そのビジネスメール、短くしてみませんか？

そのメールの文章、ほんとに全て相手のための情報なの？

とメールやチャットの送信前に私は自身に問いかけています。

みなさんは、自身の作成したメール・チャットの長さに違和感を覚えたことはないでしょうか。

本日は、長いビジネスメールのデメリット、短くするメリット、メール文作成時のコツなどをまとめました。

簡潔であり、柔らかく冷たくない印象を与えられる、そんなメール文作成のための参考となればうれしいです。

長いメール文に潜むリスク【デメリット】

メール文が長いと

• 読むのに時間がかかる

• 送信者からの圧迫感を感じる

• 送信者の意図を読み違える可能性が高まる

といったリスクを生じます。

私の場合、自信を持って作成した長いメール文であるほど

• 自身の意見に対する自信のアピール

• 事実に対する個人的な感情

• 現時点では必要以上に考えすぎてしまっているリスク

などを含んでいる印象があります。

相手からのメールの返信に、相手が必要としている以上の情報を記載してしまっていることが少なくないのです。

補足程度の情報ならまだしも、不必要に近い情報が盛り込まれていることも恥ずかしながらあります。

文章が長くなった分だけ、相手を戸惑わせてしまうリスクがあると言えるでしょう。

メール文を短くすると得られる恩恵【メリット】

「そのメールの文章、ほんとに全て相手のための情報なの？」と自身に聞いてみるようになってから、メール文が格段に短くなりました。

メール文が短いことには以下のメリットがあると考えています。

• 要点を理解しやすい

• 読む時間を短縮できる（PC画面のスクロールが不要だとなおさら）

• 「返信する文章を相手に合わせて長くかかなければ」といった気遣いを相手にさせずに済む

• 「長いから一回閉じてあとで読もう」といった判断をされず、案件が円滑に進む

• ccの人も読んでくれる可能性が高まる

これらのメリットは、自身がメールの受信者側に立つとイメージしやすいかもしれません。

メール文は短いに越したことはないと思います。

詳細を聞きたいかは、相手が決めればいいのです。

何よりも、まずは確実に相手に読んでもらうことが大事でしょう。

短い文章に気持ちを乗せよう【作成時のコツ】

文章を短くして、相手に必要なことだけを的確に伝えるのは重要です。

ここで、私が普段のメール・チャット作成時に、忘れないようにしていることがあります。

それは、短い文章でも気持ちを乗せることです。

私は、メール文に気持ちを乗せるために

• 下線・太字

• 字の書かれていない白地のスペースの広さの調整

• 追伸

などを活用しています。

長い文章に気持ちを含めることは比較的容易でしょう。

しかし、文章が短いと、なんとなくそっけない、要点だけを箇条書きしたようなメールになってしまうことが少なくありません。

そもそもメール文には、送り手の

• 表情

• ジェスチャー

• 声

が含まれていないことを前提にしなければなりません。

意識して作成しなければ、電話したり直接伝えたりするよりも冷たい印象を与えてしまいます。

みなさんも、限りなく短く、気持ちが乗ったビジネスメールを書けないか一度考えてみてはいかがでしょうか。

思いのほか、仕事がスムーズに展開するかもしれません。

個人的に、短い文章を書く習慣は、プライベートのチャットなどにも活かせるのでおすすめです。

ではまた、次の投稿で。

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