人生の3万時間を快適にする、『会議のお作法』
おはようございます！
久々の更新となりましたが、アウトプットをしないとうずうずしてくる時期になりましたので、書き残しておきます。
今日の1冊はこちら！
‟世界で一番やさしい会議の教科書（著：榊巻亮）”
社会人が通常、生涯において会議に費やす時間は、「三万時間」と言われています。会議が生産的であるか否か、それは費やす時間から考えれば重要なことです。
僕自身、全ての会議が生産的であるかはものすごく微妙なラインにあります。また、会議に参加するにあたり、何をすれば参加している方に有意義に感じてもらえ、意思決定を行えるのかはとても悩みでありました。
この本を読むことで「基本原則」を学ぶことが出来ました。
生産的であるために、お手本と始め方コツを習得が鍵となるのです。
１．ファシリテーション
何かを決めることを促進する、容易にすることがその役割になります。
中立であることはないが、意見を押し通さず、場を仕切らなくても良いです。ポイントを以下に示します。
① 会議が終わったタイミングで、‟決まったこと・やるべきこと”を確認します。これには、誰が、いつまでに、何をするかを連絡することが含まれます。
②会議の終了条件を確認します。状態目標として、「会議終了」と宣言できるのは、どういった状態であるのかを全員で確認をします。これが不明確であると、何をどのくらい議論がすれば良いのかを判断することが出来ません。それに応じて、時間設定の配分も適切に行う必要があります。
会議にて、一番無駄な時間は、資料を読み上げる時間であるとされています。会議の目的は、‟議論・情報交換”であることから、ここで黙読で十分なはずです。終了条件が明確になっていないとこのようなことが往々にして起こります。
最初のステップとしては、「隠れファシリ」として、上記のことを実践し、いかに出しゃばらずに、仕切る人のプライドを傷つけずに導けるか？が重要です。
２．議題を出す会議：（技術）スクライブ
スクライブというのは、意見や論点、決定事項を明確に描いていく技術になります。会議の参加者は、基本的に他の人の話を聞いていません。だからこそ、たった今、何について話しているのかを含めて、ホワイトボードなどに記載をして共通認識として持つ必要があるのです。
書く際には、以下のポイントを意識しましょう。
① 字はゴシック調
② 丁寧にはっきりと
③ 行間は空ける
④ 角形のペン
行っていくうちに、スピード感などの問題が生じた際には、「はしょる」ことなど、書き方を変えていく必要もあります。
議論の視える化、整流化をするという意味では、「若手がぼーっとして」などのに対する、スクライブでのトレーニングとしても活用ができるそうです。
３．隠れないファシリ
１で示したのは、主となる人に「隠れながら」ファシリテーションをする技術でした。しかし、終了条件がごちゃつくなど、隠れてファシリテーションをすることには限界があります。
自身がファシリテーションをするとした場合、必要なポイントを観ていきましょう。
① 事前に終了条件とプロセスを設計する
② 発散－収束のプロセスを踏む（一度議題を出し切る）
③ 集まって議論すべきこと・そうではないことに分ける
④ 課題解決の5階層を意識する（事象・問題・原因・施策・効果）
⑤ 納得感を生む（黙っている人にも話を振る）
⑥ 質問、意見、懸念が明らかになるように言い切らせる
４．隠れないファシリの心得
準備、導入、進行、まとめにおいて、意識すべきポイントがあります。
① 理想は全員がファシリテーターになること
② 参加者に頭を使わせる質問をすること
③ 完璧でなくても良く、議論を前に進めること
その上で、「Prep：準備が完了した」という状態を常に迎えて臨むことが鍵になります。
・目的：参加者から「疑問・不満」を考えたときに適切であるかに立ち戻る
・進め方：会議のパターンを認識し、アジェンダと具体的な進め方へ
・参加者：いないと困るのは誰か？を意識する
・装備：シートに必ず記載をする
ポイントを整理しましたが、これを意識するだけでも、会議の進捗の早さは変わることを実感できるかと思います。僕がまず始めたのは、準備とスクライブです。
特に、１・２の項目だけでも実践するだけで、会議の進捗や参加者の納得感含めて感じられる部分の変化を生み出せると考えています。もちろん、議事の進行も円滑ですね。
学びになった一冊でした！！
ではでは、毎日がワクワクするような最高の1日になりますように！！
acty home
講内 源太
医療・介護における患者体験を変えることで、一人ひとりにとって最良のサービス提供が行えるように、日々学び続けています。
今年は、EX（働く方のプロセス）にも注目をし、各種講座も準備しています。
『一社）PX研究会』に、是非、一度お立ち寄りください。
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