展示会という貴重な機会で最大限のパフォーマンスを出すためのTips。出展準備編①｜小間選びと施工業者コンペで伝えるべきことの全て

フルカイテンのきくりんこと、菊池です。前回は展示会の企画編として出展を検討している方向けの内容を書いていきましたが、今回は申込が終わり会期までの間に進めていくことについて触れていきたいと思います。

前回の企画編はこちら！

展示会準備編では、具体的に下記の項目に分けて書いていきますが、かなりボリュームがあるので、記事を①〜③に分けたいと思います。

・出展プラン
・ブース施工業者コンペ
・ブース設計やデザインの社内協議
・ブース内の導線を考慮した商談席
・資料・ノベルティなど配布物準備
・コンパニオン手配

この記事では①として
・出展プラン
・ブース施工業者コンペ
について書いていきます。
全てがマストの項目というわけではないので、自社にあった準備を進める上で参考になる部分があれば取り入れてください！

出展プラン：「パッケージ小間」と「スペース小間」

展示会のブースには、
・パッケージ小間
・スペース小間
の二種類があります。（名称は主催元により変わります。）

「パッケージ小間」とは、簡易的なブースデザイン料金が出展費用に含まれており、その名の通りパッケージとして出展社に提供されるブースになります。最小の小間だとこんな感じです。

↓2018年出展、eコマースフェアでの一枚

含まれるものとしては、下記のようなものがあり、基本的な出展に必要なものは全て揃っています。

・出展スペース
・展示台
・小間内カーペット
・スポットライト
・社名板
・社名板バックライト
・電気幹線工事費＆使用料
・コンセント

このタイプでは施工業者にブース設営を依頼しなくてすむため、コストもかなり抑えることができます。
初めて展示会出展を検討している場合は、このタイプでの出展で様子を見てみるのもいいかもしれません。

「スペース小間」はそれと反対に、区画だけを買うようなイメージです。

↓2021年10月、アパレルEXPOでの一枚。会社の成長に合わせてブースもパワーアップしております。

含まれるものは何もないので、施工業者に看板や壁、装飾などの作成を依頼する必要があります。
こちらについて次の「ブース施工業者コンペ」で詳しく説明していこうと思います。

ブース施工業者コンペ。あらかじめ伝えた方がいい情報

展示会出展が決まり、「スペース小間」を利用する場合、小間を装飾する看板やライトなどいわゆる「上物」の準備も進めていきます。
私はいつも余裕をもって準備を進めたいので、展示会会期の4～5か月前にはブース装飾業者を決める準備に取り掛かります。

展示会ブースの施工業者は星の数ほどあって、正直どこがいいのか可否をつけるのは難しいです。そのためコンペをするにも業者に連絡しすぎない！これが重要ポイントになります。
ここでコンペの数を増やしすぎると担当者であるご自身の首を絞める結果になります（笑）

私が前職で初めて展示会担当者になった時は、色々なブースデザインのドラフトが見てみたい！という気持ちから、10社以上の施工業者に見積もりとドラフト案を依頼しコンペしました。
・・・その結果・・・、選択肢が多すぎて、ただ悩む時間が増えるのと、営業メールと電話の数が増えて無駄な工数をかけてしまったという苦い思い出があります。
特に初めての場合は、何が良くて何がダメなのかが分からないため、どんなに多くても5社ぐらいに絞ってのコンペをオススメします。

じゃあ、その5社ってどうやって選ぶのよ！？って話になると思うんですが、そこはもう『展示会　ブース　施工業者』などのワードで検索して、1社1社過去の作成事例などの写真を見てという地味～な作業です。

初回に業者と連絡を取る際に、事前に伝えておくとスムーズな情報としては以下のようなことがあります。

・出展する展示会名
・会場名
・展示会の会期
・小間数
　→小間の広さ（幅×奥行）
・四方のうち何面が通路に面しているか
　→二面解放・三面解放などという言葉が汎用的に使用されています
・商談席の数
・レンタルしたいもの
　→PC・モニター・マイク・パンフレットスタンドなど（自社で用意できる場合は不要）
・自社の予算
・譲れないポイント（デザインで重視したいこと）
　→これは他社との差別化にも関係してくるのでしっかり伝えましょう！
・ブースの素材（木工ブースなのか金属性のシステムブースなのか）
　→これは両方やっている業者が全てではないので、任意
・自社のWEBサイトURLと簡単な製品説明資料の添付
・会社のイメージカラー
　→RGBかCRMKで伝えると相違がなくなります！
・いつまでにラフ案と見積もりが欲しいかの時期
　→ラフ案が出揃うまでにおおよそ２週間～１か月はかかるので、それを加味して〆切設定をしましょう！

ここまでを伝えて、必要に応じ会社のロゴや製品ロゴを送ると、ブースのラフ案と見積もりをもらうことができます。

ほとんどの施工業者がラフ案と見積発行までは無料でやってくれるので、お願いしてみましょう！

各社からのデータが出そろい次第、社内で協議です！

次回の記事では～出展準備編②～として

・ブース設計やデザインの社内協議
・ブース内の導線を考慮した商談席

について書いていこうと思います！読んで頂き、ありがとうございました！

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