【導入事例】スムーズな情報共有のおかげで現調業務が月40H減／不動産物件管理会社様

合同会社Y'z様は沖縄で不動産賃貸の物件管理業務を行っている会社でGENCHOを導入していただいています。

今回は導入の経緯や活用事例をインタビューさせていただきました。

OverView　インタビュー概要

今回ご協力いただいた方

合同会社Y’z　屋冨祖様

（弊社インタビュー担当：RTプロジェクト　清水、城山）

現場調査に対する課題

• もっとスムーズに情報を共有したい

• 情報整理の時間を短縮したい

Client Interview　クライアントインタビュー

ーGENCHOを導入されたきっかけをおしえてください

屋冨祖様／GENCHO知ったきっかけは、お取引をさせてもらっている不動産会社の担当さんでした。

弊社は不動産会社さんから物件管理の一次業務を委託していて、その情報共有で「便利なものがあるよ」と教えてもらいました。

清水／どのような業務でGENCHOを活用されていますか？

屋冨祖様／主な業務としては、賃貸アパートマンションの入退去のチェックや修繕管理です。

1日1～４件の物件を請け負っていて、月でいうと30件くらいでしょうか。

うちは夫婦2人でやっているのですが、入退去だけは私が一人で担当しているので、社内よりも取引先の担当者さんとの情報共有が多いですね。

清水／全てお二人でやられているんですね！ 　　　

いままではどのように管理されていて、どんなことを課題に感じていましたか？

屋冨祖様／現場調査後の事務作業に時間が取られることは日々課題に感じていましたね。

実は、GENCHOを導入する前も、同じように現場調査の記録や管理ができる他社アプリを使用していました。

現場での記録はしやすかったのですが、資料として出力時に、PDFではなくExcelでしたので、共有相手によってはスマホでの閲覧が難しかったり、LINEとの互換性が良くなかったため共有時に使いづらさを感じていました。

アプリがあることで、情報の記録は時短になったので良かったのですが、もっとスムーズに共有ができるようなアプリがあれば...と思っていたところに、GENCHOを紹介してもらいました。

ー実際に導入してみていかがでしょうか？

屋冨祖様／やはり、PDF出力がカンタンにできるのは良いポイントですね。共有相手に必要な内容のみ選択してPDFにでき、それをLINEでスグに共有できるので、わざわざ事務所でPCを触らずとも、スマホで完結するのも良いです。

GENCHOを導入している会社さんに共有する時はもっと簡単で、アプリURLを送ればリアルタイムで共有が出来てしまいます。スピードが抜群に早いですよね。

また、領収書や関連する資料も、案件の中に一緒に登録できるので、後から見返すときに便利でした。

清水／ありがとうございます！

ーアプリを導入したことでの社内の変化はありましたか？

屋冨祖様／そうですね、現調業務をその現場で、リアルタイムで出来るようになったので、事務所に戻ってからの作業がほとんどなくなり、その分本来の業務に時間を割くことができていると感じます。

実際、過去の作業時間と比較すると、1日2～3時間くらいは短縮できているんじゃないでしょうか？

実は、主な業務のひとつである「入退去のチェック業務」は、GENCHOを導入したことで発生した新しい業務なんです。

業務効率をあげたり、記録作業がスムーズになったことで、新しい業務にも取り組むことができたのは大きい変化ですね。

清水／業務効率を上げ、さらに新しい業務まで！素晴らしいです！

ーGENCHOの導入はスムーズに行えましたか？

屋冨祖様／はい！問題なく導入できました。普段からスマホを触っている方であれば、問題なくスムーズに使用開始できると思います。

私の場合は、アプリを紹介してくれた方から、一通り操作方法を教えていただきました。

その後、サンプル案件を作ってみて、その案件の中で様々な機能を触って、試しながら使っていく中で、使い方を覚え、実際の業務にも落とし込めるようになりました。 操作性に関しては文句なしです！

清水／ありがとうございます！実際に色々触ってみるのがスムーズな導入のコツと言えそうですね。

ー今後のGENCHOに期待することはありますか？

屋冨祖様／指示書作成の際に、動画のアップロードができると嬉しいです。

例えば、水の流れや、風の漏れる音など、静止画では伝わりづらい情報が現場調査をしていると出てきます。そういった場合に、動画の添付ができるようになると伝わりやすくなると思います。

(動画のアップロード機能については、既に追加リリース済みです。)

あとは、案件ごとのチャット機能があるとさらに便利になりそうです。

現在だと、LINEでやりとりしているパターンが多く、案件毎にグループを作成するとわからなくなってしまうこともありますので、GENCHOの案件内に、参加者のみがやりとりできるチャット機能があると嬉しいですね。

清水／確かに、おっしゃる通りですね。貴重なご意見ありがとうございます。

開発チームにも共有して、アップデートできるよう検討します！

最後に、屋冨祖さん的GENCHOおすすめポイントと、今後導入される方へのアドバイスがあれば教えていただきたいです。

屋冨祖様／なんといっても、共有スピードの速さがポイントですね。

伝達漏れも少なくなるので、仕事の質も上がります。

資料作成や情報共有に時間がかかっていたり、上手くいっていないと感じる会社さんには是非おすすめしたいですね。

アドバイスとしては、「とにかく触ってみること」ですね。
操作は難しくないので、サンプルの案件を作成して、全ての機能を触ってみるところからやっていただくと、それぞれの会社さんや業務に合った活用方法が思いつくと思います！

清水／今回はインタビューにご協力いただきありがとうございました。
引き続きGENCHOアプリをご活用くださいますと幸いです。

Client Profile　クライアントプロフィール

合同会社Y’z
所在地　：沖縄県那覇市字天久798-21
事業内容：賃貸アパート入退去チェック ハウスクリーニング 現場確認・室内修繕業務全般 定期清掃・水道検針代行 リフォーム工事