時には初心にかえる！エンジニアの価値が上がる基本のビジネスマナー
※本記事は、ギークスマガジンにて2017/09/07に公開した記事です。
オフィス作業が中心の方でも、他者に与える印象は非常に重要です。ITフリーランスであれば、クライアントとの打ち合わせや営業活動などで、ビジネスマナーが問われる機会は多いでしょう。純粋にスキルや知識で評価してもらうためには、それ以外の部分で価値を下げないのが肝心です。
今回は、基本のビジネスマナーについて復習しましょう。価値を最大化させるためのヒントとしてお役立てください。
基本すぎて忘れがち？価値が上がる基本のビジネスマナー
ビジネスマナーの基本となるのは、特別な所作や振る舞いではありません。「挨拶」、そして「服装」こそ、ビジネスマナーの基本と言える要素です。
体をしっかりと相手の方に向け、笑顔で、大きな声で挨拶する。こうした小さなポイントを心がけるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。TPOに合わせ、お辞儀や会釈を使い分けるのも重要です。
また、服装が相手に与える印象についても考慮しなければなりません。例えば、カジュアルな社風のクライアントに会う場合は、こちらがスーツスタイルで訪問すると堅苦しい印象を与えてしまう可能性があります。反対に相手がスーツで来る場合は、カジュアルな装いが軽薄な印象につながってしまうでしょう。
まずは、基本となる挨拶と服装について見直してください。この２つは、どんなビジネスマナーよりも重要となる要素です。
いまさら聞けない電話対応のビジネスマナー
一般的には企業に就職すると、新人の仕事として電話対応を担当することになります。その際に電話対応のビジネスマナーを身につける方も多いですが、こうした経験がなくフリーランスになる方もいるかもしれません。
以下のような電話対応のマナーはビジネスマンのコミュニケーションの基本と認識されています。顔を合わせず、声でしか伝えられないコミュニケーションとなる電話だからこそ、マナーに気を配りましょう。
◆電話の出方と切り方
ビジネスの場合、かかってきた電話は、3コール以内にとるのが望ましいと考えられています。やむを得ず相手を待たせてしまった場合、「お待たせしました」と最初に述べましょう。
電話に出る時は「はい、○○です」と、相手が聞き取りやすい声ではっきり名乗りましょう。その後、相手が名乗ったら、「お電話ありがとうございます」と謝辞を添えたり、「お世話になっております」と返すことを忘れないようにしましょう。
電話を切る時には、「失礼致します」と述べた後、相手が切るのを待つのが基本です。ただ、相手もこちらが切るのを待っている場合は、2〜3秒したらこちらから切ってもいいでしょう。
◆電話が聞こえにくい場合の対処法
周囲の雑音、不安定な電波状況などが原因で、相手の声が聞き取れない場合があります。必ず「お電話が少し遠いようなのですが」という文言で、聞き取れるまで繰り返してもらうようにしてください。
「申し訳ない」という気持ちから内容を把握できないまま電話を終えてしまうと、後で大きなトラブルが起こり得ます。
好印象を与える名刺交換のビジネスマナー
ビジネスで初対面の方と会った際は、名刺交換が慣例的に行われます。実は、この名刺交換の時の所作は、意外と注目されているものなのです。名刺交換のマナーをマスターして、相手に好印象を与えましょう。
◆名刺を出す順番と差し出し方
名刺は、目下の人から差し出すのがマナーと考えられています。ビジネス上の目上は「仕事を依頼する側・お金を出す側」、目下は「仕事を請け負う側・お金をもらう側」と考えてください。フリーランスがクライアントに訪問する場合は、基本的にこちらから名刺を差し出すことになります。
「○○と申します」という名乗りと共に、しっかりと両手を添えて名刺を差し出しましょう。この際、お辞儀は軽いものでかまいません。相手の名刺を受け取る時には、「頂戴いたします」と述べるのが慣例となっています。
◆受け取った名刺の扱い方
受け取った名刺をすぐポケットや名刺入れにしまうと、失礼とみなされてしまいます。相手方の名刺は、自分から見て左側に並べましょう。相手の中で最も役職の高い人の名刺を名刺入れの上に、その他の人の名刺は着席した順に並べておくのが一般的です。
◆名刺を片付けるタイミング
名刺を片付けるタイミングは判断が難しいポイントです。通常は相手もこちらと同じように名刺を置いているはずですので、相手が名刺を片付けるタイミングに合わせるとよいでしょう。反対に相手より先に名刺を片付けてしまうと、失礼と捉えられかねません。
スキルや知識が申し分ないのにも関わらず、印象によってチャンスをつかめないのは残念なことです。まずは、今回ご紹介したような基本のビジネスマナーをマスターしておくと安心です。
接するビジネスパートナーに気持ちよく仕事をしてもらうことは、ビジネスマンとしての価値が上がることにも繋がります。そうすることで、獲得できる仕事の量や質に大きな変化が現れることでしょう。
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