展示会で最大限のパフォーマンスを出すためのTips 当日運営編｜ブース対応・セミナー・休憩・撤収
前回は展示会準備編③として、
・資料・ノベルティなど配布物準備
・コンパニオン手配
について書かせていただきました。
今回はついに最終章となり、当日の運営について書いていきます。
ぜひ最後まで読んでみてください。
展示会を楽しむ！笑顔！
まず、絶対に必要なことはスタッフ全員が展示会を楽しむことです！
ふざけてるの？根性論？と思われるかもしれませんが、よく考えてみてください。
ムスッとして立っているスタッフがいるブースに入りたいと思いますか？
出展準備編②で、お客様への声かけのタイミングについて、「アパレルのショップのスタッフの方がお客様にお声がけするタイミングと似ている」と書きましたが、分かりやすいようにここでもその例えをしてみます。
洋服を買いに行ったときに、入ろうかなと思ったお店のスタッフが、硬い表情で立っていたり、スタッフ同士の話に夢中で自分が入店したことにも気づいてくれなかったり、スマホに夢中だったりしたら、そのお店にいいイメージが持てますか？
おそらく多くの人の回答が「No！」になると思います。
展示会は、製品や商品をアピールすることが最大の目的ですが、そのためにブースに立つスタッフは「会社の顔」です。お客様には製品やサービスよりも最初に目に入る、つまり、会社の第一印象になります。
なので、まず「スタッフ全員が展示会を楽しむ」です！
マスクが当たり前の最近は、表情が隠れてしまいがちですが、マスクの下でもしっかり口角を上げて笑顔でいることで目の印象や声のトーンも変わってきます。また全員がそうすることによって、ブース全体にも活気が出てきます。
フルカイテンでは、展示会をお祭りのように楽しんでいます。普段お客様とあまり接点がない部署やチームのスタッフも、直接現場の声を聞けるチャンスと感じながら積極的にお客様を呼び込みをしたり、お話ししたりします。
ちなみに2022年の春の展示会からは、もっとお祭り感を出したくてスタッフ着用アイテムとして法被を作成しました！笑
私個人的には、男性にはねじりハチマキを巻いてほしいぐらいです。（おそらく社内からクレームが出るのでここだけの話ですが）
ブース対応：製品のデモンストレーション
さてさて、前置きが長くなりましたが、このあとは呼込み隊が適切なタイミングでお客様へお声がけし、興味をもって足を止めてくださった方をスムーズにデモ隊に連携し、デモ隊が実際の画面をお見せしながら「FULL KAITEN」の魅力を伝えていきます。
この時にお客様と色々な話をしながら、ヒアリングを行います。
あくまでも対面でお話しする機会なので、その場の状況次第でヒアリング内容は変わってきますが、どんな項目を伺うかは、こちらをご覧ください。
実は写真のこれ、名刺サイズのシールになっています！
ヒアリングをしながらデモ隊は必ず名刺交換をするのですが、お話しが全て終わってお客様がブースを後にされたあとに、担当者が記入して名刺の裏に貼り管理しています。
フルカイテンではずっと名刺の裏書きを行っていたのですが、そもそもお客様からいただいた名刺に直接書き込むということがあまり望ましいことではない。
そして、大きな展示会になるとデモ隊も10人以上いるので、人によって温度感やネクストアクションのばらつきが多く、事後対応にも課題がありました。
最初から選択式にしておくことで手書きで記入する手間も減り事後対応の際に無駄がないです。デモ担当者はこれに記入し、名刺の裏に貼って管理します。
なんと効率的！！！！！！仕組み化が進むって素晴らしいですね！
ヒアリングしながらFULL KAITENの機能の説明や伺った課題をどう解決できるかなど、FULL KAITENの活用方法をお伝えします！実際の画面をお見せしながら不特定多数のお客様とお話しできる機会は展示会だけですから、全てを大事な「商談」だと思っています。
上記のシールにもありますが、ネクストアクションも明確にしておくことで、お客様の興味関心の度合い、温度感もISやマーケチームに連携されます。
フルカイテンでは展示会のKPIは名刺獲得数ではなく、有効リードに対してのデモ回数です。有効リードとは、FULL KAITENの導入対象になる企業の方ということです。
KPIは小間の広さや、デモブースの数などによって変わるので、毎回設定しています。戦略広報チームとマーケ・ISチームで、展示会前にミーティングをして決定しています。
戦略広報チームのイベント担当としての私の最大のミッションは、いかにデモ回数を増やせるかを考えたブース設計と導線づくりです。展示会の規模にもよりますが、準備期間はおよそ3か月ぐらいです。本番のデモンストレーションは、それまで準備してきたことの答え合わせができる場になるので、気付いたことは全てメモをとって次回展示会のブース設計やデザインの参考にしています！
展示会でのセミナー開催
フルカイテンでは展示会出展の際、必ずセミナーを行うようにしています。もちろん展示会出展のオプションなので、出展費用とは別にコストがかかりますが、1人でも多くの方との接点を持つために必ず申し込んでいます。
ここでもセミナーをやって終わりではありません。聞いてくださった方の意見や感想をキャッチアップして次回へ向けての改善点を見つけることや、セミナーをご聴講いただいた方を、いかにブースに誘導するかが肝になります。
気持ち的にはセミナー会場の出口と通路でプラカードを持って「フルカイテンのブースはコチラでーす！」と叫びたいぐらいですが、さすがにマナー違反なのでフルカイテンでは以下の方法をとっています。
まずセミナーを聴講してくださった方にアンケートをとります。
しかしオフラインの会場でのセミナーなので、紙とペンを配って書いてもらった方のアンケートを回収するというのはすごく大変ですし、聴講者が多いと回収しきれなかったりもしますよね。なので、事前にWEBページでアンケートを作成し、URLをQRコード化したものをA6サイズのチラシにします。
ご聴講のお礼の言葉と、アンケートに回答したらセミナー資料をプレゼントします！という特典もしっかり記入します。
配布のタイミングはセミナーが始まる前です。
お客様が会場に入られて席に着いたタイミングでスタッフが手渡しでお客様に渡します。その際に「セミナーアンケートにご回答いただくと本日の資料をお送りしています」とお声がけし、アンケートの回答率UPを狙います。
蛇足ですが、この時お客様へお声がけしながらチラシを配るのは絶対に女性がいいです（笑）
アンケートご案内チラシの裏面は、ブースに誘導するための地図にしています。
展示会場は凄く広くて通路もたくさんあるので、「ブースでお待ちしております！」と言ったところで、「ブースどこなの？」となるのがオチです。お客様の思考コストをできるだけ下げる！これに限ります。裏面はこんな感じです。
一人でも多くの方にブースでデモを見ていただけるように、経路を線で示しています。
休憩回し
展示会はお祭りです。全員でしっかり楽しんで結果を出せるよう必死ですが、会期は2日間や3日間など複数日になることがほとんどです。そしてスタッフは全員朝から夕方まで立ちっぱなしになります。正直体力的にはかなりしんどいです。みんなのモチベーションが下がらないよう、笑顔が消えないよう休憩回しはとても大切です。
しかし、お客様が多い時間帯にスタッフの数が減ってしまっては意味がないので、ここが腕の見せ所です。
フルカイテンではブースが広い時には14～15名ぐらいのスタッフで会場入りするので、お昼休憩も11時半ごろから早めに回し始め、5チームぐらいに分けて休憩を取ります。
11:30～、12:00～、12:30～、13:00～、13:30～のように30分刻みで入れ替わりに休憩を取ります。もちろんこの通りにいかない時もあるのであくまでもベースです。
休憩に出るチーム分けで気を付けていることは、デモ隊だけがまとまったり、逆に呼び込み隊だけがまとまらないようにすることです。一番はブースに来ていただいたお客様を接客することなので、その目的を達成出来なければ意味がないですからね。
過去に、事前に休憩回しのタイムテーブルを作ったこともありましたが、こればかりは結局現場なんです。この時間に出ると予定した人がすごく長く接客していたり、朝からものすごく忙しくて11:30に誰も休憩に出ることができなかったりもします。なので、事前のタイムテーブルどおりに100％いきません。その準備をするぐらいなら他のことに準備時間を使うべきなので、ここは全て現場判断です。つまり、感覚です。
お昼以外にも状況を見つつ午後にも休憩を回したり、お客様が少なくてスタッフが多い時には上着を着てサクラ役をやってブースに人を呼び込むきっかけ作りをしたりして、スタッフのモチベーションをキープします。みんなが笑顔で最後まで乗り切るためにこういう裏方の努力もすごく大切ですね。全てはお客様への接客につながりますから＾＾
撤収作業
展示会会期の最終日の夕方には撤収という大仕事も待っています。重たい荷物の梱包や片付けは、疲れた体にとどめの鞭です（笑）。もちろん最後の一人のお客様の対応まで気を抜くことはありません。やれるだけのことを全力でやりながら、終了時間の少し前から1人で密かに片付けを始めます！
この「1人で」というところがとても重要です！なぜかというと、大人数で片付けを始めていると、お客様に「あ、あそこのブースもう片付けてるから行かなくていいや」と思われてしまいます。でも1人でひっそりやっていると、多くのスタッフはそれまでの通り呼び込みや接客を行っているので全く目立ちません！様子を見ながら私がいつもその先陣を切るんですが、新入社員が気を使って「片付け手伝います！」と言って私の元に来てくれるんですが、その気持ちだけもらっておくことにしています（笑）
開始するタイミングは、会場全体の人の流れや、ブースで接客している人数などを見ながらになるので、何時からと決めているわけではありません。ここも全て現場判断です。つまり、感覚です（笑）
そうこうしているうちに会場には蛍の光が流れ、会期終了のアナウンスが入ります。さぁ、ここからが撤収の本番です！（自社ブース内に接客中のお客様がいないことを確認済みという前提で書いています）
まず、私は誰に何をやってもらうかの指示出し役に回ります。
・できるだけ重いものの梱包は男性に
・余ったパンフレットの回収などは女性に
・PCや備品などは全員で
のように臨機応変に割り振りを決めます。
そのほかは、ストックに入っている段ボールを出して、どの箱に何を詰めるのかなど全て細かく指示を出します。宅急便を使用する場合は宅急便カウンターがすごく混むので、事前にカウンターに並んでおく係を決めて並んでもらいます。
・誰が
・何を
・どこに
・どうする
この3W1Hを細かく指示が出せると撤収作業は「15分」ほどで完了します！
もちろん指示出ししながら自分も動くんですよ（笑）
さて、ここまで企画編・準備編①・準備編②・準備編③・当日運営と５回に分けて書いてきましたが、いかがだったでしょうか。これはあくまでもフルカイテン式のやり方なので、全ての企業の出展に当てはまるわけではありませんが、何かヒントになれば嬉しいです！
成果最大化のために試行錯誤しましょう！！！！！
過去のTips
フルカイテンの展示会マスターきくりんによる、過去の展示会Tipsはこちらからどうぞ。
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