全員が閲覧、リモート会議中もリアルタイムで確認したり、編集できるようにしています。
(デザインや絵の方向性の確認の場合、googleスライド等別のツールを使うこともあります)

ポイントは、何の目的のアジェンダなのか?を明確にするという点。

・報告:現状を知らせたい 
・連絡:事実の共有と周知をしたい 
・相談:気になっていることを相談して解決したい
・対話:プロジェクトの開催へ向けて、チームをつくるためのつながりをつくりたい
・議論、合意形成:今プロジェクトや組織について必要なことを話して結論を皆で出したい

会議の頭で、ファシリテーターは会議の目的と同時に、今日のアジェンダをよみあげて、アジェンダの目的も明示するようにしています。
アジェンダの目的を明示することは、参加者一人一人がどう関わってほしいかを示すことでもあるのです。

▼よく使う声掛け例
・「では、アジェンダ1、●●ワークショップへ向けての、事務連絡です!」
・「次は〇〇のプロジェクトについての相談事項です。相談事項は3つあります。1つめは…」
・「アジェンダ2へ行きます。●●のプロジェクトでみんながどんな風に関わりたいか、一人一人の話をききあう対話の時間にしたいと思います。」
・「たくさん意見、ありがとうございました!ここからまとめる時間に入りたいと思いますが、大丈夫ですか?」

ちなみに議論、合意形成の時には、「今は発散の時間なのか」「収束する時間なのか」というのも声掛けとアジェンダ両方で明示するようにしています。
区切りがしづらいリモート会議だからこそ、「今何をしたい時間なのか」の明示はしっかりと!

小技3:報告事項は、観点を絞り、宿題として皆にアジェンダに書き込んできてもらう

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リモート会議で特にだらけやすい時間…それは「報告」の時間!
「リモートだからこそ詳しい報告をせねば」と考えた結果、だらだらと報告が続いてしまう…ということがおきがちです。参加している人も最初はきいているのですが、だんだん「大事なとこだけきけばいいや…」となって、集中がとぎれがち。

グラグリッドでは、集中して大事な報告を共有する時間にするために、報告事項については観点をしぼって持ってきてもらうことも多いです。

▼報告の観点の例(進捗確認会議)
・次の全体会議へ向けての今の状況
・相談事項
・このあとどう進める?

報告観点

↑例:グラグリッドのwebサイトの改善ミーティング

報告の時間も、最大一人5分、というように時間を区切り、タイムキープをします。

脱!だらだら報告のためには
・ファシリテーターが大事な観点を知らせておくこと
・それをうけて参加者一人一人が考えてまとめてくること
・大事なことのまとめを報告し共有すること
という、ファシリテーターと、そして参加者一人一人の関わり方のデザインが大事だと考えています。

※ちなみに、皆が忙しすぎて宿題ができないという場合もあります。
そのときには、会議開始の際「宿題をやるタイム」をつくっています。宿題タイムを5分とって、大事な観点にそって報告をまとめ、アジェンダに記入してもらうという進め方です。たった5分ですが、報告の質はぐっとあがります!

小技4:ファシリテーターは「これ」「それ」「あれ」に注意!

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そうそう。ファシリテーターが参加者へ声掛けする場合は、「これ」「それ」「あれ」というような「こそあど言葉」を意識的に避けることも、音声でのわかりやすさを上げる一つの要因だと考えています。

もちろん、会議中にでてくることも多々あるので。
こそあど言葉がでてきた場合、その言葉が指し示すものを明示して復唱するということもよくやっています!

▼こそあど言葉を意識的に使わない例
×:「この点については、みんなどう思いますか?」
〇:「アジェンダ1の論点「●●を進めるべきか/やめるべきか」について、みなさんの意見をきかせてください」

よく使う声掛け例
Aさん:「私はそれがいいと思う!」
ファシリテーター:「Aさん、それって『●●』ということであっていますか?」
Aさん:「はい、あっています。」

小技5:対話の時間は、一人一人がじっくり考えてアジェンダにかきこむ「時間」と、アジェンダの「領域」をとる

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チームビルディングのタイミング等「関係性をつくることが大事だからこそ顔をあわせてじっくり話をしたい!しかし遠隔の都合上難しいなあ」というパターンもあります。

そのときには、リモートでも「相手がどんなことを気にしているのか?」「どんなことを話せたらいいと考えているのか?」というところから知れるよう、進行とアジェンダを工夫しています。

・進行の工夫
参加者一人一人が内省して、アジェンダにかきこむ「時間」をとる

・アジェンダの工夫
参加者一人一人が考えたことや思いを書き込める「領域」をつくる

スペース

↑例:とある全国行脚のプロジェクトの、リモートでのキックオフ会議のアジェンダ

ポイントは、一人一人が「書き込める」時間も、領域も、「共有する」時間もきちんととるという点。一人一人の声を対等に扱っていくことで、立場を超えた共創的な関係性を築く土台をつくることができるのではないかな、と考えています。

▼よく使う声掛け例
・「今から10分、もくもくタイムをとります。このプロジェクト開始にあたって望んでいること、気になっていること、チームで共有して考えていきたいと思っていますので、一人一人考えて自分のエリアに書いてください」

・「もくもくタイムのあと、一人一人どんなことをかいたかきかせてください!」(そして1人5分程度でまわしていく)

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ここまでお読みの方は気づいているかもしれませんが、実はこの小技、リモート会議のみならず、対面の会議でもとても有効な技でもあるのです。

グラグリッドは、多様な人たちが新しい仕組みをつくっていくために、共創的なあり方をとても大事にしています。
リモート会議でもその姿勢は変わりません。

プロジェクトに関わるメンバー、一人一人の話をじっくりきいて、進めていく工夫を常に考えて実践していきたいと考えています!

(和田)

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共創型サービスデザイン会社 グラグリッドのnoteです。 サービスデザイン、創造的可視化ファシリテーション、日々の活動、に関する3つのマガジンを発信中! 今ないつながりを創り出す、考え方、生み出し方を日々トライしています。 ビジュアルファシリテーションチーム『BRUSH』も運営。
コメント (2)
ほんと大事ですよね。
ありがとうございます!対面の会議でもリモートの会議でも、使えるツールは違えど工夫しながらベストなやり方を生み出していけたらと思っています!
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