日ごろの業務の中で面倒・分かりにくい・量が多い・・・そんな問題を話し合って解決策を考えてみました。

私の業務

私の日々の業務は、一般的な事務が主ですが、それ以外にも店舗のレジ周りや設備に関する業務もあります。その為、お店からの電話の内容も多岐にわたります。処理をする書類の量も時期によっては大変な量になります。

私の部署の説明はこちらの記事から

https://note.com/gentle_aster90/n/nc9b9e62649c0

自分から見たお店の困りごと

①電話を受けた時の第一声が「こちらで良かったか分からなかったのですが」

これは３日に１回は耳にします。確かにどこかにこの質問はという一覧があるわけではないから店舗も本当に困っていそう。
かという私も部署以外はどの部署がどんな事を担当しているかわからないんです。

②この掲示物はどこへ発注すればいいですか？

これも良くあることで、開店当時のものが残っている場合もたくさんあってそれが汚れてくると”貼ったままでよいのか””どこに発注依頼すればいいのか”これが分からない。
そういう時には写真を送ってもらって扱っていそうな部署巡りをして折り返しのお返事をしています。

③勤務予定かわりました？

共有で入力している勤務計画。子育て世代も多いこともあり急な変更も多々あります。そんな中で困るのがお取引先様や店舗からのお電話。とりあえずメールを送っていただけるようにお願いをしますが、申し訳ない。LINE BOTなどを駆使して簡単操作で自動で共有の勤務計画に反映できたら便利になるかもしれないです。

これって私だけが困ってる事かな？部署で困ってることは何だろう。

新しい発見と共感と（同部署の頼れる上司と同僚とディスカッションしました。）

今回ディスカッションをさせていただいたのは
以下の皆様です。

• Ａマネージャー（レジに関する業務担当のマネージャー）

• Ｂマネージャー（店舗のサポート担当マネージャー）

• Ｃマネージャー（店舗管理担当マネージャー）

• 同僚Ｄさん（同じ部署のママ社員さん）

まずはＡマネージャーと話し合いました

💡Aマネージャー
本社のそれぞれの部署が何を担当してるか分からない。
もっと言うなら部署の中でもその人の担当が何かわからない。聞くとこれは「私ではないです」と言われることもあるし店舗の人はもっとわからない。　
💡私
私も電話に出るときに「ここで合ってるか分からないんですけど」とか「どこに聞けば分からなくて」で始まる事がたまにあってまた確認にも時間が取られるんです。
💡Aマネージャー
どこかまとめてある所ないよね。
💡私
ないですね。自分用ではその都度まとめるようになしてあるんですけど。
💡Aマネージャー
まとめて店舗からも探せるところにあるといいんだけど。

同僚Dさんからは

💡同僚Dさん
お店の掲示物がどこに発注したら分からないから掲示物の画像を押したら自動で担当部署へ発注の連絡が入ると便利だね。
💡私
発注書ごとに担当部署は書いてあるんだけどぞの発注書がどこにあるか分からないっていう人もいるし。あったら確かに便利！

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この共通しての担当部署が分からない問題。
私も最初は本当にわからなくて幾つもの部署に聞いてはたらい回しになることが今まで何回あった事か・・・。
自分でも担当部署が分かった時には表に記録して分かるようにしていますが店舗でも知りたい事を入力すると担当の部署と電話番号を教えてくれる、そんな便利なものがあったら店舗も便利！
掲示物も写真判定から自動で発注担当へ発注所がメールを送る
これはもＡＩの力で何とかなるかもしれない。LINE BOTとスプレッドシートとの連動などで比較的実現可能では！それにはほかの部署も巻き込まないと！

続いてはＢマネージャーとＣマネージャーととディスカッション

💡Bマネージャー
ドライアイスの各店舗の発注数が分からないから各店の発注数をまとめてどの店からでも見れるように出来たらいいよね。
💡私
請求書で見直せばどれだけ発注したかはわかりますけど事業部によっては取引先様に聞かないと分からないですね
💡Cマネージャー
毎月、すごい量の請求書処理してるよね。
💡私
どんどん増えていってる気がしますね。
💡Cマネージャー
その入力も画像を読み込むだけで字を認識できる、そんな便利な物があったら作業もはかどるしペーパーレスにもなるね。

確かに店舗がどれくらい発注したかの把握ができて店舗でも確認できれば適量の発注ができるかもしれないです。今は全く把握はできていないからまずはどのように情報を収集からしないといけないです。
そして毎月処理にかなりの時間がかかっています請求書画面で画面を自動認識、テンプレートに自動入力できればかなりな時間短縮と紙の削減になります。ただ読み取りの精度の高さや統一された書式がないとこのシステムは難しそうです。

解決できそうな一番の課題は何だろう？

マネージャーや同僚とのディスカッションで一番私も日ごろ（そうだよなー）と思ってる事で一番解決できそうなこと。それぞれの部署・人が担当している業務をまとめて検索できるようにする事。自分にとっても店舗にとっても一番嫌なのはたらい回しに合う事です。そうならないように他部署を巻き込んでデータを収集しないといけません。でもこれができたら必ず役に立つものが出来上がります。

今回のディスカッションを通して

今回は、忙しい中を時間を作っていただきました。その中で自分が困っていることが幾つか共通しているものがある事が分かりました。そして実現するには難しいこと、また解決ができそうなものも見えてきました。
解決ができそうな物、それはキーワードで担当部署・電話番号が出すことができる事。これが実現できれば店舗にとってもたらい回しにされる事も減る為時間の節約ができる且私にとっても確認にかかる時間が節約されます。
部署を超えて巻き込んでいってより良いアイデアを形にしていきたいです。