【ジラーフ流仕事術】④仕事の会話のコツ（1834 文字）

①仕事の会話のコツ

🦒仕事の会話は１分で結論を出す
　会話の目的を抑えてますか？目的と関係ない情報共有や雑談が混ざって長々と話してませんか？要件を一言で伝えて１分以内に何をどうするか即決しましょう。そのためには何をどう決めるかのストーリーを決めてから相手に話しかけることです。結論がない会話は時間の無駄です。

🦒「結論から言うと…」そのフレーズいりません
　話す前に一番言いたい事や結論は何か考えてから話しましょう。「○△□をお願いします。それはこういう理由からです」、「これは良い案です。なぜならこういう理由からです」と結論を言ってからその理由説明をします。最初に「結論から言うと…」という人は多くの場合、要領の得ない説明をします。

🦒事実と主観を区別して話そう
　すぐに「私はこう思うんです」と言ってませんか？貴方の主観よりも何が事実かが大切です。よって、事実の報告に主観を入れてはいけません。なぜなら主観に引っ張られて事実が伝わらなくなるからです。貴方の見解を述べるのは一番最後です。

🦒依頼された仕事は目的と納期を確認する
　仕事を頼まれたとき、ただ単にするのではなく目的を確認しましょう。そうすれば必要なアウトプットをイメージできます。また、納期を言わない人がよくいますのでいつまでにすべきかを必ず確認しましょう。

🦒大至急と言う依頼はダメ
　「大至急お願いします！いつ頃できますか？」と言ってませんか？これでは相手は今の仕事を全部止めて今日徹夜してでもしなければいけないのか、単純に今の仕事の次に取り掛かればいいのか分かりません。緊急時こそ必ず必要な納期を「日時」で伝えましょう。月末までとか来週中などもダメです。一刻を争うのですから「〇月△日の何時」まで伝えることです。

🦒NOの伝え方（イエスバット法）
　欧米人相手の場合は最初にNOと言ってから説明する事が必要です。しかし，国内では一旦、相手の言う事を受け止めないと心証が悪くなります。「そうですね。しかし…」、「分かります。ただ、そうはおっしゃいますが…」と言いましょう。最初にNoを言うと実際に課題を成し遂げても言うことを聞かない人という印象を与えて評価されません。

②上司との会話のコツ

🦒上司の承認を得るために説明が必要
　「判子下さい」と言ってませんか？承認はもらえて当然ではありません。上司は否認する権限がありますので理由説明が必要です。承認は失敗しないための組織の安全装置なのです。いくつか質問されて説明できなければ再提出です。

🦒納期を言われない仕事は最優先
　「〇〇さん、ちょっとこれしてもらえる？」と言われた場合、多くの場合、大至急の仕事です。多分、30分～1時間ぐらいでできると思われています。重い仕事であれば一週間以内が目安です。納期を示されない場合はいつまでに必要か確認しましょう。確認を取れない場合は最優先、最速で対応です。

🦒仕事を依頼されたら確認すべき事
　①納期　②目的　③必要な出来栄え　この３つを確認すれば、無駄に手をかけ過ぎたり、かけなさ過ぎたりを防げます。目的が分かれば出来栄えのイメージができます。特に納期は厳守なのか余裕があるかは念のため確認しておきましょう。

🦒口頭で資料の補足説明はしない
　資料を出すときはわざわざ時間を取ってもらって補足説明していませんか？補足説明が必要な資料は不完全と言うことです。資料、申請書、承認依頼、稟議書などを出すとき補足説明なしで分かるようにすればお互いに時間を取る必要がなくなります。上司のインボックスに入れておしまいです。オンラインならそのまま終わりです。説明を求められたら資料が不完全だったと思いましょう。

🦒「どうしましょう」と言わない
　相談する時「どうしましょう」と言ってませんか？「君はどうしたらいいと思う？」と返されます。多くの場合、上司よりあなたの方が詳しいのです。「AかBの案がありますがどちらが良いでしょうか」といくつかの案を持って相談したり「この件についてこういうメリットとデメリットがあります。進めていいでしょうか？」というように具合的に相談するとよいでしょう。

🦒ややこしい報告や相談はタイミングに気を付ける
　上司のスケジュールを見て上司がゆっくり話できそうにないタイミングは避けましょう。例えば、厳しく叱られる幹部会などの前後は避けるのが賢明です。ただし、緊急の場合はタイミングを計らずすぐに話しましょう。

続く…