会議アジェンダ登録/フィードバックの仕組みをGoogleカレンダー&Salesforce&Slackで構築する

会議の質を向上していくにはどうしたらよいでしょう。多くのビジネスマンが考え続けているテーマの一つだと思います。

かねてより弊社では、会議のアジェンダをSalesforce上で登録していたのですが、今回はそれをもう少し進化させて以下の機能を搭載してみました。

・アジェンダ登録機能(Salesforce & Slack)
・各種アラート
　・4日前、アジェンダ募集中アラート
　・一日前、アジェンダお知らせアラート
　・開催一時間前、直前アジェンダお知らせアラート
・フィードバック機能

できるだけこれまでのワークフローを変えずに、無理なく導入できる方法を考えて以下のようなやりかたで処理をしています。

１：この機能を使いたい場合はGoogleカレンダーの予定欄に :a という文字を追加してもらう。aはagenda機能を使うという意味でa。なんでもいいんですけどね。

２：Salesforceのバッチ処理でGoogle Calendar APIを叩き、スタッフの予定のなかから :a がついているものを取得してきて、カスタムオブジェクトの中に保存する

３：LWCで作ったアジェンダ登録機能は以下の画像のようになっているのですが、Meetings in 10 daysの欄には、2で取得した会議予定のうち10日以内のものだけを表示してシンプルに選択できるようにしてユーティリティ項目に登録。

４：4日前/1日前/直前のタイミングで、Slackの特定のチャンネルにPostするバッチ処理を設定。Post先のチャンネルは、SlackのチャンネルURLを、GoogleカレンダーのLocation欄に入れてもらう形で取得

５：４と同時にアジェンダ追加フォームを配信。追加がある場合はそこから追加できる。Salesforce画面開かなくても登録できるので楽。

ボタンを押すと、モーダルが表示されてそこから登録する。

６：会議終了後にSlackのDMでフィードバック用のメッセージを送信。点数とコメントが付けられるように実装.

７：評価やコメントが入ったら、DMで誰からコメントが入ったのかの通知が届く

こんな感じでDMでフィードバックが届きます。評価者と対象者含めたDMグループを作って送ってみたのだけど、そうすると一覧性が悪くなるのでやめました。

８：週に一度、自分のアジェンダがどのように評価されたのかのサマリーがDMで届く(実装予定)

こんな形の実装です。デプロイ先はHerokuで1h毎にHeroku Schedulerでバッチ処理を実行する形にしています。

事後のフィードバックを生み出す仕組み

これまでも考えていたことだったのですが、社内のニーズもあがってきたので仕組み化してみました。

これがあることで、誰がどんな会議に参加してきたのか。参加した会議で発表しているのか。発表した内容は評価されたのかといった情報が取得できるようになります。客観的に見て存在感が無い人がいるのであれば、参加し続ける意味がありませんからミーティングの席から抜けてもらうといったこともできるでしょう。評価されていない発表が続いているようであれば、もう少し中身に時間をかけようという気にもなるのではないでしょうか。

ということで、リバネスで行ってるシステム連携の事例についての紹介でした。