業務にはリスクがある⇒だからいろんな確認作業をする⇒でも効率性も大事

はじめに（業務にはリスクがあるからこそいろんな確認作業を普通は行う）

こんにちわ、皆様と一緒に成長していく公認会計士・税理士のガッツです。

先日より、売上業務一つとっても、それぞれの業務にはリスクがあり、そのための対策が必要だということを申し上げておりました。

確かに、「お客様に確実にサービスを提供する」「確定申告はじめ経営者に求められる報告をきちっと行う」ために、いろんな対策（確認作業）がいるんです。

なのですが、それと合わせて考えないといけないのが、過度に確認をし過ぎて、業務の効率性を欠いていないのかということも考えないといけません。

今日は効率性の観点からもお話したいと思います。

1．ミスしちゃいけない⇒だから確認せよという流れになると起こること

多くの会社や事業場においてこんなこと起こるんじゃないかと思います。
・何かミスが起こった、あるいは監査や外部調査で指摘を受けた⇒確認作業や管理作業を強化せよという話になる。
・上記作業をやっていたにも関わらずまたミスがでた⇒さらに確認作業や管理作業を強化せよという話になる。
・ミスが出たせいで、人事評価にも影響がでた（出るという話がある）⇒さらにさらに確認作業や管理作業を強化せよという話になる。

これってこんなようなことになるのです。
・伝票入力ミスがないかと確認するために、第三者が確認し、確認マークを伝票に入れる。ことにした。
・何か伝票入力ミスがでてしまった。第三者確認するべき人がしてなかった。
・第三者確認すべき人が確認したことを、〇〇さんが確認すべきとする。
・〇〇さんの確認もザルだったから、〇〇さんが確認しているのかを▲さんが確認する。
・・・・・・・

ここまでくれば推測つくと思いますが、管理業務がされていることを確認するべきみたいなループになるのです。
僕も前職で似たような経験をしており、非常にうんざりしておりました。

結局何が起こるのかというと、このような確認作業や管理作業が過大になるのです。結果、業務効率が落ちる（残業、さらに悪いのはサービス残業で対応する）。

2．効率性という視点が抜けている、とりあえずや念のためやっておこう精神が強いからそういうことが起こる

会社の業務体制を構築する時に、いかにミスなく漏れなく行うことは大事です。
それと同時に、効率性も確保しないといけないのです。
これらのバランスが両立して初めてイケてる管理体制・確認体制といえるのです。

効率性という視点が抜けてたり、よくわからないがとりあえずやっておこうというところがそういうことを生みます。

3．効率性も含めた確認体制を構築するには何が必要か。

＜経営者や上司の姿勢＞
・経営者や上司を含めた確認体制構築でなければ、いくら優秀な部下が考えても難しいです。
・ただやっておこうというのではなく、効率性の観点も考慮する。
・手続きを加える観点ではなく、要らない、効果が低い手続は「いらない」とはっきり示す。

＜決めた確認体制を履行するために＞
・行うべき手順をはっきりする（手順書など）。
・OJTや説明会などで問題なく履行できる体制を構築。
・確認作業がきちっと行われない原因を把握する。担当者の懈怠とかであれば、人事評価含め考慮する。

＜確認作業や管理作業といっても＞
・確認作業や管理作業にもミスはあります。ミスが起こってしまった際のリカバリ策があることが必要です（謝罪など）。
内部統制にも抜けはあることはきちっと理解すべきです（だから手続を加重せよということではなく）。

4．効率性が確保された業務フローであることによる効果

過重な手続きが仮に改善されたならば、どういう効果があるのか。
逆にいれば、以下の狙いがあるから、効果的効率的な手続を構築必要があるんです。
・空いた時間で、本来経営資源投入すべき営業活動に着手する。既存顧客へのサービスを強化する。新規サービスを開発する。
・無駄な残業時間を省き、従業員に休みながら健康的に働く環境を構築する。

簡単には言っていますが、必要十分最小限の手続って、それぞれの業務で異なります。リスクや重要度が違うからです。
経営者や外部の専門家や実際に手を動かす方が議論に議論を重ねて、こうあるべきと思う最適解を出していく必要があるのかなあと思いますね。

上場企業など大きな規模の会社でもそうですし、中小企業や個人事業主に対しても、このような業務構築のサポートもうちの会計事務所では行っております。

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